Vragen en oplossingen

Als u, bijvoorbeeld, een BTW-aangifte hebt afgedrukt en doorgestuurd van het eerste kwartaal, is het mogelijk om dit kwartaal af te sluiten. Zo voorkomt u dat er per ongeluk wijzigingen aangebracht kunnen worden in de boekhouding van die periode.

Via het hoofdmenu 'Boekhouding' - 'Periode als afgesloten aanduiden' komt u in het volgende venster:

Selecteer de eerste 3 maanden om het eerste kwartaal af te sluiten. U kunt natuurlijk ook meerdere periodes tegelijk afsluiten. Om eventuele vergissingen toch te kunnen rechtzetten, is het mogelijk om een afgesloten periode te ontgrendelen. Dit doet u door de aangevinkte periodes terug af te vinken en te bevestigen met 'Ok'.

In WinFakt! kunt u een deel van uw boekhouding automatisch laten aanmaken aan de hand van de facturatie, op voorwaarde dat de factuurgegevens zoals aankoopdocumenten, verkoopdocumenten en bankverrichtingen, correct zijn ingevuld.

Opmerking: Vooralleer u WinFakt! de boekhouding laat aanmaken, is het aan te raden om uw facturen en betalingen te laten controleren door het systeem. Dit kunt u via het menu 'Boekhouding' - 'Extra' - 'Aan- en verkoopdocumenten afpunten'.

De instellingen van de automatische grootboekrekeningen bepalen op welke grootboekrekeningen de boekingen gebeuren. Vervolgens kunt uin het overzicht van de algemene boekingen, met de knop 'Algemene boekingen aanmaken a.d.h.v. facturatie', de boekhouding laten genereren.

U krijgt een scherm waarin u het aanmaken moet bevestigen. Na de het uitvoeren van de berekeningen, verschijnt onderstaand venster:

Elk onderdeel dat zonder fouten of verschillen werd berekend, wordt aangeduid als 'OK'. Verschillen worden per onderdeel gerapporteerd. Zodoende kan dit door u gecontroleerd en rechtgezet worden. Ten slotte kunt u de boekhouding terug laten genereren.

De resultaten kunt u bekijken via het hoofdmenu 'Boekhouding' - 'Bestand van de algemene boekingen openen '. De boekhoudlijsten bieden u meer gedetailleerde analyses en rapporteringen over de inhoud van de boekhouding.

Betalingen van diversen moeten in WinFakt! zo veel mogelijk ingebracht worden via de module 'Bank', om een correct overzicht van uw bankverichtingen te blijven houden. Een beginbalans daarentegen, moet ingegeven worden via 'Bestand van diverse boekingen openen', dat u terugvindt in het hoofdmenu 'Boekhouding'.

In het inbrengvenster, krijgt u de volgende velden:

• JournaalNr.
  Het journaalnummer wordt automatisch ingevuld. Met de F3-toets, krijgt u een lijst van alle voorgaande boekingen.
• Datum
  Dit is de datum van de boeking. WinFakt! vult hier de huidige datum in. U kunt deze datum wel veranderen.
• Periode
  De periode wordt afgeleid uit de ingevoerde datum. Als het boekjaar begint op 01/01 zal dit steeds de maand van de huidige datum zijn.
• KlantNr.
  Vul hier het klant- of leveranciersnummer in waarover de diverse boeking handelt. Met de F3-toets krijgt u een lijst van alle beschikbare klanten en leveranciers. Dit veld is niet verplicht, behalve wanneer u een aan- of verkoopdocument wilt afboeken.
• FaktNr.
  Wanneer u een aan- of verkoopdocument wilt afboeken via een diverse boeking (bvb. een toegestane korting), moet u hier het factuurnummer invullen. Het geboekte bedrag wordt dan ook afgeboekt van het bijhorende document in de facturatie.
  
  Let op! Wanneer u dit veld niet invult zal het openstaande saldo van de boekhouding verschillen met dat van de facturatie! U kunt de lijst met aankoopdocumenten openen met de knop 'A' en de verkoopdocumenten met de knop 'V'.
• RekNr.
  In het veld 'RekNr.' vult u het grootboekrekeningnummer in waarop u de boeking wilt uitvoeren. Druk op F3 om het volledige rekeningstelsel te raadplegen.
• Omschrijving
  De omschrijving verschijnt automatisch op het moment dat u het rekeningnummer ingevuld hebt.
• Debet / Credit
  Deze velden hebt u nodig om de verrichting op debet en creditzijde te kunnen boeken. Een boeking kan pas worden bewaard als het verschil tussen debet en credit nul is.
• Commentaar
  Als u extra informatie wilt bijhouden over de boeking, kunt u deze informatie opslaan in het veld 'Commentaar'.

Voorbeeld

U hebt een aankoopfactuur van €25 met daarop €2,5 korting. Eerst zorgt u ervoor dat de factuur correct is ingegeven bij de aankoopdocumenten, met een totaal bedrag van €25. Vervolgens kunt u de betaling van €22,5 boeken in de bankverrichtingen. In de lijst van de aankoopdocumenten ziet u dat de factuur nog voor €2,5 open staat.

Deze €2,5 moet dus worden weg geboekt met behulp van een diverse boeking:

1. In het veld 'RekNr.' vult u de code 757000 in, met de omschrijving 'Betalingskorting leverancier'.
2. In het veld 'Credit' vult u €2,5 in.
3. Klik op de 'Ok'-knop om de gegevens als detailregel van de journaalpost toe te voegen.
4. Om de journaalpost in evenwicht te brengen, vult u in het veld 'RekNr.' de code 440000 in, met de omschrijving 'Leveranciers'.
5. In het veld 'Debet' vult u €2,5 in.
6. Klik op 'Ok' om de regel toe te voegen aan de journaalpost.

Onderaan ziet u dat de debet- en creditzijde in evenwicht zijn. Als de bedragen niet in evenwicht zijn, kunt u de detailregels selecteren en aanpassen. U kunt nu onderaan op de 'Ok'-knop klikken om de boeking te bewaren. Ten slotte gaat WinFakt! het openstaande saldo van het aankoopdocument crediteren voor €2,5. Het openstaande saldo komt daardoor op nul te staan.

Elke grootboekrekening moet ingesteld zijn als een activa- of passivarekening en behoort tot een bepaalde groep. WinFakt! voorziet een standaard rekeningstelsel, dat u kunt aanpassen en aanvullen.

Voorbeeld: Alle grootboekrekeningen die met '10' beginnen zitten in de groep 'Kapitaal'.

Als u in het hoofdmenu 'Boekhouding' het submenu 'Grootboekrekeningen instellen' kiest, krijgt u onderstaand overzicht met het volledige rekeningstelsel.

Met de knoppen 'Inbrengen' of 'Veranderen' kunt u het rekeningnummers toevoegen of aanpassen. Het volgende scherm verschijnt:

Grootboekrekeningnummers Nr. Omschr. Nr. Omschr. 1 Kapitaal 5 Financieel 2 Investering 6 Kosten 3 Voorraad 7 Opbrengsten 4 Balans

Velden:

• Nummer
  In dit veld typt u het grootboekrekeningnummer dat u wilt wijzigen of toevoegen. Met behulp van de F3-toets, kunt u ook een rekeningnummer selecteren.
• Omschrijving
  De omschrijving van het rekeningnummer.
• Balans
  Om aan te geven of de rekening thuishoort aan de activa of passivazijde, vult u hier de code 'A' of 'P' in.
• Groep
  Tot welke groep een bepaalde rekening behoort, kunt u hier ingeven, samen met de bijhorende omschrijving.
• BTW-vak
  Per rekeningnummer kunt u instellen of het bedrag dat geboekt wordt aan een bepaald BTW-vak gelinkt moet worden. Deze bedragen worden vervolgens correct ingevuld op uw BTW-aangifte.

Opmerking: WinFakt! heeft een aantal grootboekrekeningnummers die veelvuldig gebruikt worden tijdens de verwerking van aankopen en verkopen. Deze rekeningnummers kunt u instellen via het hoofdmenu 'Andere' - 'Instellingen' - 'Automatische grootboekrekeningen'. Welke grootboekrekeningen u precies nodig hebt, hangt sterk af van het gebruikte rekeningstelsel. Dit kunt u best aanpassen in samenspraak met uw boekhouder.

WinFakt! biedt de mogelijkheid om fouten in uw boekhouding op te sporen. Dit gebeurt door de boekhouding te vergelijken met de geboekte facturen. Deze functie vindt u via het hoofdmenu 'Boekhouding' - 'Extra' en dan één van onderstaande mogelijkheden:

• 'Verschil in openstaande klanten facturatie <-> boekhouding controleren'
• 'Verschil in openstaande leveranciers facturatie <-> boekhouding controleren'

 

Opgelet bij de overschakeling naar een nieuw boekjaar raden we u aan de stappen te volgen op deze webpagina.
Vervolgens doet u er goed aan de stappen te volgen op deze pagina

Vooraleer u met een nieuw boekjaar van start kunt, moet u de openstaande facturen afpunten en de saldo's van het vorige boekjaar overbrengen. Selecteer in het hoofdmenu 'Boekhouding' het submenu 'Saldo's vorig boekjaar overbrengen'. Vervolgens vraagt WinFakt! u of u de saldo's van het vorige boekjaar wenst over te zetten naar het nieuwe boekjaar. Als u op 'Ja' klikt, gaat WinFakt! de volgende twee acties uitvoeren::

• Aan- en verkoopbedragen afpunten'
• 'Saldo's van vorig boekjaar overbrengen'

 

Afpunten staat gelijk aan het tegenboeken van de aan- of verkoopbedragen. Dit kan op 2 manieren gebeuren:

• U registreert de betaling van €100,00 voor factuur X, dat nog met hetzelfde bedrag open stond. Dan is die factuur afgepunt.
• Als factuur X nog voor €100,00 openstaat op het moment dat een nieuw boekjaar begint, dan gaat WinFakt! een kopie van factuur X aanmaken in het nieuwe boekjaar. Dit factuur vermeldt enkel het totale bedrag en krijgt een negatieve aanduiding. De originele factuur is namelijk enkel toegankelijk vanuit het boekjaar waarin hij opgesteld is.
  Ook dit is afpunten. WinFakt! duidt op deze manier aan dat factuur X nog voor €100,00 openstaat in het vorige boekjaar.

Vooraleer u overgaat naar een nieuw boekjaar, moet u deze functie uitvoeren. U kunt deze functie ook tijdens het boekjaar gebruiken. Zo krijgt u een melding als er fouten in uw boekhouding of uw documenten staan.

Opmerking: Deze functie kunt u ook afzonderlijk starten via het menu 'Boekhouding' - 'Extra' - 'Aan- en verkoopbedragen afpunten'.

Na het afpunten, worden de saldo's van vorig boekjaar overgebracht en krijgt u onderstaande samenvatting van de saldo's die overgebracht werden:

Het resultaat van de bewerkingen kunt u bekijken in het hoofdmenu 'Boekhouding' - 'Bestand van algemene boekingen openen '. U zult zien dat WinFakt! de openstaande verkoopfacturen wegboekt naar enerzijds de creditzijde van een wachtrekening en anderzijds de debetzijde van de klanten. De openstaande aankoopfacturen en het overbrengen van de bankgegevens worden op eenzelfde manier verwerkt.

Let op! Als u met de module 'Stockbeheer' werkt, mag u natuurlijk niet vergeten om de eindstock over te boeken als beginstock in het nieuwe boekjaar. Deze functie vindt u in het overzicht van de artikelen in het snelmenu 'Huidige voorraad overboeken naar volgend boekjaar'.

Opmerking: Een nieuw boekjaar moet niet gelijk lopen met een nieuw kalenderjaar. Voor meer informatie hier omtrent, kunt u steeds terecht bij onze technische dienst.

Elke boekjaar vereist een beginbalans, die u met de functie 'Diverse boekingen in het rekeningstelsel' kunt ingeven.

Als de boekhouder een beginbalans ingeeft, moet hij zowel de klanten, de leveranciers en de bank(en) openen op de wachtrekening (code 499000). Dit moet zo omdat WinFakt! bij het overbrengen van de saldo's van het vorige boekjaar de klanten, de leveranciers en de bank al heeft geopend op hun respectievelijke rekeningen en dit tegenover de wachtrekening (code 499000).

WinFakt! biedt de mogelijkheid om fouten in uw boekhouding op te sporen. Dit gebeurt door de boekhouding te vergelijken met de geboekte facturen. Deze functie vindt u via het hoofdmenu 'Boekhouding' - 'Extra' en dan 1 van onderstaande mogelijkheden:

• 'Verschil in openstaande klanten facturatie <-> boekhouding controleren'
• 'Verschil in openstaande leveranciers facturatie <-> boekhouding controleren'

Een balans-rapport opmaken met WinFakt! is heel simpel. Volg volgende stappen om snel en eenvoudig een balans op te maken met WinFakt!

1. Ga naar het hoofdmenu Boekhouding en klik op Bestand van de algemene boekingen openen.



2. Het algemene boekingen in rekeningstelsel-venster opent. Om nu een boekhouding te genereren klikt u op de blauwe start-knop bovenaanrechts in dit scherm (zie screenshot).



3. WinFakt! zal u nu vragen of u het gereneren van de algemenen boekingen adhv facturatie wil starten. Klik hier op Ja.



4. Vervolgens genereert WinFakt! een kladblok bestadn waarin de verwerking van uw boekhoudgegevens wordt getoont. "OK" duidt aan dat het verwerken van de gegevens gelukt is.



5. Uw boekhouding is nu gegenereerd. U kunt nu een balansrapport opvragen. Ga naar het menu Boekhouding kies voor Boekhoudrapporten en klik op balans.



6. WinFakt! zal u vervolgens vragen hoe u het balansrapport wil afdrukken: op scherm, via de printer, versturen via e-mail of opslaan als PDF. Kies hier uw voorkeur.



7. Indien u over de module multitalen ebschikt zal WinFakt! u vragen inw elke taal het balansrapport opgemaakt dient te worden.



8. Maak nu een keuze van welke periode u een balansrapport wenst af te drukken.


9. Vervolgens print WinFakt! het gewenste balansrapport af.