Privacyverklaring

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

SOCS BV
Ontwikkelaar en aanbieder van Winfakt Online

SOCS BV treedt op als:

Verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die betrekking hebben op haar eigen klanten, bezoekers van de website en communicatie.

Verwerker voor persoonsgegevens die klanten zelf invoeren in Winfakt Online in het kader van hun eigen bedrijfsactiviteiten.

De klant blijft in dat laatste geval verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van deze gegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van Winfakt Online kunnen onder andere volgende gegevens verwerkt worden:

Accountgegevens

• naam
• e-mailadres
• gebruikersnaam
• wachtwoord (uitsluitend versleuteld opgeslagen)
• taalvoorkeur
• instellingen van het account

Bedrijfsgegevens

• ondernemingsgegevens
• btw-nummer
• factuurgegevens
• contactpersonen
• bankrekeningnummer
• klant- en leveranciersinformatie

Technische gegevens

• IP-adres
• browsertype
• apparaatinformatie
• logbestanden
• datum en tijd van aanmelding
• beveiligingsinformatie

Communicatie

Wanneer u contact opneemt met onze ondersteuning kunnen wij uw communicatie verwerken om vragen te beantwoorden of technische problemen op te lossen.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden zoals:

• het aanbieden van Winfakt Online;
• het beheren van gebruikersaccounts;
• het uitvoeren van de overeenkomst met onze klanten;
• het verbeteren van de werking en veiligheid van de software;
• klantenondersteuning;
• het naleven van wettelijke verplichtingen;
• het voorkomen van fraude en misbruik.

Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

5. Rechtsgrond van de verwerking

Afhankelijk van de situatie baseren wij de verwerking op één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

• uitvoering van een overeenkomst;
• naleving van wettelijke verplichtingen;
• gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en dienstverlening);
• toestemming, wanneer deze wettelijk vereist is.

6. Cookies

Onze website en applicatie maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Deze kunnen onder meer dienen voor:

• het onthouden van een ingelogde sessie;
• beveiliging;
• voorkeuren van gebruikers;
• statistische analyse van het gebruik van de website;
• het verbeteren van onze dienstverlening.

Niet-noodzakelijke cookies worden uitsluitend geplaatst indien daarvoor toestemming werd gegeven.

7. Beveiliging

SOCS BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik.

Onder meer worden volgende beveiligingsmaatregelen toegepast:

• versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
• versleutelde opslag van wachtwoorden;
• toegangscontrole;
• logging van beveiligingsincidenten;
• periodieke software-updates;
• beveiligde back-ups.

Ondanks deze maatregelen kan geen enkel informaticasysteem een absolute veiligheid garanderen.

8. Vertrouwelijkheid

Alle medewerkers en eventuele onderaannemers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn contractueel gehouden tot geheimhouding.

Toegang tot klantgegevens wordt uitsluitend verleend wanneer dit noodzakelijk is voor:

• technische ondersteuning;
• onderhoud;
• beveiliging;
• uitvoering van de overeenkomst.

Wanneer ondersteuning toegang tot klantgegevens vereist, gebeurt dit enkel indien noodzakelijk voor de behandeling van een concrete vraag of storing.

9. Ingeschakelde dienstverleners

Voor de levering van onze diensten kunnen wij samenwerken met gespecialiseerde partners, zoals aanbieders van:

• cloudhosting;
• e-maildiensten;
• back-ups;
• monitoring;
• beveiliging.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken, gebeurt dit uitsluitend in opdracht van SOCS BV en overeenkomstig een verwerkersovereenkomst.

Waar mogelijk worden persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende wettelijke waarborgen overeenkomstig de AVG.

10. Koppelingen met andere software

Winfakt Online kan koppelingen aanbieden met externe software of online diensten.

Wanneer een klant een dergelijke koppeling activeert, kunnen gegevens worden uitgewisseld met de gekozen externe dienst.

De klant beslist zelf welke koppelingen worden geactiveerd en is verantwoordelijk voor het gebruik ervan.

SOCS BV is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van externe aanbieders.

11. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor:

• de uitvoering van onze dienstverlening;
• wettelijke bewaarplichten;
• het oplossen van geschillen;
• beveiligings- en auditdoeleinden.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

12. Datalekken

Indien zich een beveiligingsincident voordoet dat een risico inhoudt voor persoonsgegevens, zal SOCS BV de nodige maatregelen nemen om het incident te beperken.

Wanneer de wet dit vereist, zullen betrokken klanten tijdig worden geïnformeerd zodat zij aan hun wettelijke verplichtingen kunnen voldoen.

13. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene beschikt, binnen de grenzen van de wet, over het recht om:

• inzage te vragen in zijn persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens over te dragen (dataportabiliteit);
• een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden gericht aan SOCS BV via de opgegeven contactgegevens.

14. Verantwoordelijkheid van de klant

Wanneer klanten persoonsgegevens van hun eigen klanten, leveranciers of medewerkers verwerken via Winfakt Online, blijven zij zelf verantwoordelijk voor:

• een geldige rechtsgrond voor de verwerking;
• het informeren van betrokkenen;
• het naleven van de AVG;
• het correct beheren van gebruikersrechten binnen hun eigen omgeving.

15. Wijzigingen

SOCS BV kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving, technologie of onze dienstverlening daarom vraagt.

De meest recente versie is steeds beschikbaar via de website van Winfakt Online.

16. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

SOCS BV

• E-mail: security@winfakt.be
  Website: https://winfakt.app

Indien u meent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, hebt u eveneens het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.