Hoe verander ik van boekjaar in Winfakt?

Op 1 januari verandert de overgrote meerderheid van de gebruikers van boekjaar. In deze handleiding leggen we uit wat een boekjaar is, hoe je van boekjaar verandert, wat de consequenties zijn, en waar je op moet letten.

Nieuwjaar?: Winfakt maakt aan het begin van het jaar automatisch een nieuw boekjaar voor je aan. Liever zelf doen? Bekijk dan onze handleidingNieuw boekjaar aanmaken

Wat is een boekjaar?

Een boekjaar (ook wel fiscaal jaar genoemd) is de periode waarover je je boekhouding voert. Voor de meeste bedrijven loopt dit van 1 januari tot en met 31 december. In Winfakt worden alle documenten (facturen, offertes, aankopen, etc.) gekoppeld aan een boekjaar.

Het actieve boekjaar bepaalt:

Welke documenten je ziet in je overzicht
Welke nummerreeksen worden gebruikt (bijv. VF2026/001)
Welke voorraad- en saldo-informatie wordt getoond
Welke periode wordt gebruikt voor rapporten en BTW-aangiftes

Waarom moet je van boekjaar veranderen?

Er zijn twee redenen om van boekjaar te veranderen:

Om in een ander jaar te werken
Je kan op elk moment schakelen naar een ander boekjaar om documenten te bekijken of te bewerken uit dat jaar. Dit is handig als je nog een factuur moet nakijken van vorig jaar, of als je rapporten wilt maken over een bepaald jaar.
Om een nieuw boekjaar aan te maken
Wanneer een nieuw kalenderjaar begint (bijv. 1 januari 2026), moet je eerst een nieuw boekjaar aanmaken voordat je facturen kan maken met datum in dat nieuwe jaar. Winfakt vraagt dit automatisch wanneer het nodig is.

Hoe verander je van boekjaar?

Rechts in de werkbalk bovenaan Winfakt zie je het huidige boekjaar (bijv. "2026"). Je kan op drie manieren van boekjaar wisselen:

Stap 1: Klik op het jaartal in de toolbar

Klik op het jaartal (bijv. "2026") in de werkbalk. Er opent een venster met de titel "Boekjaar veranderen" waar je een ander boekjaar kan kiezen uit een dropdown. Klik op "Bevestigen" om te wisselen of "Annuleren" om het venster te sluiten.

Stap 2: Gebruik de pijltjes naast het jaartal

Links van het jaartal staat een pijltje naar links (tooltip: "Vorig boekjaar") en rechts staat een pijltje naar rechts (tooltip: "Volgend boekjaar"). Klik hierop om snel naar het vorige of volgende boekjaar te gaan. Deze knoppen zijn grijs (uitgeschakeld) als er geen vorig of volgend boekjaar bestaat.

Stap 3: Via Instellingen

Ga naar Instellingen → Boekhouding → Boekjaar. Hier zie je een overzicht van alle boekjaren en kan je ook het huidige boekjaar wijzigen.

Let op: Wanneer je van boekjaar wisselt, worden alle lijsten (verkoop, aankoop, bank, etc.) gefilterd op het geselecteerde boekjaar. Documenten uit andere jaren zie je pas wanneer je naar dat boekjaar schakelt.

Nieuw boekjaar aanmaken

Wil je een nieuw boekjaar aanmaken? Bekijk onze handleiding: Nieuw boekjaar aanmaken

Kan ik facturen maken voor een ander boekjaar?

Ja, dat kan! Winfakt geeft je een waarschuwing maar blokkeert het niet. Dit is hoe het werkt:

Scenario: Factuur met datum in een ander jaar
Stel je werkt in boekjaar 2025 en maakt een factuur met factuurdatum 5 januari 2026. Winfakt toont dan de melding: "De datum ligt buiten het actieve boekjaar. Wil je doorgaan?"

Klik "Ja" om toch door te gaan – de factuur wordt aangemaakt in boekjaar 2025
Klik "Nee" om de datum aan te passen of eerst van boekjaar te wisselen

Belangrijk: Als je een factuur aanmaakt met een datum in 2026 terwijl je in boekjaar 2025 werkt, wordt die factuur opgeslagen in boekjaar 2025. Voor je boekhouding is het beter om eerst naar boekjaar 2026 te wisselen voordat je daar facturen maakt.

Consequenties van boekjaar veranderen

Het veranderen van boekjaar heeft de volgende effecten:

Wat verandert	Effect
Documenten in lijsten	Je ziet alleen documenten van het geselecteerde boekjaar
Nummerreeksen	Nieuwe documenten krijgen nummers van dat boekjaar
Rapporten	Rapporten worden gegenereerd voor het geselecteerde jaar
BTW-aangifte	De aangifte wordt altijd gemaakt voor een kalenderjaar (niet per boekjaar)
Voorraad	Voorraadstanden kunnen per boekjaar verschillen
Banksaldi	Elk boekjaar heeft zijn eigen beginsaldo

Tips en veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een nieuw boekjaar aanmaken?
Maak een nieuw boekjaar aan zodra je de eerste factuur wilt maken met een datum in het nieuwe jaar. Dit is meestal op of rond 1 januari. Winfakt vraagt dit automatisch wanneer het nodig is.

Kan ik nog facturen maken in het oude boekjaar nadat ik een nieuw heb aangemaakt?
Ja! Je kan altijd terugschakelen naar een ouder boekjaar en daar nog documenten aanmaken of bewerken, zolang de boekhoudperiode niet afgesloten is.

Wat zijn saldo's overboeken en waarom zou ik dat doen?
Openstaande facturen (verkoop of aankoop) van het oude jaar worden gekopieerd naar het nieuwe boekjaar. Zo houd je een overzicht van welke facturen nog betaald moeten worden. Dit is handig voor je debiteurenbeheer.

Wat zijn die negatieve factuurnummers?: Wanneer saldo's worden overgeboekt, krijgt elke "saldo-factuur" een negatief nummer van het originele document. Bijvoorbeeld: factuur 2025000123 wordt saldo -2025000123 in het nieuwe boekjaar. Dit is normaal en helpt je om te zien welke facturen uit het vorige jaar nog openstaan.

Wat als ik per ongeluk een factuur in het verkeerde boekjaar heb gemaakt?
Als de factuur nog niet verzonden is, kan je deze verwijderen en opnieuw aanmaken in het juiste boekjaar. Is de factuur al verzonden? Neem dan contact op met je boekhouder voor advies.

Kan ik een boekjaar verwijderen?
Nee, je kan geen boekjaren verwijderen in Winfakt.

Kan ik een ouder (vorig) boekjaar aanmaken?
Ja, als je historische data moet invoeren. Ga naar Instellingen → Boekhouding → Boekjaar en kies "Vorig boekjaar aanmaken". Het jaar dat wordt aangemaakt is altijd één jaar vóór je oudste bestaande boekjaar.

Samenvatting: -
✓ De wizard verschijnt automatisch wanneer een nieuw boekjaar nodig is
✓ Stap 1: Controleer en pas eventueel je nummeringen aan
✓ Stap 2: Kies welke gegevens je wilt overboeken (saldi, voorraad, backorders, bankstand)
✓ Stap 3: Klik op "Boekjaar aanmaken" en wacht tot het klaar is
✓ Je kan altijd terugschakelen naar een ouder boekjaar via de toolbar
✓ Overboekingsopties kunnen later nog aangepast worden via Instellingen

Hulp nodig?

Heb je nog vragen over het aanmaken van een nieuw boekjaar? Neem contact op met onze klantendienst. In de handleiding Ticket aanmaken voor klantendienst lees je hoe dit werkt.

Hoe verander ik van boekjaar in Winfakt?