Onderwerpen in deze helpfile

Jaarwisseling

Boekjaar aanmaken

Nieuw boekjaar aanmaken

Om je op weg te helpen in het nieuwe boekjaar verschijnen in WinFakt! bij de eerste opstart in dat nieuwe jaar enkele pop-ups. Zo krijg je een idee van de automatische aanpassingen die WinFakt! voor je uitvoert. Je kan telkens op OK klikken om verder te gaan.

Let op: Als je met meerdere gebruikers op verschillende computers werkt, dan raden wij je aan om deze stappen uit te voeren wanneer één gebruiker (één computer) het programma WinFakt! geopend heeft.

1. Klik op OK.

2. WinFakt! verwijst naar de helppagina www.winfakt.be/jaarwisseling waarop elke stap naar een nieuw boekjaar beschreven staat. Klik op OK.

3. WinFakt! zal je vragen in welk boekjaar je wilt openen. Kies voor het nieuwe boekjaar en klik op OK.

4. WinFakt! zal nu het nieuwe boekjaar voorbereiden, dit kan enkele minuten duren naargelang de grootte van je gegevens. Het is belangrijk om dit NIET te onderbreken, anders worden de gegevens mogelijk beschadigd.

5. Het nieuwe boekjaar is nu ingeladen.

img

img

img
Indien je het venster van de jaarwisseling niet meer wenst na het opstarten van WinFakt! kan je dit onderaan afvinken.


Bepaal in het volgende scherm per type document de eerste documentnummer voor 2023.

img


Wisselen van boekjaar

Het boekjaar dat in WinFakt! actief is, staat in de statusbalk rechts naast het actieve dossier vermeld.

img

Via de statusbalk rechts onderaan het scherm kan je wisselen van boekjaar. Je klikt hiervoor met de linkermuistoets op het jaartal naast het actieve dossier. Volgend keuzescherm verschijnt, kies hier welk boekjaar je actief wenst.

img

Met "<<" en ">>" kan je telkens 1 jaar terug of 1 jaar verder in het boekjaar gaan.

img


Saldo's overbrengen

Saldo's vorig boekjaar overbrengen

Om het nieuwe jaar goed te kunnen inzetten, moeten de saldo's van vorig boekjaar overgebracht worden. Dit wil zeggen dat alle openstaande aankoop- en verkoopdocumenten alsook de banksaldo's van het vorige boekjaar worden overgebracht.

1. In het hoofdmenu Boekhouding vind je Saldo's vorig boekjaar overbrengen.

Let op: De bovenstaande stap is voor de Enterprise-versie.
Als je werkt met de Starter- of Professional-versie, dan vind je deze menu via Verkoop1 zoals in de onderstaande screenshot.

img

2. Er komt nu een venster met de vraag of je de saldo's van boekjaar 2022 wenst over te brengen naar 2023 Kies voor Ja.

Let op: als je in het nieuwe boekjaar al aan- of verkoopdocumenten en betalingen ingebracht hebt, dan krijg je ook de vraag om de aan- en verkoopdocumenten af te punten. We raden je aan om dit uit te voeren.

img

img

img

img


Let op: De volgende punten zijn enkel van belang voor gebruikers die ook de boekhoudfuncties van WinFakt! gebruiken.

3. Het resultaat van deze actie vind je via het hoofdmenu Boekhouding >> Bestand van de algemene boekingen openen.

Daar zal je zien dat WinFakt! de openstaande aankoopfacturen zal boeken; enerzijds "Debet" van een wachtrekening (code 499000) en anderzijds "Credit" van de leveranciers (code 440000). De openstaande verkoopfacturen boekt WinFakt! naar enerzijds "Credit" van de klanten (code 400000) en anderzijds "Debet" van een wachtrekening (code 499000) in de boekhouding.

Allemaal vallen ze onder een diverse boeking en wat tevens opvalt is dat de factuurnummers negatief zijn. Deze negatieve factuurnummers geven aan dat het om "saldofacturen" bedraagt. Om deze facturen alsnog af te drukken dien je naar het vorige boekjaar te gaan.De reden waarom deze facturen overgebracht worden is zodat je deze facturen niet vergeet en ze tevens mee in de herinneringen worden opgenomen.

img

4. Het overbrengen van de bankgegevens gebeurt ook automatisch. Het eindsaldo van het vorig boekjaar wordt als beginsaldo op de bank(en) gezet via de wachtrekening (499000). .

img

Let op: Indien er in het vorige boekjaar nog wijzigingen moeten gebeuren, moet deze procedure nog een keer uitgevoerd worden om de juiste gegevens in het huidige boekjaar te krijgen.

Let op: Met deze bewerking worden enkel openstaande aankoop- en verkoopdocumenten alsook de banksaldo's overgebracht naar het nieuwe boekjaar. Dit wil zeggen dat de saldo's van de grootboekrekeningen niet worden ingevuld.Dit kan je verwezenlijken door het inbrengen van een beginbalans.

Stock overboeken

Let op: heb je de module "Backorder"? Gelieve dan contact op te nemen met ons. De manier waarop je stock met gebruik van backorders dient over te brengen is namelijk voor elk dossier specifiek. Neem contact op met het WinFakt!-team, wij helpen je graag verder!



Stock overboeken van boekjaar 2022 naar boekjaar 2023

Om het nieuwe jaar goed te kunnen inzetten, moet je de eindstock van vorig boekjaar overbrengen:

1. Voor het overboeken van de stock van 2022 naar 2023 is het noodzakelijk dat boekjaar 2022 actief is. Activeer het boekjaar 2022.

2. Het is noodzakelijk dat de eindstock van 2022 correct is. In het venster Artikelen vind je in het menu Extra de keuze Voorraad herberekenen; hierdoor wordt de stock in boekjaar 2022 herberekend.

3. Vervolgens vind je in het venster Artikelen in het menu Artikel de keuze Huidige voorraad overboeken naar volgend boekjaar.

4. Activeer nu het boekjaar 2023. Ga naar menu Extra en kies nog eenmaal voor Voorraad herberekenen net zoals je in stappen 1 en 2 hebt gedaan alleen doen we dit deze keer voor het jaar 2023.

img

img

img

img



Beginstock inboeken

Je kan de beginstock ook handmatig inboeken. Er zijn verschillenden manieren om dit in te boeken:

1. Ga naar het venster Artikelen. Klik op het menu Artikel en kies voor Inkomende voorraad boeken in het hoofdvenster van de artikelen.

2. Via het hoofdmenu Artikel >> Inkomende voorraad boeken.

img

We overlopen de verschillende velden:

Veld Betekenis
Aantal
Hoeveel stuks van het artikel moeten er geboekt worden. Dit aantal kan ook negatief zijn.
St.
Werk je met de module Multi-stock, dan kan je de stocklocatie opgeven waaruit de artikelen komen. Deze locaties zijn genummerd van één tot negen.
Artikelnummer Je kan in dit veld een artikelnummer invullen of op F3 drukken om een lijst te krijgen van al je beschikbare artikelen.
Eenheid Dit veld kan je gebruiken om bv. serienummers in te geven. Stel dat je vijf gsm's in stock moet boeken, dan kan je tijdens het inboeken van de stock de bijhorende serienummers ingeven.
Omschrijving Hier wordt de omschrijving van het artikel ingevuld. Wanneer de omschrijving hier wordt veranderd zal deze in het artikelenbestand ook veranderen.
Leveranciersnummer In dit veld wordt het nummer van de leverancier ingevuld. De F3-toets geeft je een lijst met alle leveranciers. Wanneer je het leveranciersnummer verandert en de stock wordt opgeslagen, zal in het artikelenbestand het leveranciersnummer voor dit artikel aangepast worden.
Aankoopprijs Voor welke prijs per stuk heb je de artikelen aangekocht. Je kan hier de aankoopprijs veranderen. De nieuwe aankoopprijs wordt opgeslagen in het artikelenbestand als je de ingegeven stock opslaat. De verkoopprijs wordt NIET aangepast in het artikelenbestand.
Datum De datum van deze boeking. Na het veld "Datum" wordt het artikel toegevoegd in de detaillijst onder de velden.

Let op: het boeken van de ingegeven voorraad wordt pas uitgevoerd na het klikken op de opslaan knop. Je kan dus steeds annuleren door op de 'Terug' knop te drukken. Er wordt dan geen voorraad geboekt.
Bonnummer Als je een opvolging van de ingeboekte stock versus afleveringsbon wilt genereren, kan je in dit veld het nummer van de afleveringsbon noteren. Zo kan je later een controlelijst maken van de boekingen per afleveringsbon of ingeboekte afleveringsbonnen per datum.

Eindejaarsboekingen

Let op: De volgende stappen zijn ENKEL voor WinFakt! klanten die ook boekhoudfuncties in WinFakt! gebruiken.

Het einde van een boekjaar kan niet zonder dat er eindejaarsboekingen nodig zijn. Welke eindejaarsboekingen dit zijn hangt af van bedrijf tot bedrijf en kunnen zijn: uitstel- en anticipatieposten, afschrijvingen, salderen BTW, enz. Welke boekingen van toepassing zijn bespreek je best met je boekhouder.

1. Eindejaarsboekingen dienen ingegeven te worden via diverse boekingen in het rekeningstelsel. Dit doe je via Bestand van diverse boekingen openen in het menu Boekhouding.

2. Hier kies je voor Inbrengen (eerste knop in de knoppenbalk).

img


Veld Betekenis
JournaalNr.
Het journaalnummer wordt automatisch ingevuld. Het is het laatste journaalnummer van de diverse boekingen met 1 vermeerderd. Dit nummer is aanpasbaar maar het is aangeraden WinFakt! voor de nummering te laten zorgen. F3 geeft een lijst van alle boekingen.
Dagboek
Hier kies je het dagboek waarin je deze boeking wil opslaan.
Let op: dit is enkel mogelijk indien je over de optie Multi-journalen beschikt.
Datum
Dit is de datum van de boeking. WinFakt! vult hier de huidige datum in. Je kan deze datum wel veranderen.
Periode Dit is de boekhoudkundige periode afgeleid uit de ingevoerde datum. Als het boekjaar begint op 01/01 zal dit steeds de maand van de datum zijn.
KlantNr. / FactNr. Deze worden niet gebruikt voor de eindejaarsboekingen in te geven.
RekNr. Hier vul je het grootboekrekeningnummer (code) in van het rekeningstelsel. Druk op F3 om het volledige rekeningplan te raadplegen.
Omschrijving In dit veld verschijnt automatisch de juiste omschrijving van het gekozen rekeningnummer.
Debet / Credit Vul hier het debet of credit bedrag in. De boeking kan pas worden bewaard als het verschil tussen debet en credit nul is.
OK-toets Druk op deze toets om deze detailregel van de diverse boeking toe te voegen in onderstaande lijst.
Commentaar Vul hier eventueel een regel commentaar in over de boeking.

Boekhouding aanmaken

WinFakt! maakt van de ingegeven aankoop-, verkoop- en bankverrichtingen een debet- en creditlijst waarvan alle boekhoudlijsten worden getrokken. Daarom is het belangrijk dat deze gegevens correct zijn ingebracht. WinFakt! probeert zoveel mogelijk boekhoudkundige termen verborgen te houden van de gebruiker. Dit maakt het makkelijk om met WinFakt! alle boekhoudlijsten te maken zonder al te veel kennis van boekhouden.

Het boekhoudmenu verschijnt via het hoofdmenu Boekhouding.


Stap 1: Boekhouding aanmaken adhv facturatie

WinFakt! vertrekt van het uitgangspunt dat de facturatiegegevens correct zijn. Hiermee worden de aankoopdocumenten, verkoopdocumenten en bankverrichtingen bedoeld.
De instellingen van de automatische grootboekrekeningen bepalen op welke grootboekrekeningen de automatische boekingen gebeuren.De boekhouding aanmaken gebeurt op de volgende manier:

1. Open het hoofdmenu Boekhouding >> Bestand van de algemene boekingen openen.

2. Vervolgens klik je in het nieuwe venster op de knop Algemene boekingen genereren adhv de facturatie.

img

Hierdoor verschijnt de volgende vraag.

img

3. Wanneer u op "Ja" klikt, wordt de boekhouding gegenereerd. Op het einde worden de onderstaande schermen getoond.

img

img

Eventuele onregelmatigheden in de boekhouding worden hier gemeld. Na deze handeling kan je het resultaat bekijken via het hoofdmenu Boekhouding >> Bestand van de algemene boekingen openen.

Telkens je de facturatie hebt bijwerkt en je wil het boekhoudkundig resultaat raadplegen, dan moet je eerst de boekhouding opnieuw laten aanmaken. Dit doet je via het hoofdmenu Boekhouding >> Bestand van de algemene boekingen openen en vervolgens de knop Algemene boekingen genereren adhv facturatie.


Stap 2: Boekhoudlijsten

Je kan de boekhoudlijsten afdrukken door in het menu Boekhouding >> Boekhoudrapporten te kiezen.
Afgedrukte lijsten op het scherm kun je naar de printer sturen of opslaan als bestand. Je kan kiezen welke lijst je wenst en voor welke periode door te klikken op deze lijst.

Let op: Meestal kan je enkel boekhoudrapporten afdrukken van een afgesloten periode.


Stap 3: Periode afsluiten

Een periode afsluiten in WinFakt! brengt met zich mee dat er in deze periode niets meer kan worden aangepast.

1. Via het hoofdmenu Boekhouding >> Periode afsluiten kom je in het onderstaande scherm.

2. Kies hier welke periode(s) je als afgesloten beschouwt. Er kunnen geen gegevens meer veranderd worden in de facturatie van een afgesloten periode.
Wil je toch nog iets veranderen, dan kan je nog altijd de periode ontgrendelen. Hierbij ga je omgekeerd te werk en vink je de te ontgrendelen periode weer af.

img

Beginbalans inbrengen

Inbrengen van de beginbalans

Het ingeven van de beginbalans voor het nieuwe jaar gebeurt via het hoofdmenu Boekhouding >> Bestand van diverse boekingen openen.

Als de boekhouder een beginbalans ingeeft, moet hij zowel de klanten, de leveranciers als de bank(en) openen op de wachtrekening (code 499000). Dit moet zo omdat WinFakt! bij het overbrengen van de saldo's van het vorig boekjaar de klanten, de leveranciers en de bank al heeft geopend op hun respectievelijke rekeningen en dit tegenover de wachtrekening (code 499000).

Dagboeken

Als je werkt met verschillende dagboeken is het ook belangrijk om de nummering per dagboek opnieuw in te stellen per boekjaar.
Om de dagboeken in te stellen ga je in WinFakt! naar het hoofdmenu Instellingen >> 15. Dagboekinstellingen.

img

Klik op de knop Ok als je de nieuwe nummering heeft ingegeven.

Factuurnummering aanpassen

Je kan de factuurnummering als volgt aanpassen:

1. Ga in het hoofdmenu naar Instellingen >> 3. Instellingen verkoopdocumenten veranderen.
2. Vervolgens klik je op het menu Per document >> Factuur.

Let op: Je kan hier ook kiezen voor andere documenten zoals bestelbonnen, afleveringsbonnen, enz. indien je ook bij één van deze documenten de nummering wil aanpassen.

3. In het rechtse scherm zie je een veld voor de nummer aan te passen (onderstaande afbeelding).

img

Let op: We adviseren je om de nummering vooraf te laten gaan door een getal dat verwijst naar het jaartal (in dit voorbeeld 2023). Op die manier behoud je het overzicht en voorkom je facturen met dezelfde nummer. De nummer mag maximaal 10 cijfers lang zijn.

4. Bij het document Creditnota zet je dezelfde eerste nummer als bij het document factuur, hiervoor klik je eerst links op het submenu Creditnota. De facturen en de creditnota's volgen in WinFakt! immers dezelfde nummering.

5. Druk als laatste stap rechts beneden op de knop Opslaan om de gegevens op te slaan.

Als je vergeten bent om de nummering van de creditnota's aan te passen, dan krijg je de onderstaande boodschap.

img

Let op: WinFakt! zal steeds verder nummeren met het hoogste aangemaakte nummer dat hij gevonden heeft voor hetzelfde type document.

FAQ Boekjaar

Veelgestelde vragen Nieuw Boekjaar

Bij het overgaan naar het nieuwe boekjaar kan je nog enkele vragen hebben. Daarom bundelen we voor je op deze pagina de links naar de meest gestelde vragen: