Hoe stel ik een btw-listing op?

  • Blog
dinsdag 18 januari 2022

Wat is een btw-listing of klantenlisting en hoe breng je ze in orde?

Als btw-plichtige onderneming of zelfstandige heb je heel wat verplichtingen. Eén daarvan is de jaarlijkse klantenlisting die je bij de overheidsdienst voor Financiën moet inleveren. Kijk even mee, en vermijd de bijhorende (hoge) boetes!

Wat is een btw-listing?

Het woord zegt het zelf: een klantenlisting is een lijst van je klanten. En het is een btw-listing, dus op die lijst staan alleen je btw-plichtige klanten.

In de lijst zet je per klant het totale bedrag dat je hebt gefactureerd voor je diensten of producten, plus het totale btw-bedrag.

Wie moet er in je btw-listing?

  • Je klanten met een Belgisch btw-nummer,
  • aan wie je meer dan € 250 factureerde.

Wie moet er NIET in je btw-listing?

  • Je klanten met een buitenlands btw-nummer.
  • Je klanten zonder btw-nummer, zoals particulieren.
  • De klanten aan wie je voor minder dan € 250 diensten of producten verkocht.
  • Je klanten die alleen btw-vrijgestelde handelingen verrichten, zoals beschreven in artikel 44 van het btw-wetboek.

Lees ook ons artikel 'De impact van de nieuwe btw-wetgeving voor webshops'

Uitzonderlijke klantenlistings

Nihil-klantenlisting

Het kan best dat je in het betreffende jaar geen diensten of goederen hebt geleverd. Of dat je aan al je klanten minder dan € 250 factureerde. Of misschien is er niemand onder je klanten met een Belgisch btw-nummer.

Let op! Dat wil niet zeggen dat je nu geen btw-listing moet indienen. Je aangifte blijft verplicht, maar we noemen het in dit geval een nihil-listing.

Negatieve klantenlisting

Heb je omwille van credit nota's of andere redenen een negatief listingbedrag? Geen probleem, je vult de listing gewoon in, maar met een min-teken voor het bedrag.

Buitenlandse klanten

Zoals hierboven al gezegd, moet je alleen je klanten met een Belgisch btw-nummer toevoegen aan je btw-listing. De meeste buitenlandse klanten horen hier niet bij.

Maar let op, het kán zijn dat een buitenlandse klant een Belgisch btw-nummer heeft, en in het geval je die meer dan € 250 factureerde, moet die dus wel mee in de lijst.

Stopzetting van je activiteiten

Wanneer je jouw activiteiten als btw-plichtige ondernemer beëindigt, moet je nog een laatste keer je klantenlisting indienen. Dat doe je ten laatste binnen de 3 maanden na het einde van je btw-plicht.

Probeer nu de flexibele facturatiesoftware van Winfakt

Hoe gaat de btw-listing praktisch in zijn werk?

  • Je moet jaarlijks je btw-listing indienen vóór 31 maart. Voor de duidelijkheid: de laatste dag van indiening is 30 maart.
  • Je kan zelf je listing indienen of het door je boekhouder laten doen.
  • Tegenwoordig kan je de listing alleen nog digitaal indienen, via de Intervat-service van de FOD Financiën.
  • Vergeet je jouw klantenlisting door te geven? Dan betaal je sowieso een boete van € 3.000, zélfs al was het een nihil-listing. Boetes voor laattijdigheid of ontbrekende klanten variëren tussen de € 25 en € 3.000.
  • Met een gebruiksvriendelijke facturatiesoftware zoals die van Winfakt, is het een fluitje van een cent om je klantenlisting te genereren. De software maakt automatisch het onderscheid in de klanten en bedragen die wel of niet in je lijst moeten.

Een minimum aan btw-administratie en bijhorende kopzorgen? In Winfakt kan je snel en makkelijk een btw-listing opmaken.

Vraag je gratis Winfakt-demo aan