Verkoop

Met de ingevoerde klant- en artikelfiches, kunt u verkoopdocumenten maken. Klik in het bureaublad van WinFakt! op de knop 'Verkoop1' om onderstaande overzicht van uw verkoopdocumenten te openen:

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

In dit overzicht, vindt u alle verkoopdocumenten van het actieve boekjaar. Onderaan dit venster ziet u een aantal tabs, die per tab een lijst met de verschillende soorten verkoopdocumenten bevat. Meer uitleg over tabs vindt u in het hoofdstuk 'Tabs en Folders'.

In de tab 'Facturen' staan zowel de betaalde als onbetaalde facturen. Om een duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen beide, worden de onbetaalde facturen in het rood gemarkeerd. Het overzicht van de onbetaalde facturen, vindt u in de laatste tab. In deze tab vindt u ook gemarkeerde facturen. Dit zijn de facturen die niet enkel onbetaald zijn, maar ook voorbij de vervaldatum zijn. Per tab vindt u rechts onderaan het totale nettobedrag van alle verkoopdocumenten en bij de facturen, het totaal van het openstaande nettobedrag.

  Knoppenbalk

De meeste knoppen, zijn 'Standaardknoppen' die u in bijna elk overzicht tegenkomt.
Buiten deze standaardknoppen, zijn er een aantal functies die specifiek zijn voor een verkoop:

Backorder: Aanduiden als geleverd Deze knop vindt u terug in de 'Verkoop2' en hiermee kunt u de bestelbons, die in backorder staan, selecteren en als geleverd aanduiden. Met de functie backorder gaat WinFakt! automatisch bijhouden hoeveel artikelen u nog in bestelling hebt bij uw leverancier en hoeveel artikelen uw klanten bij u in bestelling hebben. Dit helpt u om snel een correct overzicht te krijgen van de artikelen die nog gaan binnenkomen, gaan buitengaan en welke u nog moet bijbestellen. Meer uitleg over het gebruik van backorders, vindt u in het hoofdstuk 'Backorders'.

Backorder: Afleverbon maken van geleverde goederen Deze knop vindt u terug in de 'Verkoop2' en hiermee kunt u afleverbons genereren van de geleverde goederen die in backorder stonden. Met de functie backorder gaat WinFakt! automatisch bijhouden hoeveel artikelen u nog in bestelling hebt bij uw leverancier en hoeveel artikelen uw klanten bij u in bestelling hebben. Dit helpt u om snel een correct overzicht te krijgen van de artikelen die nog gaan binnenkomen, gaan buitengaan en welke u nog moet bijbestellen. Meer uitleg over het gebruik van backorders, vindt u in het hoofdstuk 'Backorders'.

Herinnering afdrukken Klanten durven de betaling van één of meerdere facturen al eens uit te stellen. Met de functie 'Herinnering afdrukken', kunt u snel en simpel herinneringsbrieven afdrukken voor de geselecteerde klanten. Nadat u op de knop geklikt hebt, krijgt u per klant een overzicht van de onbetaalde facturen. Zo kunt u zelf nog bepalen welke facturen u op de herinnering wil laten verschijnen en voor welke onbetaalde facturen u extra kosten wilt aanrekenen. Wilt u de herinneringsbrieven automatisch laten afdrukken, dan kunt u de functie 'Automatische herinneringsbrieven afdrukken' activeren in het snelmenu van de verkoopdocumenten, op voorwaarde dat deze optie geactiveerd is. Meer uitleg over het afdrukken van herinneringen vindt u in het hoofdstuk 'Herinneringen'.

Betalingen boeken Hiermee kunt u de ontvangen betalingen voor een verkoopdocument boeken. Op het moment dat u de betaling van de geselecteerde factuur wilt boeken, wordt het openstaande bedrag van het document verminderd met het betaalde bedrag. Onderstaand voorbeeld geeft een overzicht van de mogelijke stappen tijdens een boeking. Opmerking: Onderstaand venster wordt getoond als de module 'Kassabeheer' geactiveerd is. Zoniet, zullen een aantal velden bij u niet beschikbaar zijn. Velden: Totaal te betalen Dit is het te betalen bedrag, inclusief BTW. Betaald door klant Het bedrag dat de klant betaald heeft. Terug te geven WinFakt! berekent voor u, hoeveel u moet terug geven wanneer de klant te veel betaalt. Nog te betalen Het verschil tussen het te betalen bedrag en het betaalde bedrag. Betaald via U kunt selecteren hoe de klant zijn betalingen doet. U kunt dus, bvb., een deel cash laten betalen en het resterend bedrag per overschrijving. (zie hoofdstuk 'Instellingen'). Commentaar Hier kunt u bijzonderheden over de betaling invullen. Let op! Als de module 'Boekhouden' geïnstalleerd is, moet u de betalingen van een document ingeven via 'Bankverrichtingen'. U hebt immers een financieel journaal nodig dat, met behulp van deze bankverrichtingen, aangevuld wordt. Verder kunnen gebruikers, van de module boekhouden, in WinFakt! ook periodes afsluiten waarvoor een BTW-aangifte verstuurd werd. Dit is van belang, zodat er niet per ongeluk wijzigingen uitgevoerd kunnen worden. U moet er dan wel rekening mee houden dat u best geen facturen of creditnota's wijzigt of wist, die op de afgesloten periode van toepassing zijn. Past u ze toch nog aan, dan wordt de betaling uit WinFakt! verwijderd!

  Rapporten

Rechtsklikken in het venster, met de verkoopdocumenten, geeft u een menu waarin u een aantal rapporten kunt selecteren. Vervolgens hebt u de keuze om het rapport te mailen, op te slaan als PDF of af te drukken. Hoe u deze rapporten kunt afdrukken, kunt u nalezen in het hoofdstuk 'Afdrukken'.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Soorten rapporten:

• Verkoopjournaal
  Deze functie drukt een uitgebreid verkoopjournaal af per klant. U kunt een klant specificeren en ook een periode meegeven.
• Verkopen per klant
  U kunt, per klant, een volledig overzicht weergeven van alle verkopen die u al deed.
  
• Openstaande per klant kort
  Dit geeft, per klant, een overzicht van alle openstaande facturen.
• Openstaande per klant met detail
  U kunt ook een gedetailleerd overzicht afprinten van alle openstaande facturen per klant met totalen en subtotalen.
• Openstaande per vervaldag
  Per klant wordt een tabel getoond met de openstaande facturen, de factuur datum en de periode waarin het factuur vervalt.
• Openstaande per vervaldag kort
  Dit rapport toont dezelfde tabel als bovenstaand rapport, maar nu worden de facturen niet afzonderlijk uitgesplitst. Per klant worden per periode de openstaande bedragen getoond.
• Lijst openstaande verkoopfacturen
  Dit rapport bevat dezelfde logica als bovenstaand rapport, maar zonder totalen en subtotalen.
  
• Overzicht verkochte artikelen
  Om een overzicht te maken van alle verkopen die u al deed, kunt u werken met dit rapport. U kunt een overzicht maken per klant en per periode.
• Overzicht verkochte artikelen per groep
  Dit rapport bevat dezelfde logica als bovenstaand rapport, maar nu u kunt, per artikelgroep, een overzicht maken van de verkochte artikels.
  
• Omzet per klant kort
  Dit rapport geeft u, per klant, een overzicht van de omzet.

Wilt u voor de eerste keer een verkoopdocument aanmaken, dan krijgt u eerst onderstaand venster met de vraag om uw bedrijfsgegevens in te vullen. Deze gegevens zullen in de hoofding van uw documenten gebruikt worden.

De volgende gegevens kunt u achtereenvolgens toevoegen:

• Naam van de onderneming;
• Straat met huisnummer;
• Postcode en plaats;

De andere velden zijn vrij in te vullen, bijvoorbeeld:

• Telefoon;
• Fax;
• Ondernemingsnummer;
• Rekeningnummer;
• Email-adres;
• Website;
• IBAN en Swift-code;

Klik op de knop 'Inbrengen' om een nieuw verkoopdocument in te brengen. Dit kunt u ook bereiken door in het bureaublad van WinFakt! op de knop 'Verkoop' te klikken.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

  Velden en knoppen

In het inbrengvenster 'Verkoop' treft u de volgende velden en knoppen aan:

Bovenste sectie: Algemeen

De sectie 'Algemeen' bevat de algemene gegevens van het verkoopdocument. U vindt er de volgende eigenschappen in terug.

• Soort document
  Hier kiest u het type verkoopdocument dat u wilt aanmaken.
• BTW regime
  U kunt specifiek per document het BTW regime bepalen. Als u een factuur opstelt met artikelen, die standaard met 21% BTW worden gefactureerd, kunt u met deze instelling bepalen dat het BTW regime gewijzigd wordt naar, bijvoorbeeld, 'verkoop zonder BTW'. U zult zien dat dit onmiddellijk een invloed heeft op de geselecteerde artikelen en bijhorende BTW-percentages.
• Prijs categorie
  In deze keuzelijst bepaalt u welke prijsgroep gehanteerd wordt. Wanneer u bij een klant de prijskolom 'Particulier' heeft ingevuld en maakt een verkoopdocument op voor deze klant, dan zal de prijsgroep 'Particulier' automatisch ingevuld worden. Wilt u de klant deze keer toch een gunstigere prijs geven, kunt u zelf de prijsgroep voor dit document wijzigen of per artikel de prijzen gaan aanpassen.
  Meer informatie over de prijsgroepen, vindt u in het hoofdstuk 'Artikelen'.
• Klant
  Hier vult u het nummer van de klant in. Met behulp van de F3-toets, vraagt u de klantenlijst op. Klanten met openstaande facturen die hun kredietlijn overschrijden, komen in het rood te staan met het openstaande bedrag.

Nieuwe klantgegevens inbrengen Wanneer een nieuwe klant artikelen wilt bestellen, kunt u vanuit dit venster een nieuwe klant toevoegen met behulp van deze knop. Wanneer de klant is toegevoegd, wordt deze automatisch mee overgenomen in dit document.

Alle verkoopdocumenten van deze klant in DIT boekjaar

Alle verkoopdocumenten van deze klant in VORIG boekjaar

Tweede sectie : Standaard - Afbeelding - Klantenkaart

• Aantal
  Hier vult u het aantal verkochte eenheden in die op het verkoopdocument moet komen.
• St
  Indien u met de module 'Multistock' werkt, kunt u de stocklocatie opgeven waaruit de artikelen komen. Deze locaties zijn genummerd van 1 tot 9. Selecteer het veld en druk op de F3-toets om een overzicht van de beschikbare stocklocaties te tonen.
• Artikelnummer
  U kunt in dit veld een artikelnummer invullen of op F3 drukken om een lijst te krijgen van al uw beschikbare artikelen. Vervolgens worden de velden, zoals prijs, automatisch ingevuld. U kunt alle gegevens natuurlijk nog aanpassen. Wanneer u zelf een artikelnummer invult dat nog niet is ingebracht in uw artikelenbestand, zal WinFakt! u vragen om het artikel aan te maken.
• Ser.nr
  In dit veld wordt automatisch een vrij serienummer van dat artikel ingevuld, of kunt u zelf een vrij serienummer invullen.
• Eenh.prs.
  In dit wordt de prijs van het artikel ingevuld.
  
  Wanneer u in dit veld op de F3-toets drukt, geeft WinFakt! u een lijst met de prijzen die deze klant de vorige keren voor dit artikel betaalde. Een overzicht van de prijzen die de klanten in het verleden betaalden, vindt u in het hoofdmenu 'Open' - 'Detail van laatst verkochte artikelen'.
• -%
  Om een klant een korting toe te kennen, kunt u in dit veld een percentage invullen. De prijzen worden op dit verkoopdocument automatisch aangepast.
• BTW
  Het BTW-percentage dat ingevuld werd bij het artikel, wordt automatisch ingevuld. WinFakt! berekent de netto- en brutoprijzen automatisch.
• Netto
  Hier wordt de totale nettoprijs, exclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, net zoals in het 'Bruto'-veld, zelf een totale nettoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
• Bruto
  Hier wordt de totale brutoprijs, inclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, net zoals in het 'Netto'-veld, zelf een totale brutoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
• Omschrijving
  De omschrijving van het artikel. Als de omschrijving uit meerdere regels bestaat, kunt u op F8 drukken. Er verschijnt een scherm waarin u meerdere regels voor deze omschrijving kan inbrengen.
  
  Wilt u het artikel opzoeken volgens omschrijving, dan kunt u op F3 drukken.
  Let op! Wilt u tekst in het vet weergeven op het document, gebruik dan eerst de toetsencombinatie ctrl - B alvorens tekst in te typen.

De groene 'Ok'-knop of de 'Page-Down'-toets laat u toe om de detailregel onmiddellijk in onderstaande detaillijst te plaatsen.

Het is niet verplicht om al deze velden in te vullen. Er zijn verschillende combinaties mogelijk. Een detailregel in een verkoopdocument kan zijn:

• een artikel uit het artikelenbestand;
• een detailregel zonder artikelnummer, maar met omschrijving en prijs;
  
  Let op! Als u met de module 'Boekhouding' werkt, dan moet er altijd een artikelnummer ingevuld zijn omdat de artikelnummers op de boekhoudlijsten komen
• een detailregel zonder artikelnummer en eenheidsprijs, maar met omschrijving;
• een lege regel;
• een detailregel die wel wordt opgeslagen maar niet afgedrukt. Dit is mogelijk door de detailregel, in de eerste kolom van de detaillijst, aan of af te vinken.

Opmerking: Stel dat u een aantal artikelen hebt toegevoegd in het verkoopvenster en dat u er nog een regel wilt invoegen. Selecteer de regel waarboven u de regel wilt invoegen en druk op de 'Insert'-toets. Vervolgens krijgt wordt er een extra regel ingevoerd.

Wilt u een regel in het vet weergeven op het verkoopdocumtent, selecteer dan de regel in kwestie en druk, tegelijk, op de toetsen 'CTRL' en 'B'.

Derde sectie: Andere

Zoals u kunt zien bestaat de tweede sectie uit 3 tabs, nl:

• Standaard
• Afbeelding
• Klantenkaart

Tab standaard

De knoppen die met de tab 'standaard' zichtbaar worden, hebben als doel de algemene lay-out en werking van het verkoopdocument te bepalen.

		Voorbeeld afdruk Met deze functie kunt u, tijdens de aanmaak van het document, een voorbeeldafdruk op het scherm tonen.
		Prijscalculatie wizard De prijscalculatie wizard helpt u een meer gedetailleerde prijsofferte te maken. Meer informatie vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.
		Frequentie instellen Met de module 'frequentiedocumenten' bepaalt u met welke frequentie dit document aangemaakt moet worden. Voorbeeld: Indien u met onderhoudscontracten werkt, is het mogelijk om jaarlijks, automatisch een nieuw document voor onderhoud te voorzien voor de geselecteerde klant. Meer informatie, over dit onderdeel, vindt u in het hoofdstuk 'Frequentiedocumenten'.
		Taal instellen Met dit veld bepaalt u in welke taal het samengestelde artikel wordt afgedrukt. Opmerking: Als u verkoopdocumenten wenst af te drukken in een andere taal, dan moet u ook de artikelen voorzien van een extra omschrijving in die taal. Dit kan in de extra velden van het artikel. Indien dit correct werd ingesteld, wordt de omschrijving van het artikel in de geselecteerde taal afgedrukt.
		Munt instellen Dit veld is enkel bruikbaar als u met de module 'Multivaluta' werkt. U bepaalt hier in welke munteenheid het samengestelde artikel wordt opgemaakt. De koers van de gekozen munt op het moment van aanmaak wordt mee opgeslagen in het samengestelde artikel. Let op! Bij het gebruik van andere valuta, moet u steeds vooraf de koers, ten opzichte van de euro, controleren en instellen , want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks. Welke munt u hier ook kiest, WinFakt! boekt het verkoopdocument intern steeds in de hoofdmunt.

Onderaan vindt u nog een samenvatting van de aankoopprijs per stuk, de winstbedragen en verkoopprijs inclusief en exclusief BTW. Wilt u niet de aankoopprijzen zichtbaar zijn, dan klikt u op het groene knopje, links naast 'Aankoopprijs per stuk', totdat de knop in een klein verbodsbord verandert.

Tab afbeelding

Selecteer een artikel in het detail en klik op de tab 'Afbeelding'. Vervolgens krijgt u in de derde sectie de foto van dat specifieke artikel te zien, met onderaan de naam van de afbeelding en de locatie. De foto is natuurlijk enkel zichtbaar als u een foto hebt toegevoegd aan het artikel.

De knop, links boven de foto, zorgt er voor dat u de afbeelding kunt uitrekken of niet.

Tab klantenkaart

U kunt in WinFakt! gebruik maken van een klantenkaart die, per klant, de vorige aankopen bijhoudt.

U kunt onze medewerkers laten instellen: dat u kunt werken met de klantenkaart of niet; hoeveel procent korting u op de klantenkaart toestaat; bij welk type verkoopdocument u met de klantenkaart wilt werken. Dit kan in principe op elk document. wat u opgeteld wilt zien. Het is bvb. mogelijk om zowel gewone goederen aan 21% als goederen aan 6% BTW verkoopt. U kunt er dan voor kiezen om alleen de totalen voor de goederen aan 21% BTW op de klantenkaart te laten zetten. Op deze artikelen kunt u de klant dan, na een bepaald aantal aankopen, een korting geven. Omdat het instellen van de klantenkaart een gevorderd inzicht in WinFakt! vergt, vragen wij u, wanneer u de klantenkaart wilt instellen, om contact op te nemen met onze technische dienst. Zo ben u er van verzekerd dat de instellingen snel en correct gewijzigd worden.

  Stock

Als de module 'Stock' geactiveerd is, wordt onderaan de huidige stock getoont. Meer informatie over deze module, vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.

Het venster 'Verkoopdetail' kunt u openen met de knop 'Verkoop2', of via het hoofdmenu 'Verkoop' - 'Detail van verkoopdocumenten'. In dit venster vindt u, per boekjaar, alle verkoopdocumenten, opgesplitst volgens de individule verkopen die erop aangerekend staan. Dit wil zeggen dat bvb. een factuur met 3 verschillende artikelen, en een extra regel met aangerekende werkuren, uit 4 regels zal bestaan in de verkoopdetail.

Onderaan vindt u een overzicht van de verschillende tabs. Elke tab bevat een standaard lijst, of een lijst die door u ingesteld werd. Standaard worden tabs voorzien met alle verkoopdocumenten samen en één voor elk type verkoopdocument.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -