Voorraadbeheer

Met WinFakt! kunt u snel en gemakkelijk uw stock inboeken, beheren en afboeken aan de hand van uw aan- en verkoopdocumenten. Hoe dit werkt en welke mogelijkheden er zijn, vindt u in dit hoofdstuk. Meer informatie over artikelenbeheer, vindt u in het hoofdstuk 'Artikelen'.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Met de module 'Stock' kunt u de aan- en verkochte artikelen simpel gaan beheren. Dit houdt niet alleen in dat u de stock op zich kunt in- en uitboeken, maar u kunt in het overzicht van de stock nagaan aan welke prijs u een product heeft aangekocht in een bepaalde periode. Het stockoverzicht kunt u openen via het hoofdmenu 'Open' - 'Binnengekomen voorraad'.

Het is mogelijk om de stockboekingen te bekijken, af te drukken, te wissen of te wijzigen. Dit kunt u met de standaard knoppen die u in het overzicht terug vindt. Als u stockboekingen wilt wijzigen, dan krijgt u onderstaand venster.

Let op! We raden u aan om hier enkel de stockhoeveelheden aan te passen indien u een foutief aantal artikelen hebt ingegeven. Zijn er producten gestolen of stuk, dan moet u deze stock corrigeren door artikelen negatief in te boeken. Dit om er voor te zorgen dat de juiste stockhoeveelheden en historiek behouden blijft.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

  Rapporten

Rechtsklikken in het venster, met de geboekte stock, geeft u een menu waarin u een aantal rapporten kunt selecteren. Hoe u deze rapporten kunt afdrukken, kunt u nalezen in het hoofdstuk 'Afdrukken'.

Soorten rapporten:

• Binnengekomen voorraad
  Dit rapport geeft u, per stocklocatie, een overzicht van alle binnengekomen stock. de stockhoeveelheden worden per artikel gegroepeerd.
• Detail binnengekomen voorraad
  U kunt, per stocklocatie, een chronologisch overzicht afdrukken. Elke boeking wordt apart afgedrukt met de geboekte stockhoeveelheid en de aankoopprijs.
• Voorraadbewegingen
  Per artikel kunt u de verschillende stockbewegingen in detail afdrukken. U krijgt een tabel met, per stocklocatie, de ingeboekte en verkochte hoeveelheden.

Opmerking: Indien gewenst kunt u bij alledrie de rapporten een periode aangeven waarvan u de stockverrichtingen kunt opvragen.

Er zijn drie manieren om voorraad in te boeken:

• Via de knop 'Artikelen' - 'Inkomende voorraad boeken'.
• Via de knop 'Aankoop' - 'Inbrengen' - 'Stock boeken'.
• Via het hoofdmenu 'Open' - 'Binnengekomen voorraad' - 'Inbrengen'.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Van het moment dat u onderstaande velden hebt ingevuld en opgeslagen, wordt de stock ingeboekt. Hebt u een vergissing gemaakt, dan kunt u de gegevens in de velden verwijderen of aanpassen. U kunt het venster ook gewoon sluiten om actie te annuleren.

Velden:

• Aantal
  Hier vult u de eenheden in die geboekt moeten worden. U kunt ook negatieve eenheden ingeven om stock te corrigeren.
• St.
  Indien u met de module 'Multistock' werkt, kunt u de stocklocatie opgeven waaruit de artikelen komen. Deze locaties zijn genummerd van 1 tot 9. Selecteer het veld en druk op de F3-toets om een overzicht van de beschikbare stocklocaties te tonen.
• Artikelnummer
  U kunt in dit veld een artikelnummer invullen of op F3 drukken om een lijst te krijgen van al uw beschikbare artikelen. Vervolgens worden de velden, zoals prijs, automatisch ingevuld. Wanneer u zelf een artikelnummer invult dat nog niet is ingebracht in uw artikelenbestand, zal WinFakt! u vragen om het artikel aan te maken.
• Ser.nr
  Stel dat u 5 gsm's in stock moet boeken, dan kunt u tijdens het inboeken van de stock de bijhorende serienummers ingeven.
• Omschrijving
  De omschrijving van het artikel. Als de omschrijving uit meerdere regels bestaat, kunt u op F8 drukken. Er verschijnt een scherm waarin u meerdere regels voor deze omschrijving kan inbrengen. De aanpassingen die u hier uitvoert, worden ook opgeslagen in het artikel zelf.
• LevNr.
  In dit veld wordt het nummer van de leverancier ingevuld. De F3-toets geeft u een lijst met alle leveranciers. Wanneer u het leveranciernummer verandert en de stock wordt opgeslagen, zal in het artikelenbestand het leveranciernummer voor dit artikel aangepast worden.
• Aank.Prs.
  De aankoopprijs, prijs per stuk exclusief BTW, wordt voor u ingevuld, als er reeds een prijs in het artikelenbestand werd ingevuld. U kunt de aankoopprijs hier nog aanpassen, zodat de nieuwe prijs opgeslagen wordt in het artikelenbestand.
  
  Let op! De verkoopprijs wordt niet aangepast in het artikelenbestand.
• Datum
  Voor de datum van deze boeking wordt automatisch de huidige datum voorgesteld.
• BonNr
  Als u een opvolging van ingeboekte stock vs afleverbon wilt genereren, kunt u in dit veld het nummer van de afleverbon noteren. Zo kunt u later een controlelijst maken van de boekingen per afleverbon, of ingeboekte afleverbons per datum.
• Aantal momenteel in stock (0)
  Er wordt u getoond hoeveel er van dit artikel reeds in stock zijn.

  Stockcorrecties

Het kan gebeuren dat u de stock van een bepaald artikel moet verminderen zonder dat er iets verkocht werd (bvb. in geval van diefstal). Dan moet u dat artikel boeken op dezelfde manier dat u stock wil toevoegen, alleen moet u het artikel inboeken met een negatief aantal.

Met het rapport 'Stockbewegingen' of de gelijknamige functie in het artikeloverzicht, kunt u een overzicht opvragen van de verschillende boekingen en verkopen. Het overzicht toont u de boekingen van het huidige boekjaar voor het geselecteerde artikel. Elke regel bevat ook een beschrijving van de beweging. Zo vindt u naast het aantal: de melding dat er stock geboekt werd; of het artikel verkocht werd met de volgende informatie: het paswoord van de gebruiker in WinFakt! die het artikel verkocht heeft, (bvb '(psw1)'); de factuurdatum; de klant; het factuurnummer.

Op het einde van het boekjaar moet u de eindstock overboeken als beginstock van het volgende boekjaar. Deze functie vindt u in het snelmenu 'Huidige voorraad overboeken naar volgend boekjaar', in het artikelenovericht. Om te controleren of dit correct is uitgevoerd, kunt rechts onderaan in het venster van WinFakt! het boekjaar aanpassen.
Vervolgens kunt u de stockbewegingen er bij nemen of gewoon het overzicht van de geboekte stock.

Opmerking: Meer informatie over het overschakelen naar een ander boekjaar vind je in het hoofdstuk 'Inleiding'.