Klanten & Leveranciers

In dit hoofdstuk gaan we dieper in op het inbrengen van klant- en leveranciergegevens.

Klik op de knop 'Klanten', in de hoofdknoppenbalk, wanneer u klanten wilt toevoegen, bekijken, enz. Het hoofdvenster van uw klantenbestand wordt geopend.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Net als bij klanten kunt u op de knop 'Leveranciers' klikken om het leveranciersbestand te openen. Dit venster is vergelijkbaar met dat van de klanten.

Bovenaan het klanten- en leveranciersoverzicht, staat eveneens een knoppenbalk. Wanneer u het muispijltje enkele seconden laat rusten op een knop, verschijnt er een kadertje met een bijkomende verklaring. Zo geven de eerste vier knoppen steeds de volgende verklaringen: 'Inbrengen', 'Veranderen', 'Wissen' en 'Bekijken'. Meer informatie hierover vindt u op de pagina 'standaard knoppen'. U ziet ook enkele tabbladen onderaan dit scherm. Daarmee kiest u hoe u de gegevens op het scherm wenst. Hoe u een tabblad kunt bewerken, kunt u lezen in het hoofdstuk 'tabbladen bewerken'.

In bovenstaand voorbeeld, is de lijst gerangschikt op klantnaam. In dat geval staat de kolomtitel van de kolom klantnaam, 'Naam', in hoofdletters. Wanneer u de lijst alfabetisch wilt sorterenop 'Plaats', klikt u éénmaal met de linkermuisknop op de kolomtitel van de kolom 'Plaats' en verschijnt deze titel in hoofdletters.

De manier, waarop gegevens ingebracht worden, is voor alle onderdelen hetzelfde en kan met de knop 'Inbrengen'. Aanpassen van gegevens gebeurt met de knop 'Veranderen', op voorwaarde dat de regel, die u wilt wijzigen, in het overzicht geselecteerd is. Vervolgens verschijnt een venster waar u alle details kunt inbrengen of aanpassen.

De logica, om klanten en leveranciers te beheren, is dezelfde, maar de schermen zijn niet identiek. Er zijn enkele kleine verschillen die hieronder naar voor komen:

  Inbrengvenster klanten

Klik éénmaal met de linkermuisknop op de knop 'Inbrengen' in het hoofdvenster klantenbestand. Het volgende venster verschijnt:

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Als u met de linkermuisknop in een veld klikt, wordt dit veld actief. Er verschijnt een cursor, die aangeeft waar uw tekst zal komen en de achtergrond krijgt een andere kleur. Zodra de cursor in het gewenste veld staat, kunt u de gegevens ingeven. Indien u naar een volgend veld wilt, kunt u met de muisknop het veld selecteren of met de toetsen, 'TAB' of 'ENTER', naar het volgende veld gaan. Niet alle velden moeten ingevuld worden.

Beschikbare velden:

• Klantnummer
  Elke klant krijgt een uniek nummer. Het eerste klantnummer is standaard 10000, maar u kunt zelf instellen met welk nummer u wil starten. De volgende klanten zullen automatisch de nummers 10001, 10002, 10003,... krijgen.
• Actieve klant?
  Met deze keuze geeft u aan of deze klant nog actief is of niet. Omdat het niet mogelijk is om klanten te verwijderen uit het systeem, kunt u op deze manier toch aanduiden welke klanten regelmatig iets aankopen en welk al één of meerdere jaren geen aankopen meer verricht hebben.
• Benaming
  Dit veld bevat de naam van de klant. U kunt zelf een klantnaam kiezen, maar bij voorkeur vult u hier de naam van het bedrijf in. WinFakt! zorgt er zelf voor dat de eerste letter een hoofdletter is. U krijgt eventueel nog een seintje als de naam al in het klantenbestand is ingegeven, indien deze functie geactiveerd is.
  
  Opmerking: Het onderdeel in het venster dat de kerngegevens van de klant bevat, bestaat uit 9 verschillende tabs. Dit wil zeggen dat u voor 1 klant tot 9 verschillende facturatie en leveringsadressen, adressen, contactpersonen, enz. kunt toevoegen.
• Adreslijn1
  Vul de straatnaam, het huis- en eventueel het busnummer in.
• Extra adreslijn
  Stel dat u een grote klant heeft binnengehaald die bestaat uit meerdere diensten, bvb. boekhouding, logistiek, ..., dan kunt u de betreffende diensten in de extra adreslijn plaatsen.
• Plaats en Land
  De velden 'Plaats' en 'Land' worden uiteraard gebruikt voor de adresgegevens van de klant. Wanneer u de gemeente ingeeft, zorgt WinFakt! zelf voor de postcode en omgekeerd.
  
  Opmerking: Indien u meerdere adressen hebt toegevoegd aan een klant, kunt u tijdens het aanmaken van verkoopdocumenten kiezen welk adres het facturatie- of leveringsadres moet zijn.
• Contactpersoon
  In dit veld kunt u de naam van uw contactpersoon bijhouden. U kunt hier ook weer per dienst of adres en andere contactpersoon invullen.
• Telefoon, fax en GSM
  Deze velden kunt u gebruiken om, per adres en contactpersoon, de gewenste telefoon, fax en GSM-nummers bij te houden.
  
  Opmerking: Indien deze velden niet volstaan, of dat er algemene telefoongegevens bijgehouden moeten worden, kunt u deze invullen in de extra telefoonvelden.
• E-mail
  Hierin kunt u het emailadres van de klant plaatsen. Door op het envelopje naast het emailadres te klikken kunt u rechtstreeks een emailbericht versturen naar deze klant.
• Referentie
  Het veld 'Referentie' is een vrij veld waarin u bijvoorbeeld de naam kunt zetten van de persoon die u in contact bracht met deze klant.
• BTW nr.
  Als het om een Belgische klant gaat, begint het BTW-nummer steeds met 'BE'. Deze 'BE' en de puntjes tussen de cijfers worden automatisch ingevuld wanneer u het veld weer verlaat. WinFakt! controleert dan of het nummer correct is. Is dit niet het geval, dan krijgt u een opmerking. Het nummer kunt u vervolgens wissen, wijzigen of ongewijzigd laten. Voor particulieren laat u het BTW-nummer simpelweg leeg.
• Ondernemingsnr
  Het ondernemingsnummer is in principe het BTW-nummer met vooraan een extra nul. Het is echter verplicht voor alle ondernemingen, ook als ze vrijgesteld zijn van BTW WinFakt! voegt vooraan 'BE0' in en tussen de cijfers een aantal puntjes. Het nummer net zoals het BTW-nummer gecontroleerd.
  
  Opmerking: Het BTW- en het ondernemingsnummer worden enkel gecontroleerd wanneer het veld 'Land' leeg is of wanneer u in dat veld 'België' invult.
• Standaard BTW-regime voor deze klant
  Selecteer het BTW-regime dat standaard van toepassing is op deze klant.
• Munt
  Als u met de module 'Multitalen' werkt , kunt u per klant selecteren in welke valuta de verkoopdocumenten van deze klant opgemaakt moeten worden.
  
  Let op! Bij het gebruik van andere valuta, moet u steeds vooraf de koers, ten opzichte van de euro, controleren en instellen, want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks.
• Taal
  In het veld 'Taal' bepaalt u in welke taal de verkoopdocumenten van deze klant afgedrukt moeten worden. Dit is enkel van toepassing als u met de module 'Multitalen' werkt.
• Geblokkeerd?
  Als een klant niet kredietwaardig is, kan u zelf ook instellen dat er geen verkoopdocumenten meer aangemaakt mogen worden. U vinkt dat het veld 'Geblokkeerd?' aan tot zolang de klant terug in regel is met zijn betalingen. Het zal vervolgens ook niet mogelijk zijn om een verkoopdocument op te stellen voor deze klant.
• Kredietlijn
  Klanten kunnen natuurlijk niet eindeloos op krediet bestellen. U hebt in WinFakt! de mogelijkheid om een bepaalde kredietlimiet te geven aan uw klant. Als u hierin een bedrag plaatst, zal WinFakt!, tijdens het aanmaken van een verkoopdocument voor die klant, een seintje geven indien de kredietlijn overschreden werd.
  
  Voorbeeld: Voor een bepaalde klant is de kredietlijn 25,00 €. Als de som van de openstaande facturen meer dan 25,00 € is, verschijnt de naam en het openstaande saldo in het rood naast het klantnummer op het moment dat u een verkoopdocument wilt maken. U kunt dan kiezen of u de klant al dan niet laat bestellen.
• Betalingstermijn
  U kunt per klant de betalingstermijn instellen. Standaard worden 0 dagen toegekend. Dit veld wordt door WinFakt! gebruikt om te bepalen welke facturen onbetaald zijn gebleven en voorbij vervaldatum zijn.
• Einde maand?
  Naast de betalingstermijn kunt u instellen dat die termijn verlengd wordt naar het einde van de maand.
  
  Voorbeeld: De factuurdatum staat op 21 juli en de klant heeft een betalingstermijn van 30 dagen - einde maand. Vervolgens wordt de vervaldatum op het einde van de volgende maand gezet.
• Standaard korting
  U kunt per klant afzonderlijk een standaard kortingpercentage toekennen. Deze korting zal automatisch ingevuld worden wanneer u voor deze klant een verkoopdocument aanmaakt. U kunt dan de korting nog wijzigen indien u wilt.
• St. korting contant
  Per klant kunt u ook een 'Standaard korting contant' toekennen, bij contante betaling. Dit percentage wordt automatisch ingevuld bij het aanmaken van een nieuw verkoopdocument, op naam van deze klant. De korting en de datum zijn nog aanpasbaar op het moment het verkoopdocument wordt aangemaakt.
• Tot herinnering
  Met deze instelling kunt u per klant definiëren tot en met welk type herinnering een klant kan toegestuurd worden.
  
  Voorbeeld: Een klant is een zeer goede kennis van u en hij betaald uiteindelijk altijd wel zijn openstaande facturen, maar is nogal vergeetachtig. Stel dat deze klant een eerste herinnering werd toegestuurd, zonder gevolg, dan zal WinFakt! automatisch een 2de herinnering voorstellen op het moment dat u herinneringen wilt afdrukken. U kunt zodoende instellen bij deze klant dat hij altijd een vriendelijke eerste herinneringsbrief krijgt.
• Standaard prijs
  U kunt, per artikel, verschillende prijscategorieën, ook wel staffelprijzen genoemd, instellen naar gelang het aantal artikelen die in 1 keer besteld worden. In het veld 'Standaard prijs' staan de verschillende prijscategorieën, die gekoppeld kunnen worden aan een klant, bijvoorbeeld 'Particulier', 'Per 50 eenheden', .... Om de categorie in te stellen, klikt u in het veld, en kiest u de gewenste categorie.
  Indien een artikel gekoppeld is aan een prijscategorie, wordt automatisch de correcte prijs voorgesteld wanneer u een verkoopdocument aanmaakt. Wenst u vandaag geen rekening te houden met prijscategorieën, dan kunt u zelf nog steeds de prijs aanpassen.
  Het gebruik van prijskolommen is niet verplicht. Het kan best zijn dat elke klant dezelfde prijs krijgt. Laat de standaardwaarde ('End User') dan gewoon staan voor elke klant.
• Standaard dagboek
  Als u één onderneming hebt, met verschillende activiteiten/departementen, kunt u klanten aan verschillende dagboeken/journalen gaan toewijzen. Nadat de verschillende dagboeken ingesteld zijn, kunt u per klant selecteren welk dagboek u wenst te gebruiken. Voor meer informatie over dagboeken, kunt u terecht in het hoofdstuk 'Instellingen'.
• Centralisatie
  Als grootboekrekeningnummer wordt standaard het nr. 400000 gebruikt. Dit kan per klant gewijzigd worden in dit veld.

Opmerking: U kunt al deze instellingen nog veranderen bij het aanmaken van een verkoopdocument. Daarenboven is het mogelijk om zelf ook extra velden aan te maken indien u specifieke eigenschappen van een klant wilt bijhouden. Hoe u extra velden kunt aanmaken en beheren, vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.

  Inbrengvenster leveranciers

Klik éénmaal links op de knop 'Inbrengen' in het hoofdvenster van het leveranciersbestand. Het volgende venster verschijnt:

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Beschikbare velden:

• Leveranciersnummer
  Elke leverancier krijgt een uniek nummer. Het eerste leveranciersnummer is standaard 20000, maar u kan zelf instellen met welk nummer u wil starten. De volgende leveranciers zullen automatisch de nummers 20001, 20002, 20003,... krijgen.
• Actieve klant?
  Met deze keuze geeft u aan of deze leverancier nog actief is of niet. Omdat het niet mogelijk is om leveranciers te verwijderen uit het systeem, kunt u op deze manier toch aanduiden bij welke leveranciers u regelmatig iets aankoopt en bij welke u al één of meerdere jaren geen aankopen meer verricht hebt.
• Benaming
  Dit veld bevat de naam van de leverancier. U kunt zelf een leveranciersnaam kiezen, maar bij voorkeur vult u hier de naam van het bedrijf in. WinFakt! zorgt er zelf voor dat de eerste letter een hoofdletter is. U krijgt eventueel nog een seintje als de naam al in het leveranciersbestand is ingegeven, indien deze functie geactiveerd is.
  
  Opmerking: Het onderdeel in het venster dat de kerngegevens van de klant bevat, bestaat uit 9 verschillende tabs. Dit wil zeggen dat u voor 1 leverancier tot 9 verschillende facturatie en leveringsadressen, adressen, contactpersonen, enz. kunt toevoegen.
• Adreslijn1
  Vul de straatnaam, het huis- en eventueel het busnummer in.
• Extra adreslijn
  Stel dat u een grote leverancier heeft binnengehaald die bestaat uit meerdere diensten, bvb. boekhouding, logistiek, ..., dan kunt u de betreffende diensten in de extra adreslijn plaatsen.
• Plaats en Land
  De velden 'Plaats' en 'Land' worden uiteraard gebruikt voor de adresgegevens van de klant. Wanneer u de gemeente ingeeft, zorgt WinFakt! zelf voor de postcode en omgekeerd.
  
  Opmerking: Indien u meerdere adressen hebt toegevoegd aan een klant, kunt u tijdens het aanmaken van verkoopdocumenten kiezen welk adres het facturatie- of leveringsadres moet zijn.
• Contactpersoon
  In dit veld kunt u de naam van uw contactpersoon, binnen het bedrijf, bijhouden.
• Telefoon, fax en GSM
  Deze velden kunt u gebruiken om, per adres en contactpersoon, de gewenste telefoon, fax en GSM-nummers bij te houden.
  
  Opmerking: Indien deze velden niet volstaan, of dat er algemene telefoongegevens bijgehouden moeten worden, kunt u deze invullen in de extra telefoonvelden.
• E-mail
  Hierin kunt u het emailadres van de leverancier plaatsen. Door op het envelopje naast het emailadres te klikken kunt u rechtstreeks een emailbericht versturen naar deze leverancier.
• Referentie
  Het veld 'Referentie' is een vrij veld waarin u bijvoorbeeld de naam kunt zetten van de persoon die u in contact bracht met deze leverancier.
• BTW nr.
  Als het om een Belgische leverancier gaat, begint het BTW-nummer steeds met 'BE'. Deze 'BE' en de puntjes tussen de cijfers worden automatisch ingevuld wanneer u het veld weer verlaat. WinFakt! controleert dan of het nummer correct is. Is dit niet het geval, dan krijgt u een opmerking. Het nummer kunt u vervolgens wissen, wijzigen of ongewijzigd laten.
• Ondernemingsnr
  Het ondernemingsnummer is in principe het BTW-nummer met vooraan een extra nul. Het is echter verplicht voor alle ondernemingen, ook als ze vrijgesteld zijn van BTW WinFakt! voegt vooraan 'BE0' in en tussen de cijfers een aantal puntjes. Het nummer net zoals het BTW-nummer gecontroleerd.
  
  Opmerking: Het BTW- en het ondernemingsnummer worden enkel gecontroleerd wanneer het veld 'Land' leeg is of wanneer u in dat veld 'België' invult.
• Banknummer
  Bij het ingeven van het rekeningnummer, wordt door WinFakt!, net zoals bij het BTW-nummer, gecontroleerd of het nummer correct is. Dit is enkel van toepassing op Belgische rekeningnummers. De schuine strepen tussen de getallen van de rekeningen worden door het programma automatisch toegevoegd.
• Standaard BTW-regime
  Selecteer het BTW-regime dat standaard van toepassing is op deze leverancier.
• Munt
  Als u met de module 'Multitalen' werkt , kunt u per leverancier selecteren in welke valuta de documenten naar deze leverancier opgemaakt moeten worden.
  
  Let op! Bij het gebruik van andere valuta, moet u steeds vooraf de koers , ten opzichte van de euro, controleren en instellen , want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks.
• Taal
  In het veld 'Taal' bepaalt u in welke taal de documenten naar deze leverancier afgedrukt moeten worden. Dit is enkel van toepassing als u met de module 'Multitalen' werkt.
• Kredietlijn
  U kunt natuurlijk niet eindeloos op krediet bestellen bij uw leverancier. U hebt in WinFakt! de mogelijkheid om de kredietlimiet bij te houden die de leverancier u toekent. Als u hierin een bedrag plaatst, zal WinFakt!, tijdens het aanmaken van een bestelbon naar die leverancier, een seintje geven indien de kredietlijn overschreden wordt.
• Betalingstermijn
  Net zoals bij de kredietlijn, is het mogelijk om de betalingstermijn bij te houden die uw leverancier u standaard toekent. Standaard worden 0 dagen toegekend. Dit veld wordt door WinFakt! gebruikt om te bepalen welke facturen onbetaald zijn gebleven en voorbij vervaldatum zijn.
• Einde maand?
  Naast de betalingstermijn kan je instellen dat die termijn verlengd wordt naar het einde van de maand.
  
  Voorbeeld: De factuurdatum staat op 21 juli en u hebt een betalingstermijn van 30 dagen - einde maand. Vervolgens wordt de vervaldatum op het einde van de volgende maand gezet.
• Standaard korting
  U kunt bijhouden welke standaardkorting u krijgt van uw leveranciers. Deze korting zal automatisch ingevuld worden wanneer u bestelbon aanmaakt naar deze leverancier.
• St. korting contant
  Eveneens kunt u bijhouden welke korting u toegekend wordt bij contante betaling.
• Standaard dagboek
  Als u één onderneming hebt, met verschillende activiteiten/departementen, kunt u leveranciers aan verschillende dagboeken/journalen gaan toewijzen. Nadat de verschillende dagboeken ingesteld zijn, kunt u per leverancier selecteren welk dagboek u wenst te gebruiken. Voor meer informatie over dagboeken, kunt u terecht in het hoofdstuk 'Instellingen'.
• Standaard rekeningnummer
  Dit veld moet ingevuld worden als u met de boekhoudmodule werkt in WinFakt! Pro. U kunt een overzicht van het rekeningstelsel krijgen door op F3 te drukken.
  Wanneer de leverancier, bijvoorbeeld, Belgacom is, zal het standaard rekeningnummer normaal de rekening zijn voor de telefoondiensten, nl. 612520. Bij het inbrengen van een aankoopdocument van deze leverancier boekt het systeem de verrichting dan op deze rekening. U kunt op dat moment echter nog voor een ander rekeningnummer kiezen.
• Centralisatie
  Als grootboekrekeningnummer wordt standaard het nr. 440000 gebruikt. U kunt dit per leverancier wijzigen in dit veld.

WinFakt! houdt per leverancier en per klant de netto- en bruto-omzet bij. Deze wordt echter niet automatisch berekend bij het inbrengen van aan- en verkoopdocumenten. De huidige omzet kunt u laten berekenen via het hoofdmenu 'Andere' - 'Omzetberekening Klanten / Leveranciers'. Vervolgens opent u het overzicht van de klanten, of de leveranciers, en vindt u de omzetcijfers per klant in de laatste kolommen.

Als u de omzet wilt laten berekenen over meerdere boekjaren, dan gaat u naar het eerste boekjaar en klikt u op 'Omzetberekening Klanten / Leveranciers'. U antwoord 'Ja' op de vraag 'Omzetberekening starten?' en 'Ja' op de vraag 'Vorige omzetberekening op nul zetten?'. Vervolgens gaat u naar het volgende boekjaar en herhaalt u deze actie, maar antwoord u 'Nee' op 'Vorige omzetberekening op nul zetten?'. De omzet van dit boekjaar wordt nu bij die van het vorige opgeteld.