Instellingen

WinFakt! groeit met u mee en kunt u uitbreiden en instellen volgens uw specifieke noden. De meeste instellingen kunt u bereiken via het hoofdmenu 'Andere' - 'Instellingen'. We bespreken in dit hoofdstuk elk onderdeel van dit menu.

De algemene instellingen zijn verdeeld over 2 folders en van toepassing wanneer ze aangevinkt zijn:

Velden:

• Knoppentips
  WinFakt! geeft u een korte omschrijving bij de knoppen in de knoppenbalk. Deze wordt weergegeven wanneer u er even met de muisaanwijzer op blijft staan.
• Venstergrootte veranderen
  Naargelang u op graag met een groot of een klein scherm werkt, kunt u zelf het vensterformaat aanpassen. U kunt het formaat van een venster aanpassen door op de rand te klikken en te slepen.
• Verwittigen bij afspraken met prospecten
  Op het moment dat u een prospect inbrengt of wijzigt, kunt u de datum en het uur van een afspraak ingeven. Bij het opstarten van WinFakt! krijgt u de melding dat u één of meerdere afspraken op de agenda hebt staan.
• Verkoopdocumenten echt wissen
  Indien u een vergissing hebt begaan in een verkoopdocument, kan het interessant zijn om het document te wissen en volledig opnieuw aan te maken. Wanneer u documenten niet volledig uit het systeem wilt wissen, kunt u deze optie afvinken. Daardoor wordt het volgnummer van het document enkel negatief gezet.
• Stock opslaan bij stock boeken
  Met de knop 'Inkomende voorraad boeken', in het overzicht van de artikelen, wordt de stock automatisch aangepast tijdens het boeken van de stockhoeveelheden. De historiek van aangekochte en verkochte stock, kan je bekijken met de knop 'Controle op voorraadbewegingen voor dit artikel'. Via het hoofdmenu 'Open' - 'Binnengekomen voorraad', vindt u een extra lijst met een overzicht van de geboekte stock.
  
  Let op! Het is aan te raden om deze instelling bij ingebruikname van WinFakt! aan of af te vinken en dus niet willekeurig te wijzigen. Anders, loopt u het risico om verschillen te krijgen tussen de werkelijke en de geboekte stock en tussen de stocklijsten onderling.
• Menu bij rechts klikken in een veld
  Wanneer u in een veld klikt met de rechtermuisknop verschijnt er een menu waarmee u enkele functies kunt uitvoeren. Na het afvinken van deze optie, krijgt u rechtstreeks het F3-keuzemenu wanneer u met de rechtermuisknop in een veld klikt.
• BTW nummer controleren op dubbel gebruik?
  Indien aangevinkt zal deze optie een ingegeven BTW-nummer vergelijken met een lijst van reeds ingevoerde nummers. Als het nummer al eens werd ingegeven, krijgt u hiervan een melding.
• Hoofdknoppenbalk met tekst
  Met deze instelling kunt u instellen dat u, al dan niet, korte informatie wenst bij het gebruik van de knoppen op de hoofdknoppenbalk.
• Geheugenmeter
  De geheugenmeter geeft u een overzicht van het huidige geheugenverbruik.
• Geluid
  Hiermee activeert u het gebruik van geluidseffecten.
• Winstmarge artikelen berekenen aan de hand van de aankoopprijs?
  U kunt zelf bepalen of de winstmarge van de artikelen wordt berekend aan de hand van de aankoopprijs of niet.
• 32 bits driver voor rapporten
  Afhankelijk van het type printer die u gebruikt, kan het nodig zijn om deze instelling aan of af te vinken. In bepaalde gevallen kunt u hinder ondervinden bij het afdrukken. Dit kan het gevolg zijn van een printer die al dan niet een 32-bits driver gebruikt. Als u hinder ondervindt, kunt u deze instelling wijzigen en de handeling terug uitvoeren.
  
  Opmerking: Het is aangeraden om WinFakt! even af te sluiten en opnieuw op te starten om zeker te zijn dat de instellingen van kracht zijn. U kunt natuurlijk steeds bij onze technische dienst terecht voor vragen of opmerkingen rond de instellingen.

Velden:

• Standaard BTW-code
  De BTW-code die u in dit veld invult, zal als standaard BTW-code voorgesteld worden in WinFakt!.
  
  Voorbeeld: U voegt een nieuw artikel toe. Als de standaard BTW-code '4' het BTW-percentage '21%' voorstelt, merkt u dat dit automatisch toegepast wordt op uw artikel. Is het percentage voor dit artikel verschillend, dan kunt u dat natuurlijk tijdens het aanmaken van het artikel wijzigen.
• Eerste klant-, leveranciers- en prospectnummer
  WinFakt! gaat de klant-, leveranciers- en prospectnummers automatisch gaan verhogen met 1, telkens u en nieuwe toevoegt. Het nummer waarmee de telling begint, kunt u hier instellen. U kunt dus vrij kiezen of u uw klantnummers met 1 laat beginnen of met 1000.
• Standaard rekeningnummer voor artikel
  Het standaard rekeningnummer voor artikel wordt voor elk artikel bijgehouden en standaard gelijk gesteld aan het grootboekrekeningnummer dat u in dit veld invult. Dit nummer zal gebruikt worden om uw verkopen van de artikelen op te boeken.
  
  Voorbeeld: Rekeningnummer 700000 komt overeen met de rekening 'Handelsgoederen'.
• Lengte staatnummer bank
  De standaardlengte van de staatnummer, het nummer op uw bankafschrift, van de bank.
• Modem
  In de instellingen, kunt u ook de detailgegevens van uw modem bijhouden.
• Backup naar
  Als u WinFakt! afsluit, hebt u de mogelijkheid om een back-up van uw gegevens te nemen. De locatie en de naam van het back-upbestand worden in dit veld bijgehouden. U kunt eveneens de huidige datum verwerken in de bestandsnaam. (%d = dag, %m = maand, %y = jaar)
• Decimalen voor eerste munt / andere munten
  Met de module 'Multivaluta', hebt u, bij het inbrengen van bedragen van bijvoorbeeld facturen, de mogelijkheid om tot 9 verschillende munten in te geven. Indien de Euro als eerste munt staat ingesteld, zal dit op '2' moeten staan omdat het wettelijk verplicht is om 2 decimalen te gebruiken.
  De decimalen voor de andere munteenheden kunt u vrij kiezen.

Per werknemer kunt u een wachtwoord toekennen om toegang te krijgen tot WinFakt!. Klik op de pijltjes rechts naast het veld '1' om de volgende gebruiker en zijn wachtwoord in te geven.

Hebt u de gebruikers en hun wachtwoorden ingegeven, klik dan op 'Ok' en start WinFakt! opnieuw op. WinFakt! zal vanaf nu, per gebruikersnaam, enkel opstarten wanneer het juiste wachtwoord wordt ingevuld. U kunt deze velden ook leeglaten, dan heeft u geen wachtwoord nodig om het programma op te starten.

Per gebruiker kunt u zelfs de functionaliteiten gaan beperken. Zo kunt u voor u zelf laten instellen dat u met elke module kunt werken die geactiveerd is, maar dat uw werknemers, bijvoorbeeld, niet met de module boekhouden kunnen werken. Om deze instellingen aan te passen, kunt u steeds bij onze technische dienst terecht.

De instellingen voor de aankoop- en de verkoopdocumenten zijn identiek, daarom worden ze samen in deze sectie besproken.

  Hoofding

Deze folder bevat een aantal velden, die u kunt gebruiken om uw bedrijfsgegevens in te vullen. Deze worden afgedrukt op uw documenten.

Klik op de knop 'Opslaan' om al uw instellingen voor de verkoopdocumenten op te slaan. Als u deze instellingen voor alle gebruikers gelijktijdig wilt opslaan, vinkt u de optie 'Deze instellingen opslaan voor alle paswoorden' aan.

  Algemeen

De algemene instellingen zijn van toepassing op elk verkoopdocument.

Velden:

• Decimalen voor Aantal, Eenheidsprijs, Aankoopprijs
  Hier kunt u het aantal decimalen instellen voor de gebruikte eenheden, eenheidsprijzen en aankoopprijzen.
• Afronding bruto bedragen
  Deze instelling bepaald op hoeveel decimalen de bruto bedragen afgerond worden.
  
  Opmerking: Afhankelijk van het aantal decimalen, zult u verschillende afrondingen bekomen. Vooral wanneer u uw boekhouding doet met behulp van WinFakt!, is het aangewezen om uw boekhouder te raadplegen over het correcte aantal decimalen.
• Benaming voor 'Eenheid'
  Als u een verkoopdocument aanmaakt, kunt het veld 'Eenheid' gebruiken om een verklarende berekening te gebruiken. Met deze instelling kunt u de benaming van dat veld wijzigen.
  
  Opmerking: Meer informatie over het veld 'Eenheid' vindt u in de hoofdstukken aankoop en verkoop.
• Afdruk eerst op het scherm
  Indien aangevinkt, zal WinFakt! u eerst een afdrukvoorbeeld tonen, waarop de afdruk te zien is zoals deze op papier zal komen.
• Kredietlijn van de klant controleren
  Met WinFakt! kunt u de kredietlijn van een klant bepalen en u laten waarschuwen indien deze overschreden wordt.
• Herhaald inbrengen
  Indien aangevinkt laat WinFakt! u toe het inbrengen van gegevens te herhalen, m.a.w.: indien u een factuur inbracht, zal WinFakt! u het inbrengvenster terug presenteren om een volgend document in te geven.
• Netto of bedrag invullen = prijs per stuk
  U kunt WinFakt! de eenheidsprijs voor uw product laten berekenen.
  
  Voorbeeld: U hebt een doos met spijkers, ter waarde van €100 inclusief BTW. Als u graag weet wat de prijs per stuk is, gaat WinFakt! de eenheidsprijs zelf invullen op basis van uw ingevuld netto of bruto bedrag en aantal.
• Standaard korting bepalen
  Indien aangevinkt vraagt WinFakt! bij elk nieuw verkoopdocument naar een kortingspercentage voor dit document.
• Extra velden eerst
  WinFakt! biedt u standaard de meest voorkomende velden aan om allerhande gegevens bij te houden. Afhankelijk van de sector, is het noodzakelijk om extra gegevens bij te houden. Dit kan u met de module 'Extra velden'.
  Deze velden vindt u terug op een extra formulier, nadat u op de knop 'Extra Velden' hebt geklikt in, bijvoorbeeld, het inbrengvenster van klanten. Als deze velden noodzakelijk zijn voor een goed en correct beheer, kan u het formulier met de extra velden als eerste laten zien, op het moment dat u een inbrengvenster opent.
• Vervaldag einde maand
  Deze instelling laat u toe de vervaldag voor een factuur automatisch op het einde van de maand te zetten.
• Niet af te drukken detail meerekenen
  U kunt zelf bepalen welke detailregels afgedrukt moeten worden en welke niet. Met deze optie zorgt u er voor dat ook de bedragen van die detailregels gebruikt worden bij het berekenen van totalen.
• Bekijken via voorbeeldafdruk
  Het kan voorvallen dat u reeds afgedrukte documenten nog eens wilt bekijken. Als u in het overzicht op de knop 'Bekijken' klikt, krijgt u een voorbeeldafdruk te zien. Als u echter alleen in de gegevens geïnteresseerd bent, vinkt u deze optie uit. U krijgt dan een tabel met de gegevens.
• Werken met serienummers
  Vinkt u deze optie aan, dan zal een artikel steeds geïdentificeerd worden via zijn serienummer. Hiervoor moet u de module 'Serienummers' geactiveerd zijn.
• Unieke nummering
  Deze optie controleert het gebruik van identieke nummering van documenten. Wanneer u een bestelbon met eenzelfde nummer aanmaakt als een factuur zal het programma u waarschuwen.
• Aan te passen velden
  De aangevinkte velden kunnen bij het aanmaken van een document nog gewijzigd worden. Zo kunt u, bijvoorbeeld, het veld 'Omschrijving' blokkeren door 'Omschrijving' af te vinken in de 'Aan te passen velden'. Als u vervolgens een artikel selecteert, tijdens het aanmaken van een verkoopdocument, merkt u op dat WinFakt! de omschrijving van het artikel nog steeds automatisch toevoegt maar, dat de inhoud niet meer aangepast kan worden.
  

  Per document

Een aantal instellingen kunnen per documenttype gewijzigd worden. Kies bij 'Deze instellingen voor' het documenttype dat u wenst aan te passen.

Velden:

• Titel
  Het veld 'Titel', bevat een formule die het type verkoopdocument (bvb. factuur) bevat per ingestelde taal.
• Aantal maal afdrukken
  U kunt een verkoopdocument standaard een aantal keer laten afdrukken. Telkens u een document wilt afdrukken, kan u zelf nog kiezen welk aantal u effectief wilt laten afdrukken.
• Standaard commentaar en verkoopsvoorwaarden
  Per document kunt u commentaar en verkoopsvoorwaarden gaan toevoegen. In de selectievakken achter het invoerveld, kunt u bepalen voor welke taal u commentaar en voorwaarden wilt toevoegen.
• Printer
  Dit veld bevat de printer die standaard voor het documenttype wordt gebruikt. Dit kan verschillend zijn voor, bijvoorbeeld, uw facturen en uw tickets. Om een printer te selecteren, drukt u op de bijhorende knop die een overzicht geeft van de, bij u, geïnstalleerde printers.
• Stock afboeken
  Per documenttype, kunt u instellen of de stock afgeboekt moet worden op het moment dat het document afgedrukt en opgeslagen wordt.
  
  Voorbeeld: Een verkoopfactuur leidt tot het afboeken van stock, maar een offerte niet.
• Serienummers afboeken
  Vergelijkbaar met het afboeken van uw stock, kunt u met dit veld bepalen of serienummers verwijderd moeten worden bij een verkoop of niet.
• Nummer op document vermelden
  Als deze optie aangevinkt is, wordt het nummer van het document mee afgedrukt.
• Betalingen boeken aanduiden
  Op het moment dat u een factuur gaat afdrukken, krijgt u een afdrukvenster met een aantal standaardinstellingen. Eén van deze instellingen is 'Betalingen boeken aanduiden' dat bepaald dat de verkochte goederen meteen als betaald beschouwd worden terwijl u afdrukt en opslaat.

  Kortingen

In deze folder bepaalt u kortingpercentages op basis van de netto totalen. Als u, op een verkoopdocument, een netto totaal bekomt en op de 'K'-toets drukt, wordt door WinFakt! automatisch het kortingspercentage toegepast dat overeenkomt met het netto totaal.

Let op! U geeft best een aantal prijscategorieën in, waarbij de eerste begint bij €0,00 en de laatste eindigt op €9999999,00. Zo worden alle mogelijke bedragen gedekt door een kortingspercentage.

Opmerking
Meer informatie over de 'K'-toets, vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.

De verkoopprijs van een artikel kan op verschillende manieren bepaald worden. De eerste en meest eenvoudige manier is wanneer er maar één verkoopprijs per artikel is.

U kunt echter een aantal prijzen instellen die van toepassing kunnen zijn op:

• Artikelen
  Wanneer u, per artikel, meerdere verkoopprijzen wilt bijhouden, moet u gebruik maken van de tabbladen 'End User', 'Dealer 1+', ... op het moment dat u artikelen inbrengt. Elke tab vertegenwoordigt een andere verkoopprijs voor dit artikel.
• Klanten
  Dezelfde prijsgroepen vindt u terug in de keuzelijst 'Standaard prijs', op het inbrengvenster van klanten. Wanneer u een klant ingeeft, kunt u een prijsgroep bepalen voor deze klant.
• Verkopen
  WinFakt! zal vervolgens, tijdens het aanmaken van een verkoopdocument, de eenheidsprijs toepassen op de artikelen, die overeenkomt met de prijsgroep die voor de klant van toepasing is.

Per prijsgroep kunt u een aantal instellingen vrij aanpassen.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Velden:

• Benaming voor deze verkoopprijs
  Standaard wordt, per prijsgroep, een naam voorzien. Maar, u kunt de namen zelf gaan aanpassen om het geheel zo overzichtelijk mogelijk te houden.
  
  Voorbeeld: De naam 'End user' van prijs 1, kunt u vervangen door 'Particulier'.
• Verkoopprijs automatisch berekenen...
  U kunt er voor kiezen om uw verkoopprijzen te laten berekenen op basis van:
  
  • de instellingen in het venster 'Prijsbeding'.
  • het vast ingestelde winstpercentage op de aankoopprijs.
  • een variabel winstpercentage op basis van het aankoopbedrag.
    
  De derde optie biedt de mogelijkheid op winstpercentages te bepalen afhankelijk van het netto aankoopbedrag. U kunt dan nog kiezen of u 1, 2 of 3 winstpercentages wilt hanteren. De velden die u niet wenst te gebruiken, zet u gewoon op 0.
  
  Voorbeeld: In bovenstaand voorbeeld, ziet u dat de netto aankoopprijs vermeerderd wordt met 100% als de netto aankoopprijs tussen €0,00 en €1000,00 ligt, met 60% voor een netto aankoopprijs tussen €1001,00 en €6000,00 en met 40% als de netto aankoopprijs tussen €6001,00 en €9999999,00 ligt.
• Hanteer deze verkoopprijs...
  U kunt WinFakt! zo instellen dat de verkoopprijs bepaalt wordt op basis van het aantal artikelen per detailregel.
  
  Voorbeeld: Prijs 1 bevat de prijs voor particuliere verkoop met een maximum van 5 eenheden per artikel. Prijs 2 bevat de groothandelprijs voor klanten die meer dan 5 eenheden per artikel aankopen. Als een klant 6 eenheden van een artikel bestelt, gaat WinFakt! zelf bepalen dat het de groothandelprijs moet hanteren.
  

Hier kunt u de instellingen aanpassen die worden gebruikt om de BTW te berekenen, en om uw aangifte en listing af te drukken.

Velden:

• BTW–codes
  De verschillende BTW-percentages worden in WinFakt! gelinkt aan BTW-codes. Deze codes worden oa. gebruikt bij het aanmaken van verkoopdocumenten.
• BTW–aangifte
  Bij het maken van de BTW–aangifte worden de hier ingebrachte gegevens automatisch afgedrukt zodat er geen identificatie-etiket aangebracht moet worden.
• BTW-Nr. als getal
  Om het controlegetal te kunnen berekenen voor uw BTW-aangifte, heeft WinFakt! het BTW-nummer als getal nodig. Wanneer dit veld niet ingevuld is, kan WinFakt! geen BTW-aangifte berekenen en afdrukken. Het getal bestaat uit uw BTW-nummer zonder 'BE' en zonder puntjes.
• Afdrukken
  Hier kunt u kiezen hoeveel keer u wilt afdrukken en of u eerst een afdrukvoorbeeld wenst.

U kunt tot 9 banken gebruiken in WinFakt! Dit kunnen reële, maar ook fictieve banken zijn, zoals Kas, Proton, .... Met behulp van de pijltjes, naast het nummer, kunt u door de verschillende bankgegevens bladeren.

Rechts staat het grootboekrekeningnummer waarop de verrichtingen van deze bank geboekt moeten worden.

De grootboekrekeningen waarop WinFakt! BTW, klanten, leveranciers, dagontvangsten en leeggoed weg boekt is te bekijken en te veranderen via het submenu 'Automatische grootboekrekeningen'. Het aanpassen van deze codes gebeurt best in samenspraak met uw boekhouder.

Alle grootboekrekeningen zijn al gedefinieerd in het algemeen rekeningstelsel, via het hoofdmenu 'Boekhouding' - 'Grootboekrekeningen instellen'. In de instellingen worden ze aangeduid als de rekeningen die WinFakt! moet gebruiken bij het wegboeken.

WinFakt! kan tot 9 verschillende munten beheren. U stelt uw standaardmunt in, in het veld 'Munt code 1'. In de eerste kolom zet u steeds de benaming van de munt en in de tweede kolom de koers in relatie tot de standaardmunt.

Let op! Bij het gebruik van meerdere valuta, moet u steeds de koers, ten opzichte van de euro, controleren en instellen, vooraleer u verkoopdocumenten gaat aanmaken. WinFakt! blijft nl. in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks. Welke munt u hier ook kiest, WinFakt! boekt het verkoopdocument intern steeds in de hoofdmunt.

WinFakt! kan tot 5 verschillende talen gebruiken. U stelt uw standaardtaal in bij 'Taal 1'.

Standaard voorziet WinFakt! u van een database met postcodes en bijhorende steden en gemeentes.

Voorbeeld: Geeft u een nieuwe klant in en met de postcode '2800', dan zal WinFakt! u automatisch een keuzescherm geven waarin u de juiste stad of gemeente kunt selecteren.

Is er slechts 1 mogelijkheid, dan vult WinFakt! dit automatisch aan.

Wilt u plaatsnamen aanpassen of postcodes toevoegen, dan kunt u dit via het menu 'Andere' - 'Instellingen' - 'Postnummers instellen'.

U kunt zelf uw logo inbrengen in WinFakt! zodat het afgedrukt kan worden in de hoofding van de verkoopdocumenten.

De eerste keer dat u het logo aanpast, staat het logo in zwart/wit. Als u kleuren wil gebruiken in het logo is het nodig om het logo eerst in het kleur te zetten. Dit kan door in Paint het menu 'Afbeelding' - 'Kenmerken' en de optie 'Kleur' aan te klikken. Vervolgens tekent u uw logo in de beschikbare ruimte, en sluit u Paint af om op te slaan.

Let op! Gelieve de grootte van het logo niet te wijzigen, vermits de grootte, die gebruikt wordt, is gedefinieerd in WinFakt! op 825 x 260 pixels. Voor meer uitleg over het gebruik van Paint, kunt u best de helpbestanden van Paint raadplegen.

Opmerking: Het bestand moet opgeslagen worden onder 'c:\WinFakt' met de naam 'Logo.bmp'!

Indien u gebruik wenst te maken van meerdere dagboeken in één dossier kunt u die hier instellen. Elk dagboek bevat de gegevens van één (dochter)onderneming. Om een duidelijk onderscheid tussen de verschillende dagboeken te behouden, krijgen de officiële documenten voor elk dagboek een nummer met een verschillend bereik. Dit bereik kunt u ingeven in de velden 'Van' en 'Tot'.

Met WinFakt! hebt u de vrijheid om overbodige knoppen en menu's zelf te activeren en deactiveren.

Hoe dit precies in elkaar zit, leest u in het gelijknamige hoofdstuk.

Meer en meer wordt de vraag gesteld om offertes en facturen niet alleen per post, maar ook per mail te versturen. Dit kan ook vanuit WinFakt!. Om er voor te zorgen dat u niet afhankelijk bent van een extern mailprogramma, voorziet WinFakt! u van een eigen email-client.

Afhankelijk van de instellingen van uw internetprovider moet u onderstaand invoerscherm aanvullen:

Velden:

• Uitgaande mailserver
  Dit veld bevat de URL van de uitgaande mailserver van uw internetprovider. De documenten die u vanuit WinFakt! verstuurd, zullen via deze mailserver verstuurd worden.
• Inkomende mailserver
  Vul de URL in van de inkomende mailserver van uw internetprovider.
• Gebruiker
  In dit veld noteert u de gebruikersnaam die u van uw internetprovider gekregen hebt.
• Paswoord
  Om er voor te zorgen dat uw WinFakt! systeem kan inloggen op uw mailserver, is naast de gebruikersnaam ook een paswoord verplicht.
• Poort
  Via deze poort worden uw emails verstuurd.
• Uw naam
  In dit veld geeft u een naam in zoals u herkend wilt worden. Verstuurt u een offerte naar een klant, dan zal hij in het veld 'Van' deze naam te zien krijgen, ipv het email-adres.
• Email adres
  Dit is het email-adres waarop uw contactpersoon kan antwoorden.
• Bcc
  Bcc staat voor 'Blind carbon copy' en betekent dat u uw email naar meerdere contactpersonen kunt sturen zonder dat de ontvanger dit weet.
  
  Wilt u bij elke document, dat u mailt, uw manager op de hoogte brengen, dan kunt u hem in BCC zetten.

Opmerking: Meer informatie over het mailen vanuit WinFakt! vindt u in het hoofstuk 'Mailen'.

De eerste keer dat u WinFakt! opstart, wordt u gevraagd om WinFakt! te registreren. Meer informatie over dit onderwerp, vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.