Import / Export
WinFakt! bevat 4 mogelijkheden om gegevens uit te wisselen met andere systemen, nl:
Met deze mogelijkheden kunt u snel en gemakkelijk klanten, leveranciers, artikelen, enz. importeren uit of exporteren naar andere softwarepakketten of database- en tekstbestanden in plaats van deze gegevens handmatig te actualiseren.
U kunt enkel gegevens importeren die in één van de volgende formaten opgeslagen zijn:
.dbf, .dat, .soc, .txt en .csv.
Zitten uw gegevens niet in één van deze formaten (bvb. .xls), dan kunt u altijd contact opnemen met onze technische dienst om na te gaan of uw gegevens gemakkelijk omgezet kunnen worden.
U kunt meerdere keren importeren wat handig is als u, bijvoorbeeld, een maandelijkse update van de prijzen van uw leveranciers wilt importeren. WinFakt! gaat dan een vergelijkende import doen, waarbij er enkel artikelen geüpdate of toegevoegd worden, als ze nog niet in uw systeem bestaan.
Voorbeeld: Om klanten te importeren opent u het overzicht van de klanten, klikt u op de rechtermuisknop, selecteert u de menukeuze 'Extra' - 'Importeren gegevens' en selecteert u hoe u wilt importeren.
Er wordt een venster getoond waarin u op uw computer kan zoeken naar het te importeren bestand:
Stel: u wilt per provincie een lijst met klanten exporteren met een unieke sleutel bestaande uit: de eerste 3 karakters van de provincie, de Als u, bijvoorbeeld, een lijst met klantenwilt exporteren om te versturen via e-mail, kunt u dit in dezelfde formaten als u gegevens kunt importeren.
Klik, in het overzicht van uw klanten, op de
rechtermuisknop. In het menu dat te voorschijn komt, kiest u 'Extra' - 'Exporteren gegevens'. Onderstaand venster verschijnt:
Velden en knoppen:
- Exporteren met deze instellingen
Met dit keuzeveld bepaalt u het formaat van het bestand, naar waar u wilt exporteren.
- Exporteren naar bestand
In dit veld vult u de naam van het bestand in, naar waar u wilt exporteren.
- Zoeken
Klik op de knop 'Zoeken' als u wilt bepalen waar het bestand opgeslagen moet worden.
Met de module 'Exporteren naar ...' kunt u al uw bank-, facturatie- en, indien geactiveerd, de boekhoudgegevens digitaal overmaken aan uw boekhouder. Met behulp van deze module spaart uw boekhouder heel wat tijd uit, in vergelijking met het handmatig ingeven van uw facturen. Deze functie start u op via het
hoofdmenu 'Boekhouding' - 'Export' en maak een keuze uit de volgende boekhoudpakketten:
- Expert/M
- Briljant
- Exact
- Fiscalc
- TopAccount
- ProAcc
- Vero
- Octopus
Wilt u meer autonomie in wat u kunt exporteren? Dan is de module 'Export naar Excel' hiervoor uiterst geschikt. Of u nu een productlijst wilt exporteren of uw verkoopgegevens om extra grafieken en statistieken aan te maken, u kiest zelf wat u exporteert en op welk tijdstip.
Druk op de knop 'Export naar Excel', die u in het overzichtsvenster terug vindt. Doet u dit in het overzichtsvenster van de klanten, dan krijgtu u onderstaand scherm.
Knoppen:
 |
|
Start afdrukken
Als de selectie volledig naar wens is, kunt u de export starten met deze knop. |
 |
|
Inladen
Met de knop 'Inladen' kunt u een vooraf opgeslagen exports inladen. |
 |
|
Opslaan
Als u een selectie op regelmatige basis wilt exporteren, kunt u deze opslaan om ze vervolgens telkens te kunnen inladen. |
Voorbeeld: Loop door de volgende stappen om uw export te vervolledigen.
- Selectie: Selecteer de klanten waarvan de plaats = België;
- Lay-out: Selecteer de naam, het adres, de contactpersoon en het telefoonnummer;
- Sorteren: Sorteer oplopend op naam;
- Druk op de knop 'Starten';
- De selectie wordt rechstreeks naar Excel gekopieerd, klaar om de gewenste opmaak op toe te passen.
Opmerking: U zult merken dat de verschillende stappen, voor de export, overeenkomen met de functie om zelf lijsten samen te stellen en gegevens op te zoeken. Meer informatie over elke stap en de mogelijkheden vindt u dan ook in het hoofdstuk 'Zoeken/Lijsten'.
|