Customer Relationship Manager

Met de module ‘Customer Relationship Management' kunt u uw commerciële en technische contacten beter beheren en toegankelijk maken voor meerdere werknemers. 

Wanneer een klant contact met u opneemt, kunt u alle informatie en gemaakte afspraken van die klant centraal beheren. Krijgt u, of uw collega, de klant later terug aan de telefoon, dan hebt u die informatie onmiddellijk bij de hand. Zo kunt u elk contact met uw klanten en prospecten gemakkelijk opvolgen en zo kort op de bal spelen. 

Klik op de knop 'CRM' om volgend overzicht te tonen:

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Met behulp van tabs, kunt u al de binnengekomen berichten gaan filteren. Zo kunt u per werknemer een tab met berichten voorzien, die aan die werknemer zijn toegewezen. Meer informatie over het instellen van tabs, vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.

Klik in het overzicht op de knop 'Inbrengen' om een nieuw bericht toe te voegen.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Velden:

• Datum en uur
  De datum en het, wanneer u het bericht aanmaakt, wordt automatisch ingevuld door WinFakt!.
• Belangrijk bericht
  Met behulp van de sterretjes, kunt u elk bericht een prioriteit meegeven, gaande van 1 sterretje voor een lage prioriteit, tot 5 sterretjes voor topprioriteit. Om op een eerste zicht al een onderscheid te maken in uw berichten, wordt elk bericht vanaf prioriteit 3 in het rood gemarkeerd. Zo kunt u gemakkelijk een onderscheid maken tussen de berichten en afspraken die u zeker niet uit het oog mag verliezen.
• Naam, Contactpersoon, Te bereiken op
  Deze velden bevatten de naam van de firma, waarmee u contact had, de naam van de contactpersoon en het telefoonnummer. Selecteer het eerste 'Naam'-veld en druk op de F3-toets, om de gewenste firma te kunnen selecteren. Vervolgens worden deze velden automatisch opgevuld.
• Voor
  Voor wie is dit bericht bestemd.
  
  Voorbeeld: U hebt net een afspraak gemaakt met één van uw klanten en wilt een afspraakbevestiging laten sturen door uw secretaresse. Vul eerst de gemaakte afspraken in en vermeld tenslotte dat u een afspraakbevestiging wilt versturen. Vervolgens vult u in het veld 'Voor' de naam van de secretaresse of 'secretariaat' in, en dit komt automatisch in de tab met berichten voor het secretariaat terecht.
  
  Opmerking: De namen die u in het veld 'Voor' wilt invullen moeten natuurlijk overeenkomen met de namen die WinFakt! zal gebruiken om de berichten aan een tab toe te wijzen. Vult u een verkeerde naam in, dan gaat dit bericht niet verloren, maar vindt u dit nog altijd terug in de tab 'Allen', waar alle berichten in staan. Voor meer informatie over deze instellingen, kunt u uiteraard terecht bij onze helpdesk.
• Reden
  In dit veld vermeldt u de reden van het contact. Het selectievak gebruikt u om aan te duiden dat u dit bericht gelezen hebt.
• Antwoord
  De afhandeling van het bericht en eventuele afspraken, houdt u in het veld 'Antwoord' bij. Het selectievak gebruikt u om aan te duiden dat u dit bericht voor u momenteel afgehandeld is. Vervolgens verdwijnt dit bericht uit de persoonlijke tab.
  
  Opmerking: Als u bovenstaande selectievakken hebt aangevinkt en het bericht op naam van een andere persoon zet, zullen deze vakjes automatisch terug uitgevinkt worden.
• Categorie, Subcategorie
  U kunt uw berichten niet alleen verdelen en filteren per werknemer, maar ook per categorie. Zo kunt u snel en gemakkelijk lijsten maken van berichten die enkel binnen de categorie 'Verkoop' vallen. Voor het instellen van de verschillende categorieën, kunt u terecht bij onze technische dienst.
• Ok, volledig afgehandeld of op vergadering van...
  Als een bericht en/of bijhorende afspraak volledig afgehandeld is, kunt u dit keuzevak aanvinken. Vervolgens wordt een regel in het veld 'Antwoord' toegevoegd met de datum en de vermelding dat dit bericht volledig afgehandeld is. Dit bericht wordt niet verwijderd, maar vindt u nog terug in de tab 'Allen'.
  U kunt een bericht ook tijdelijk verwijderen door een datum in het veld 'Op vergadering van' in te vullen.
  
  Voorbeeld: Hebt u een afspraak met een klant, die pas binnen twee maanden doorgaat, dan kunt u de datum van vandaag + 7 weken invullen in het veld 'Op vergadering van'. Zo behoudt u een duidelijk overzicht van de berichten die u momenteel nog moet afwerken. Het bericht met de afspraak verschijnt na 7 weken automatisch terug in uw overzicht.
• Terug te bellen op..., Afspraak op...
  In deze velden kunt u, vrijblijvend, de datum bijhouden van wanneer u gaat terugbellen of wanneer u een afspraak hebt.
• E-mail
  Het adres waarop u de klant kunt bereiken, kunt u hier invullen. Als u in het eerste 'Naam'-veld een firma hebt geselecteerd, wordt dit veld automatisch ingevuld. Klik op de knop 'Send e-mail' om een e-mailbericht te versturen naar deze persoon.
• 's Avonds bellen, Langsgaan bij gelegenheid, Afsluitfax, Actie vereist
  Met de volgende velden bepaalt u welke handelingen er nu vereist zijn. Deze opties kunt u snel en gemakkelijk laten aanpassen door onze technische dienst.