Artikelen

Wanneer u artikelen wilt toevoegen, bekijken, enz., kunt u op het bureaublad van WinFakt! een klikken op de knop 'Artikelen' in de hoofdknoppenbalk. Het hoofdvenster van uw artikelenbestand wordt geopend.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

  Knoppenbalk

Buiten een aantal standaardknoppen, vindt u de volgende knoppen terug in de knoppenbalk van dit venster.

Snelexport naar verkoop Met de functie snelexport, kunt u een reeks artikelen selecteren, klikken op de knop "Snelexport naar verkoop", en worden deze artikelen geëxporteerd naar een verkoopdocument. Zo kan u snel en overzichtelijk nieuwe facturen of bestelbons maken. Meer informatie over dit onderwerp, vindt u in het hoofdstuk 'Snelexport naar verkoopdocumenten '.

Lijst van binnengekomen boekingen bekijken Deze functie geeft u een ovezicht van de ingeboekte stock met de bijhorende serienummers. Met de knop 'Serienummers boeken' kunt u serienummers gaan inboeken voor artikelen waaraan nog geen serienummer werd gekoppeld.

Inkomende voorraad boeken Met deze functie kunt u uw binnengekomen voorraad inboekken. Voor meer informatie kunt u terecht in het hoofdstuk 'Stock inboeken'.

Controle op voorraadbeweging voor dit artikel Deze functie geeft een overzicht van de stockbewegingen van het geselecteerde artikel. Meer informatie over de 'Stockbewegingen', vindt u in het gelijknamig hoofdstuk.

  Rapporten afdrukken

WinFakt! bevat een aantal rapporten die u toelaten uw gegevens optimaal te beheren. Als u rechts klikt in het artikelenoverzicht, krijgt u onderstaand menu:

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Soorten rapporten:

• Verkochte artikelen
  WinFakt! toont u een gedetailleerde lijst met het aantal verkochte artikelen per periode. U kunt eveneens een lijst afdrukken per artikelgroep of per klant.
• Verkochte artikelen per groep
  U kunt bovenstaand rapport ook opvragen gegroepeerd per artikelgroep.
• Verkochte artikelen per klant
  Dit rapport toont u een lijst van de verkochte artikelen voor een specifieke klant.
• Verkochte artikelen per leverancier
  Naast een lijst met de verkochte goederen per klant, kunt u ook ook nagaan van welke leverancier de goederen het best over de toonbank gaan.
  
• Prijslijst inclusief BTW
  Dit rapport geeft al uw artikelen met hun verkoopprijs weer, inclusief BTW.
• Prijslijst exclusief BTW
  U kunt in WinFakt! verschillende soorten prijslijsten afdrukken. U kunt de prijslijsten weergeven per groep, in verschillende talen en met zelf aangemaakte titels en subtitels. Dit rapport vermeldt al uw artikelen met hun verkoopprijs, exclusief BTW.
• Prijslijst Subgroep Exclusief BTW
  Indien u werkt met subgroepen, kunt u het rapport 'Prijslijst exclusief BTW' meer specificeren.
• Prijslijst Subgroep Inclusief BTW
  Met dit rapport, kunt u het rapport 'Prijslijst exclusief BTW' meer specificeren.

Klik op de knop 'Inbrengen' om een nieuw artikel toe te voegen aan uw lijst. Het venster is opgesplits in twee onderdelen:

• Algemeen: bevat algemene informatie over het artikel.
• Detail: bevat een aantal folders met details over de verkoop- en aankoopprijzen, eventuele taxen en extra instellingen.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

  Knoppenbalk

Vorige bekeken gegevens invullen hier Als u met een reeks vergelijkbare artikelen werkt, is dit een handig hulpmiddel om zoveel mogelijk artikelen toe te voegen binnen een relatief korte tijdsspanne. Deze knop vult nl. alle velden, op het artikelnummer na, automatisch in van het laatst bekeken artikel. Voorbeeld: U gaat pvc buizen verkopen met een verschillende dikte. Dan kunt u een eerste artikel aanmaken met bijhorende omschrijving = 'PVC buis 10 cm doorsnee', groepnaam = 'Buizen', aankoopprijs, verkoopprijs en minimum stock. Vervolgens kunt u een tweede en derde buis inbrengen met een doorsnee van 15 en 20 cm. Dan kunt u het inbrengvenster openen en op deze knop drukken. Ten slotte moet u enkel nog de omschrijving en de prijzen aanpassen.

Prijsbeding instellen Per klant en artikel, kunt u zelf formules gaan instellen, of laten instellen, om kortingen en prijsvariaties allerhande op te vangen en te coderen die niet standaard zijn. Dit valt onder de functie 'Prijsbeding instellen'. Meer informatie over het gebruik van prijsbeding, vindt u in het gelijknamig hoofdstuk.

  Velden

Algemeen

• Artikelnummer
  Het 'Artikelnummer' kan 15 tekens lang zijn en zowel numeriek als alfanumeriek. De nummering van artikelen kunt u zelf kiezen:
  • U kunt de nummering van uw leveranciers overnemen;
  • U kunt zelf ook een volledig nieuwe nummering voorzien;
  • WinFakt! kan de nummering ook automatisch laten gebeuren;
    
    Let op! Bij automatische nummering moet het artikelnummer wel numeriek zijn.
• Barcode
  Dit is het nummer dat overeenstemt met de barcode die op uw artikel staat. Met de module 'Barcode verwerking' kunt u zelf ook barcodes aanmaken en scannen.
• Omschrijving
  Dit is de productomschrijving zoals ze op het verkoopdocument afgedrukt wordt. Een omschrijving kan meerdere regels bevatten. Druk op de F8-toets, of klik met de rechtermuisknop in het veld 'Omschrijving' om het venster 'Extra memo' te krijgen.
  
  Opmerking: Als u werkt met de module 'Multitalen', vult u de omschrijving in, in het Nederlands, op voorwaarde dat dit voor u de standaardtaal is voor uw documenten. U kunt de anderstalige omschrijvingen toevoegen aan de extra velden. Afhankelijk van de taalkeuze, kiest WinFakt! automatisch de juiste omschrijving.
• Groep
  Deze twee velden bieden u de mogelijkheid om uw artikelen onder te verdelen in logische groepen. Later kunt u op deze artikelgroepen filteren om rapporten en lijsten aan te maken.

Verkoop

• In lijst
  WinFakt! kan prijslijsten afdrukken van de artikelen. Het vakje 'In lijst' bepaalt u of dit artikel wilt opnemen in de prijslijsten. Dit kan u per prijsgroep apart instellen. Meer informatie over de prijslijsten vindt u in de sectie rapporten.
• Eenheidsprijs
  Verkoopprijs per stuk, exclusief BTW.
• Netto winst
  WinFakt! berekent voor u het verschil tussen de aan- en verkoopprijs. Dit wordt zowel in valuta uitgedrukt als in een winstpercentage. Als u het percentage of het winstbedrag wijzigt, worden de prijzen automatisch aangepast.
• BTW
  In het veld 'BTW' bepaalt u met BTW-tarief van toepassing is op dit artikel. U kunt een lijst van de beschikbare BTW-tarieven oproepen door op de F3-toets te drukken.
  
  Opmerking: WinFakt! werkt met volgnummers (bvb. 4 = 21%) die centraal bijgehouden wordt. Dit maakt het makkelijker voor u wanneer de BTW-percentages veranderen. Ze moeten dan maar op 1 plaats aangepast worden en niet in elk venster van uw applicatie. De instellingen vindt u in het hoofdmenu: 'Andere' - 'Instellingen' - 'BTW instellingen'. Het aanpassen van deze percentages wordt besproken in het hoofdstuk 'Instellingen'.
• incl.BTW
  Dit veld bevat de uiteindelijke verkoopprijs, inclusief BTW.
  
  Opmerking: U kunt van eender welk prijzenveld de inhoud aanpassen. WinFakt! herberekent dan automatisch de andere velden.
• Solden van ... t.e.m. ...
  Als deze optie bij u is ingesteld, kunt u de soldenperiode ingeven per artikel. Met behulp van prijsgroepen, kunt u een prijsgroep 'Solden' instellen met de soldenprijs voor dit artikel. Vervolgens neemt WinFakt! in de soldenperiode automatisch de correcte prijs.

Aankoop

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

• Leverancier
  Dit veld bevat het leveranciersnummer van de leverancier die dit artikel aanlevert. Als u niet zeker bent van het leveranciersnummer, kunt u met de F3-toets de lijst met leveranciers opvragen. Vervolgens wordt een aantal gegevens van de leverancier naast het leveranciersnummer getoond en krijgt de tab een korte beschrijving van de leverancier als naam.
• Hoofdleverancier?
  Per artikel kunt u prijzen en gegevens bijhouden van 9 verschillende leveranciers. 1 van deze leveranciers moet aangeduid worden als hoofdleverancier. Standaard wordt de eerste leverancier aangeduid als hoofdleverancier, maar dit kunt u zelf wijzigen. Deze gegevens worden in WinFakt! gebruikt als de standaard leverancier.
• Catalogusprijs
  Als de module 'Multivaluta' geactiveerde is, kunt u bepalen met welke valuta u de artikelen aankoopt. De volgende velden zijn achtereenvolgens:
  • de catalogusprijs/aankoopprijs;
  • het ontvangen kortingpercentage bij aankoop;
  • de netto aankoopprijs.
    
    Opmerking: Wanneer de netto aankoopprijs gelijk is aan de catalogusprijs, vult u gewoon de netto aankoopprijs in als catalogusprijs en zet u het kortingpercentage gelijk aan 0.
• Artikelcode leverancier
  U kunt zelf een artikelcode aanmaken of laat generen door WinFakt!. Om snel en correct bestellingen te kunnen doen van de artikelen die onder hun minimum stock zitten, kunt u in dit veld de artikelcode van de leverancier bijhouden.
• Artikelcode fabrikant
  Vergelijkbaar met de artikelcode van de leverancier, kunt u de artikelcode van de fabrikant bijhouden.
• Merk
  In het laatste veld, van deze folder, kunt u de merknaam invullen.

Tabs: leveranciers
Per artikel kunt u tot 9 verschillende leveranciers en aankoopprijzen bijhouden. Hoe u de lay-out en de inhoud van een tab kunt instellen, vindt u in het hoofdstuk 'Instellingen'.

Taksen

• De inhoud van de velden Recupel, Auvibel, Bebat en Reprobel, worden automatisch als extra lijn toegevoegd aan uw verkoopdocument op het moment dat u dit artikel selecteert. De prijs die u in deze velden invult, is inclusief BTW.
• De accijnzen en het leeggoed worden verrekend in het BTW-bedrag op uw artikel.
  
  Voorbeeld: De nettoprijs van uw artikel bedraagt €10, het BTW-percentage = 21% en leeggoed = €2. Het BTW-bedrag bedraagt nu €2,10 + €2 leeggoed. Het bruto bedrag bedraagt dus €14,10.
• Als u met de taks 'Ecoboni' werkt, wordt dit bedrag bijgeteld bij uw nettoprijs.
  
  Voorbeeld: De nettoprijs van uw artikel bedraagt €10, het BTW-percentage = 21% en
  Ecoboni = €2. Het totale nettobedrag is nu €12 en de BTW bedraagt €2,52. Het bruto bedrag bedraagt dus €14,52.

Extra

• Matentabel
  Met deze module kunt u voor één artikel, meerdere maten gaan bijhouden. Aan één artikel kledingstuk, met het artikelnummer "Broek1", kunnen de maten 'S', 'M', 'L', enz. gegeven worden.
  
  Opmerking: De matentabel moet u zelf niet instellen, maar wordt ingesteld door onze technische dienst, bij activering van de module.
• Minimum stock
  In dit veld bepaald u hoeveel eenheden u van dit product minstens in stock wilt hebben. Wanneer de stockhoeveelheid onder dit niveau zakt, wordt in de tab 'Te bestellen,' van het artikelenoverzicht, een bestelvoorstel gedaan. Naast het veld 'Minimum stock' vindt u ook de huidige stockhoeveelheid terug.
• Afdrukken op verkoopdocumenten
  Om facturen af te drukken, zonder details van de artikelen, kunt u deze optie uitvinken. Zo krijgt u enkel de totalen te zien zonder detailregels.
• 1 Etiket artikel?
  Met de module 'Etiketten', kunt u zelf etiketten afdrukken van uw artikelen. U vindt de knop terug in de knoppenbalk van het artikelenoverzicht.
  Wanneer u deze optie aanvinkt en u gaat etiketten afdrukken, dan wordt er 1 etiket afgedrukt voor dit artikel. Is de optie uitgevinkt, dan wordt het aantal af te drukken etiketten gebaseerd op de stockhoeveelheid.
• Korting toegestaan?
  U bepaalt zelf op welke artikelen al dan niet korting verrekend mag worden.
• Gemiddelde aankoopprijs
  Dit veld berekent automatisch de gemiddelde aankoopprijs, afhankelijk van het aantal leveranciers die zijn toegevoegd en de verschillende prijzen.
• Netto winst op basis van
  De netto winst, die door WinFakt! verrekend wordt op basis van de aankoopprijs, kunt u op verschillende manieren laten genereren. De berekening kunt u laten afhangen van:
  
  • Actieve Aankoopprijs: dit is de aankoopprijs, tab, die in de folder 'Aankoop' geselecteerd is;
  • Eerste Aankoopprijs;
  • Gemiddelde Aankoopprijs: de gemiddelde aankoopprijs is gebaseerd op alle tabbladen, in de folder 'Aankoop', die een aankoopprijs bevatten;
  • Maximum Aankoopprijs: de hoogst ingegeven aankoopprijs voor dit artikel;
  • Minimum Aankoopprijs: de laagst ingegeven aankoopprijs voor dit artikel;
    
    

Extra velden

WinFakt! voorziet een aantal standaardvelden om algemene gegevens bij te houden van uw klanten, leveranciers, enz. Indien u meer specifieke gegevens per klant wilt bijhouden (bvb. verjaardagen, aanspreektitel, sector, enz), biedt WinFakt! de mogelijkheid om extra velden toe te voegen. Met deze functie kunt u zelf velden aanmaken en zelfs het type van het veld bepalen (alfanumeriek, numeriek of datumveld).

Velden:

• Rek nr.
  Als u gebruik maakt van de module 'Boekhouding', kunt u in dit veld het rekeningnummer invullen waarop het aangekochte artikel geboekt moet worden (bvb. 700000 = handelsgoederen).
• Omschrijving taal 2-4
  WinFakt! biedt de mogelijkheid om uw rapporten en verkoopdocumenten in verschillende talen op te maken. Elk artikel moet dan ook omschrijvingen in de verschillende talen bevatten. Dat kunt u in deze extra velden instellen. Als u een taal selecteert, haalt WinFakt! de juiste omschrijving uit de gelinkte velden.
  
  Let op! De taal 'Nederlands' zal standaard taal 1 zijn. Vervolgens kunt u bijvoorbeeld 'Engels' als tweede en Frans als derde taal instellen. U moet er dan voor zorgen dat de Engelse omschrijvingen voor elk artikel in 'Omschrijving Taal 2' terecht komen en de Franse in het volgende veld. Als dit niet consequent wordt ingevuld, gaan de verkeerde omschrijvingen gekozen worden.

Klik op de knop 'Inbrengen', in het artikelenoverzicht, en vervolgens op de knop 'Samenstelling artikel'. Met deze functie kunt u meerdere groeperen in één artikel. Zo kunt u, bijvoorbeeld, bloemen en vazen afzonderlijk aankopen en samenstellen tot 1 bloemstuk. Op het moment dat u dit bloemstuk verkoopt, wordt de stock van de gebruikte bloemen en vazen automatisch afgeboekt.

- klik op de afbeelding om hem in zijn oorspronkelijke formaat te bekijken -

Vergelijkbaar met het aanmaken van een verkoopdocument, kunt u artikelen selecteren en, indien nodig, prijzen aanpassen om 1 algemeen artikel te maken. Vervolgens klikt u op de 'Ok'-knop. Ten slotte klikt u op de knop 'Opslaan' om dit artikel als samengesteld artikel op te slaan.

Opmerking: Als u niet wilt dat de prijs mee op het verkoopdocument afgedrukt wordt, kunt u de prijs per geselecteerd artikel op 0 zetten. Het artikel komt dan nog wel op het document te staan als onderdeel, maar zonder de prijs. Als u het artikel helemaal niet op het document wilt, vinkt u het vinkje links van de detailregel uit.

De volgende velden en knoppen worden getoond in het venster 'Samenstelling':

• Prijs categorie:
  In deze keuzelijst bepaalt u welke prijsgroep gehanteerd wordt. Wanneer u bij een klant de prijskolom 'Particulier' heeft ingevuld en maakt een verkoopdocument op voor deze klant, dan zal de prijsgroep 'Particulier' automatisch ingevuld worden. Wilt u de klant deze keer toch een gunstigere prijs geven, kunt u zelf de prijsgroep voor dit document wijzigen of per artikel de prijzen gaan aanpassen.
  Meer informatie over de prijsgroepen, vindt u in bovenstaande secties.
• Samengstelling voor, Omschrijving, Barcode en Groep/subgroep
  Vooralleer u het artikel gaat samenstellen, kunt u reeds een artikelcode, beschrijving, barcode en groep/subgroep toekennen. Als u vervolgens de subartikels gaat selecteren ziet u achter deze titels de overeenkomstige beschrijvingen staan.
  
  

  	Prijscalculatie wizard De prijscalculatie wizard helpt u een meer gedetailleerde prijsofferte te maken. Meer informatie vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.
  	Munt instellen Dit veld is enkel bruikbaar als u met de module 'Multivaluta' werkt. U bepaalt hier in welke munteenheid het samengesteld artikel wordt opgemaakt. De koers van de gekozen munt op het moment van aanmaak wordt mee opgeslagen in het samengesteld artikel. Let op! Bij het gebruik van andere valuta, moet u steeds vooraf de koers, ten opzichte van de euro, controleren en instellen , want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks. Welke munt u hier ook kiest, WinFakt! boekt het verkoopdocument intern steeds in de hoofdmunt.
  	Taal instellen Met dit veld bepaalt u in welke taal het samengesteld artikel wordt afgedrukt. Opmerking: Als u verkoopdocumenten wenst af te drukken in een andere taal, dan moet u ook de artikelen voorzien van een extra omschrijving in die taal. Indien dit correct werd ingesteld, wordt de omschrijving van het artikel in de geselecteerde taal afgedrukt. Meer informatie, over dit onderdeel, vindt u in bovenstaande secties.

In het detailgedeelte vindt u de volgende velden terug:

• Aantal
  Hier vult u het aantal verkochte eenheden in die op het verkoopdocument moet komen.
• St
  Indien u met de module 'Multistock' werkt, kunt u de stocklocatie opgeven waaruit de artikelen komen. Deze locaties zijn genummerd van 1 tot 9. Selecteer het veld en druk op de F3 -toets om een overzicht van de beschikbare stocklocaties te tonen.
• Artikelnummer
  U kunt in dit veld een artikelnummer invullen of op F3 drukken om een lijst te krijgen van al uw beschikbare artikelen. Vervolgens worden de velden, zoals prijs, automatisch ingevuld. U kunt alle gegevens natuurlijk nog aanpassen. Wanneer u zelf een artikelnummer invult dat nog niet is ingebracht in uw artikelenbestand, zal WinFakt! u vragen om het artikel aan te maken.
• Ser.nr
  Voor de artikelen waar een serienummer voor beschikbaar is, kunt u eveneens een overeenkomstig serienumme meegeven.
• Eenh.prs.
  In dit wordt de prijs van het artikel ingevuld.
  
  Wanneer u in dit veld op de F3- toets drukt, geeft WinFakt! u een lijst met de prijzen die deze klant de vorige keren voor dit artikel betaalde. Een overzicht van de prijzen die de klanten in het verleden betaalden, vindt u in het hoofdmenu 'Rapporten' - 'Artikelen' - 'Verkochte artikelen per klant'.
• -%
  Om een klant een korting toe te kennen, kunt u in dit veld een percentage invullen. De prijzen worden op dit verkoopdocument automatisch aangepast.
• BTW
  Het BTW-percentage dat ingevuld werd bij het artikel, wordt automatisch ingevuld. WinFakt! berekend de netto- en brutoprijzen automatisch.
• Netto
  Hier wordt de totale nettoprijs, exclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, net zoals in het 'Bruto'-veld, zelf een totale nettoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
• Bruto
  Hier wordt de totale brutoprijs, inclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, net zoals in het 'Netto'-veld, zelf een totale brutoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
• Omschrijving
  De omschrijving van het artikel. Als de omschrijving uit meerdere regels bestaat, kunt u op F8 drukken. Er verschijnt een scherm waarin u meerdere regels voor deze omschrijving kan inbrengen.
  
  Opmerking: Wilt u het artikel opzoeken volgens omschrijving, dan kunt u op F3 drukken.
  Let op! Wilt u tekst in het vet weergeven op het document, gebruik dan eerst de toetsencombinatie ctrl - B alvorens tekst in te typen.

De groene 'Ok'-knop of de 'Page-Down'-toets laat u toe om de detailregel onmiddellijk in onderstaande detaillijst te plaatsen.

Het is niet verplicht om al deze velden in te vullen. Er zijn verschillende combinaties mogelijk. Een detailregel kan zijn:

• een artikel uit het artikelenbestand;
• een detailregel zonder artikelnummer, maar met omschrijving en prijs;
  
  Let op! Als u met de module 'Boekhouding' werkt, dan moet er altijd een artikelnummer ingevuld zijn omdat de artikelnummers op de boekhoudlijsten komen

  Bepaling van de prijs

De prijzen van de artikelen, die u selecteert om een artikel samen te stellen, worden in het venster 'Samenstelling' weergegeven met de verkoopprijs per artikel. Onderaan dit venster, vindt u ook de totale netto verkoopprijs en de totale verkoopprijs inclusief BTW.

Daarnaast vindt u ook de totale aankoopprijzen om in één overzicht een idee te hebben van de winstmarges. Wilt u niet dat uw klanten op scherm mee kunnen volgen wat de aankoopprijzen zijn, dan klikt u links op het groene knopje, zodat er een klein verbodsbord komt te staan. U ziet dat de prijzen vervolgens niet zichtbaar zijn.

Wanneer u de samenstelling opslaat, krijgt u in de folder 'Aankoop', van het samengestelde artikel, een totale aankoopprijs. De verkoopprijs, van het samengestelde artikel, wordt niet ingevuld in de folder 'Verkoop', zodat u zelf de verkoopprijs kunt bepalen. U kunt de prijs van een samengesteld artikel op 2 manieren bepalen:

1. U kunt de samengestelde verkoopprijs overnemen;
2. U bepaalt zelf een winstpercentage, rekening houdend met de verkoopprijs per artikel en de eventuele meerkost om er een samengesteld artikel van te maken.

  Plaatsing op een verkoopdocument

Samengestelde artikelen kunt u, net zoals de gewone artikels, toevoegen aan een verkoopdocument.