Welkom op de WinFakt!-helppagina's. Deze handleiding biedt u een overzicht van alle modules en bijhorende functionaliteiten.

Hebt u een vraag of een opmerking i.v.m. WinFakt! of weet u niet goed meer hoe u, bijvoorbeeld, stock moet inboeken? Onderstaande hoofdstukken helpen u bij het juiste onderwerp te komen en het geheugen weer even op te frissen.

  •  
  • Home

    »

    Verkoop

    »

    Verkoop 1
  •  
Help: verkoop
het scherm "Verkoop"

Door op de knop "verkoop" te klikken brengt u onderstaand scherm tevoorschijn. Hier brengt u een verkoopdocument in. Het inbrengen van een verkoop kent verschillende stappen/mogelijkheden te herkennen aan de tabbladen "Standaard", "Afbeelding" en "klantenkaart" (klik op de links om meteen naar het onderdeel van uw keuze te gaan). We bespreken ze hier voor u.

We bespreken alle knoppen en velden in het tabblad "standaard" voor u:
Knop/veld Functie
Soort document: Hier kiest u het type verkoopdocument dat u wilt aanmaken.
BTW regime: U kunt specifiek per document het BTW regime bepalen. Als u een factuur opstelt met artikelen, die standaard met 21% BTW worden gefactureerd, kunt u met deze instelling bepalen dat het BTW regime gewijzigd wordt naar, bijvoorbeeld, 'verkoop binnen de EG'. U zult zien dat dit onmiddellijk een invloed heeft op de geselecteerde artikelen en bijhorende BTW-percentages.Het is belangrijk dat u eerst het BTW regime selecteert en daarna pas de artikelen toevoegt. Wanneer u bij de klant een BTW regime ingevuld heeft en u maakt een verkoopdocument op voor deze klant, dan zal het BTW regime automatisch ingevuld worden
Prijs categorie: In deze keuzelijst bepaalt u welke prijsgroep gehanteerd wordt. Wanneer u bij het inbrengen van een klant de prijskolom 'End User' heeft ingevuld en u maakt een verkoopdocument op voor deze klant, dan zal de prijsgroep 'End User' automatisch ingevuld worden. Wilt u de klant deze keer toch een gunstigere prijs geven, kunt u zelf de prijsgroep voor dit document wijzigen of per artikel de prijzen gaan aanpassen. Meer informatie over de prijsgroepen, vindt u in het hoofdstuk Artikelen .
Klant: Standaard is het zo dat als je de beginletters of -cijfers intikt van een klant, WinFakt! een keuzelijst toont van alle klanten die met deze letters/cijfers beginnen.
U kunt in dit veld ook op F3 drukken om een lijst te krijgen van al uw klanten.Of u kan klikken op het pijltje naast het veld om meteen de hele lijst op te vragen.
In dit veld vult u het nummer van de klant in. Met behulp van de F3-toets, vraagt u de klantenlijst op.
U kan ook simpelweg de beginletters van een klant intypen in dit veld, WinFakt! zoekt dan de correcte klant, heeft hij meerdere klanten gevonden die beginnen met de opgegeven waarde, dan gaat hij deze klanten voorstellen in een keuzelijst.

Klanten met openstaande facturen die hun kredietlijn overschrijden, komen in het rood te staan met het openstaande bedrag.
Nieuwe klantgegevens inbrengen
Wanneer een nieuwe klant artikelen wilt bestellen, kunt u vanuit dit venster een nieuwe klant toevoegen met behulp van deze knop. Wanneer de klant is toegevoegd, wordt deze automatisch mee overgenomen in dit document.
Extra info
Tijdens het aanmaken of bewerken van klanten kunt u extra informatie bijhouden in een memoveld. De informatie die u daar ingegeven hebt, kunt u hier terug opvragen met behulp van deze knop. Indien er geen extra informatie beschikbaar is, wordt de knop in het grijs weergegeven. Is extre info wel ingevild verschijnt deze knop in het geel
Inladen
Met deze knoppen kunt u een lijst opvragen van de verkoopdocumenten van vorig jaar of van dit jaar voor die klant.
Dit is handig wanneer u, bijvoorbeeld, één of meerdere documenten van dit of vorig boekjaar wilt omzetten naar een factuur zonder dat het document zelf verwijderd wordt.

Stel, u wil (bijvoorbeeld) een bestelbon omzetten naar een factuur:
Als u in het veld "Klantnummer" al een klantnummer hebt ingevuld, krijgt u een lijst met alle documenten met betrekking tot deze klant. Dubbelklik op de gewenste bestelbon die u wilt omzetten naar een factuur.
Wilt u meer bestelbons in één keer inladen: selecteer een bestelbon en druk op de spatiebalk. Elk document dat u met de spatiebalk selecteert, verschijnt in de nieuwe factuur van zodra u op het vinkje in de linkerbovenhoek klikt.

Per document dat u toevoegt (in ons voorbeeld een bestelbon), wordt het nummer en de datum ingevuld. Indien u geen wijzigingen wenst te doen aan de artikelen of de prijzen, kan u deze factuur afdrukken. In het overzicht van alle documenten, kunt u het veld "Van deze is al gemaakt" toevoegen.
In dit veld kunt u zien of een document reeds is omgezet naar een factuur en welk het bijhorend factuurnummer is.
Meer informatie over het toevoegen van velden in een tab, vindt u terug in het hoofdstuk instellingen.
Aantal: Hier vult u het aantal verkochte eenheden in die op het verkoopdocument moet komen.
Artikelnummer: Standaard is het zo dat als je de beginletters of -cijfers intikt van een artikelnummer, WinFakt! een keuzelijst toont van alle artikelen die met deze letters/cijfers beginnen.
U kunt in dit veld ook op F3 drukken om een lijst te krijgen van al uw beschikbare artikelen.Of u kan klikken op het pijltje naast het veld om meteen de hele lijst op te vragen.
Na het invullen van de artikelnummer worden de velden, zoals prijs, automatisch ingevuld.
U kunt alle gegevens natuurlijk nog aanpassen. Wanneer u zelf een artikelnummer invult dat nog niet is ingebracht in uw artikelenbestand, zal WinFakt! u vragen om het artikel aan te maken.
Eenheid: In dit veld wordt automatisch een vrij serienummer van dat artikel ingevuld, of kunt u zelf een vrij serienummer invullen. Tevens kan u dit veld gebruiken om info als : maat, jaar, etc (afhankelijk van de sector) in te geven. Dit veld wordt standaard niet afgedrukt op de lay-out van de verkoopdocumenten.
Eenh.prs.: In dit veld wordt de prijs van het artikel ingevuld. Wanneer u in dit veld op de F3-toets drukt, geeft WinFakt! u een lijst met de prijzen die deze klant de vorige keren voor dit artikel betaalde. Een overzicht van de prijzen die de klanten in het verleden betaalden, vindt u in het hoofdmenu "Open" - "Detail van laatst verkochte artikelen".
-%: Om een klant een korting toe te kennen, kunt u in dit veld een percentage invullen. De prijzen worden op dit verkoopdocument automatisch aangepast. U kan trouwens in de klantenfiche zelf een standaard kortingspercentage ingeven voor die klant. Dit wordt dan meegenomen naar elke detailregel van het verkoopdocument.
BTW: Het BTW-percentage dat ingevuld werd bij het artikel, wordt automatisch ingevuld. WinFakt! berekent de netto- en brutoprijzen automatisch.
Netto: Hier wordt de totale nettoprijs, exclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, net zoals in het 'Bruto'-veld, zelf de totale nettoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
Bruto: Hier wordt de totale brutoprijs, inclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, net zoals in het 'Netto'-veld, zelf de totale brutoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
Omschrijving:

De omschrijving van het artikel. Als de omschrijving uit meerdere regels bestaat, kunt u op F8 drukken. Er verschijnt een scherm waarin u meerdere regels voor deze omschrijving kan inbrengen.
Wilt u het artikel opzoeken volgens omschrijving, dan kunt u op F3 drukken.

Om een regel in het vet te zetten kan je ook rechtsklikken op de detailregel en kiezen voor <b>'Vet'</b>
Ook kan u de regels van HTML toepassen dwz:
typ dan eerst "< b >" (bold) alvorens tekst in te typen, als u de tekst terug normaal wil tonen typt u "< n >" (normal). Zo kan u ook tekst onderlijnen door "< u >" (underline) te gebruiken en "< i >" (italic) om tekst in het cursief te plaatsen. U kan deze functies ook combineren vb: "< b u i >"

De groene 'Ok'-knop of de 'Page-Down'-toets laat u toe om de detailregel onmiddellijk in onderstaande detaillijst te plaatsen.

Het is niet verplicht om al deze velden in te vullen. Er zijn verschillende combinaties mogelijk. Een detailregel in een verkoopdocument kan zijn:

  • een artikel uit het artikelenbestand
  • een detailregel zonder artikelnummer, maar met omschrijving en prijs
    Let op! Als u met de module 'Boekhouding' werkt, dan moet er altijd een artikelnummer ingevuld zijn omdat de artikelnummers op de boekhoudlijsten komen
  • een detailregel zonder artikelnummer en eenheidsprijs, maar met omschrijving
  • een lege regel
  • een detailregel die wel wordt opgeslagen maar niet afgedrukt. Dit is mogelijk door de detailregel te selecteren met de spatiebalk, zodat deze grijs gekleurd wordt.
    Of: u kan rechts klikken op de bewuste detailregel en de optie "Deze detailregel afdrukken?" uitvinken.


Opmerking: Stel dat u een aantal artikelen hebt toegevoegd in het verkoopvenster en dat u er nog een regel wilt invoegen. Selecteer de regel waarboven u de regel wilt invoegen en druk op de 'Insert'-toets. Vervolgens krijgt wordt er een extra regel ingevoerd.

Wilt u een regel in het vet weergeven op het verkoopdocumtent, selecteer dan de regel in kwestie en druk, tegelijk, op de toetsen 'CTRL' en 'B'.
Voorbeeld afdruk
Met deze functie kunt u, tijdens de aanmaak van het document, een voorbeeldafdruk op het scherm tonen. Let op: dit is enkel voorbeeld afdruk, het document wordt hiermee niet opgeslagen.
Prijscalculatie wizard
De prijscalculatie wizard helpt u een meer gedetailleerde prijsofferte te maken. Meer informatie vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.
Frequentie instellen
Met de module "frequentiedocumenten" bepaalt u met welke frequentie dit document aangemaakt moet worden. Voorbeeld: Indien u met onderhoudscontracten werkt, is het mogelijk om jaarlijks, automatisch een nieuw document voor onderhoud te voorzien voor de geselecteerde klant. Meer informatie, over dit onderdeel, vindt u in het hoofdstuk Frequentiedocumenten.
Taal instellen
Met dit veld bepaalt u in welke taal het samengestelde artikel wordt afgedrukt. Let wel op: hiervoor is de module 'multitalen' vereist, standaard zijn alle documenten in WinFakt! in het nederlands.

Opmerking: Als u verkoopdocumenten wenst af te drukken in een andere taal, dan moet u ook de artikelen voorzien van een extra omschrijving in die taal. Dit kan in de extra velden van het artikel. Indien dit correct werd ingesteld, wordt de omschrijving van het artikel in de geselecteerde taal afgedrukt.
Munt instellen
Dit veld is enkel bruikbaar als u met de module "Multivaluta" werkt. U bepaalt hier in welke munteenheid het verkoopdocument wordt opgemaakt. De koers van de gekozen munt op het moment van aanmaak wordt mee opgeslagen in het verkoopdocument.

Let op! Bij het gebruik van andere valuta, moet u steeds vooraf de koers, ten opzichte van de euro, controleren en instellen , want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks. Welke munt u hier ook kiest, WinFakt! boekt het verkoopdocument intern steeds in de hoofdmunt.
Aankoop per stuk
Onderaan vindt u nog een samenvatting van de aankoopprijs per stuk, de winstbedragen en verkoopprijs inclusief en exclusief BTW. Wilt u niet de aankoopprijzen zichtbaar zijn, dan klikt u op het groene knopje, links naast 'Aankoopprijs per stuk', tot de knop in een klein verbodsbord verandert.


U kan ook een afbeelding toevoegen aan uw verkoopdocument, dat doet u op volgende wijze:
Selecteer een artikel in de lijst en klik op de tab "Afbeelding". Vervolgens krijgt u in de derde sectie de foto van dat specifieke artikel te zien, met onderaan de naam van de afbeelding en de locatie. De foto is natuurlijk enkel zichtbaar als u een foto hebt toegevoegd aan het artikel. De knop, links boven de foto, zorgt er voor dat u de afbeelding kunt uitrekken of niet.



U kunt in WinFakt! gebruik maken van een klantenkaart die, per klant, de vorige aankopen bijhoudt.

U kunt onze medewerkers laten instellen:
  • dat u kunt werken met de klantenkaart of niet
  • hoeveel procent korting u op de klantenkaart toestaat
  • bij welk type verkoopdocument u met de klantenkaart wilt werken. Dit kan in principe op elk document.
  • wat u opgeteld wilt zien.
Het is bvb. mogelijk om zowel gewone goederen aan 21% als goederen aan 6% BTW verkoopt. U kunt er dan voor kiezen om alleen de totalen voor de goederen aan 21% BTW op de klantenkaart te laten zetten. Op deze artikelen kunt u de klant dan, na een bepaald aantal aankopen, een korting geven.

Omdat het instellen van de klantenkaart een gevorderd inzicht in WinFakt! vergt, vragen wij u, wanneer u de klantenkaart wilt instellen, om contact op te nemen met onze technische dienst. Zo ben u er van verzekerd dat de instellingen snel en correct gewijzigd worden.
het scherm "Verkoop 1"
Met de ingevoerde klant- en artikelfiches, kunt u verkoopdocumenten maken. Klik in het bureaublad van WinFakt! op de knop "Verkoop1" om linksstaand overzicht van uw verkoopdocumenten te openen.

In dit overzicht, vindt u alle verkoopdocumenten van het actieve boekjaar terug. Onderaan dit venster ziet u een aantal tabs, die per tab een lijst met de verschillende soorten verkoopdocumenten bevat. Meer uitleg over tabs vindt u in het hoofdstuk Instellingen.

De tab "Facturen":
Hierin staan zowel de betaalde als onbetaalde facturen. Om een duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen beide, worden de onbetaalde facturen in het rood gemarkeerd.

De tab "Onbetaalde Facturen":
Deze tab bevindt zich standaard onderaan rechts als laatste tab. In deze tab vindt u ook gemarkeerde facturen. Dit zijn de facturen die niet enkel onbetaald zijn, maar ook voorbij de vervaldatum zijn. Per tab vindt u rechts onderaan het totale nettobedrag van alle verkoopdocumenten en bij de facturen, het totaal van het openstaande nettobedrag.



De knoppenbalk

In de knoppenbalk ziet u buiten de vaak voorkomende knoppen ook enkele nieuwe knoppen, we bespreken deze even voor u:

Knop Functie
Herinnering afdrukken
Klanten durven de betaling van één of meerdere facturen al eens uit te stellen. Met de functie 'Herinnering afdrukken', kunt u snel en simpel herinneringsbrieven afdrukken voor de geselecteerde klanten. Nadat u op de knop geklikt hebt, krijgt u per klant een overzicht van de onbetaalde facturen. Zo kunt u zelf nog bepalen welke facturen u op de herinnering wil laten verschijnen en voor welke onbetaalde facturen u extra kosten wilt aanrekenen.

Wilt u de herinneringsbrieven automatisch laten afdrukken, dan kunt u de functie "Automatische herinneringsbrieven afdrukken" activeren in het snelmenu van de verkoopdocumenten, op voorwaarde dat deze optie geactiveerd is. Meer uitleg over het afdrukken van herinneringen vindt u op deze helppagina
Betalingen boeken
Hiermee kunt u de ontvangen betalingen voor een verkoopdocument boeken. Op het moment dat u de betaling van de geselecteerde factuur wilt boeken, wordt het openstaande bedrag van het document verminderd met het betaalde bedrag. Onderstaand voorbeeld geeft een overzicht van de mogelijke stappen tijdens een boeking.


het venster "betaling boeken"

Opmerking: Onderstaand venster wordt getoond als de module 'Kassabeheer' geactiveerd is. Zoniet, zullen een aantal velden bij u niet beschikbaar zijn.

De functie van elk veld:

Knop Functie
Totaal te betalen: Dit is het te betalen bedrag, inclusief BTW.
Betaald door klant: Het bedrag dat de klant betaald heeft.
Terug te geven: WinFakt! berekent voor u, hoeveel u moet terug geven wanneer de klant te veel betaalt.
Nog te betalen: Het verschil tussen het te betalen bedrag en het betaalde bedrag.
Betaald via: U kunt selecteren hoe de klant zijn betalingen doet. U kunt dus, bvb., een deel cash laten betalen en het resterend bedrag per overschrijving.
Commentaar: Hier kunt u bijzonderheden over de betaling invullen.

Let op! Als de module "Boekhouden" geïnstalleerd is, moet u de betalingen van een document ingeven via "Bankverrichtingen". U hebt immers een financieel journaal nodig dat, met behulp van deze bankverrichtingen, aangevuld wordt.

U moet er rekening mee houden dat u best geen facturen of creditnota's wijzigt of wist. Past u ze toch nog aan, dan wordt de betaling uit WinFakt! verwijderd!
het scherm "Verkoop 2"

De knop "Verkoop 2" brengt u tot het scherm "verkoopdetail"
In dit venster vindt u, per boekjaar, alle verkoopdocumenten, opgesplitst volgens de individule verkopen die erop aangerekend staan. Dit wil zeggen dat bvb. een factuur met 3 verschillende artikelen, en een extra regel met aangerekende werkuren, uit 4 regels zal bestaan in de verkoopdetail.

Onderaan het verkoopdetail-scherm vindt u een overzicht van de verschillende tabs. Elke tab bevat een standaardlijst, of een lijst die door u ingesteld werd. Standaard worden tabs voorzien met alle verkoopdocumenten samen en één voor elk type verkoopdocument.

In de knoppenbalk ziet u buiten de vaak voorkomende knoppen ook weer enkele nieuwe knoppen, we bespreken deze even voor u:

Knop Functie
Backorder: Aanduiden als geleverd
Hiermee kunt u de bestelbons, die in backorder staan, selecteren en als geleverd aanduiden. Met de functie backorder gaat WinFakt! automatisch bijhouden hoeveel artikelen u nog in bestelling heeft bij uw leverancier en hoeveel artikelen uw klanten bij u in bestelling hebben. Dit helpt u om snel een correct overzicht te krijgen van de artikelen die nog gaan binnenkomen, gaan buitengaan en welke u nog moet bijbestellen. Meer uitleg over het gebruik van backorders, vindt u in het hoofdstuk 'Backorders'.
Backorder: Afleverbon maken van geleverde goederen
Hiermee kunt u afleverbons genereren van de geleverde goederen die in backorder stonden. Met de functie backorder gaat WinFakt! automatisch bijhouden hoeveel artikelen u nog in bestelling hebt bij uw leverancier en hoeveel artikelen uw klanten bij u in bestelling hebben. Dit helpt u om snel een correct overzicht te krijgen van de artikelen die nog gaan binnenkomen, gaan buitengaan en welke u nog moet bijbestellen. Meer uitleg over het gebruik van backorders, vindt u in het hoofdstuk 'Backorders'.
Deze wordt niet meer geleverd
Hebt u een artikel waarvoor een backorder bestaat maar dat niet meer verkrijgbaar is, dan kunt u het met deze knop aanduiden als 'niet meer leverbaar'. Het wordt dan uit de verkoopdetail verwijderd.
Uw factuurhoofding
Wilt u voor de eerste keer een verkoopdocument aanmaken, dan krijgt u eerst onderstaand venster te zien met de vraag om uw bedrijfsgegevens in te vullen. Deze gegevens zullen in de hoofding van uw documenten gebruikt worden. De volgende gegevens kunt u achtereenvolgens toevoegen:
  • Naam van de onderneming
  • Straat met huisnummer
  • Postcode en plaats
De andere velden zijn vrij in te vullen, bijvoorbeeld:
  • Telefoon
  • Fax
  • BTW nummer
  • Rekeningnummer
  • Email-adres
  • Website
  • IBAN en Swift-code


Deze gegevens kan u op elk moment wijzigen in WinFakt!.
U kan dit scherm terug oproepen op de volgende manier:

1. Klik in het hoofdmenu op Andere,
2. Kies vervolgens voor instellingen >> instellingen verkoopdocument veranderen
3. Klik op de tab met de naam hoofding.
Tips & tricks
Functie Werkwijze
Een factuurregel in het vet zetten Om een regel in het vet te zetten kan je ook rechtsklikken op de detailregel en kiezen voor 'Vet'
Ook kan u de regels van HTML toepassen dwz:
typ dan eerst "< b >" (bold) alvorens tekst in te typen, als u de tekst terug normaal wil tonen typt u "< n >" (normal).
Een factuurregel onderlijnen Typ hiervoor net zoals bij een regel in het vet, eerst "< u >" (underline) alvorens tekst in te typen, als u de tekst terug normaal wil tonen typt u "< n >" (normal).
Een factuurregel cursief afdrukken Typ hiervoor net zoals bij een regel in het vet, eerst "< i >" (italic) alvorens tekst in te typen, als u de tekst terug normaal wil tonen typt u "< n >" (normal).
Een factuurregel toevoegen met de sneltoets De sneltoets om een factuurregel toe te voegen is de "insert"-toets op uw toetsenbord
Een factuurregel verwijderen met de sneltoets De sneltoets om een factuurregel te verwijderen is de "delete"-toets op uw toetsenbord
De factuurnummering wijzigen Indien nodig kan u handmatig de factuurnummering wijzigen, hoe u dit doet leest u op deze pagina
factuurregels samenvoegen Indien u een factuur opstelt met verschillende indentieke artikelregels kunt u deze artikelregels makkelijk samen voegen door de F7 toets in te drukken
vervolgens voegt WinFakt! deze regels samen tot & overzichtelijke regels