Om u op weg te helpen in het nieuwe boekjaar verschijnen in WinFakt! bij de eerste opstart in dat nieuwe jaar enkele pop-ups. Zo krijgt u een idee van de automatische aanpassingen die WinFakt! voor u uitvoert. U kan telkens op OK klikken om verder te gaan.

1. Klik op OK.

2. WinFakt! verwijst naar de helppagina www.winfakt.be/jaarwisseling waarop elke stap naar een nieuw boekjaar beschreven staat. Klik op OK.

3. WinFakt! zal u vragen in welk boekjaar u wilt openen. Kies voor het nieuwe boekjaar en klik op "OK"

4. WinFakt! zal nu uw nieuw boekjaar voorbereiden, dit kan enkele minuten duren naargelang de grootte van uw gegevens.

5. Het nieuwe boekjaar is nu ingeladen.




Het boekjaar dat in WinFakt! actief is, staat in de statusbalk rechts naast het actieve dossier vermeld.



Via de statusbalk rechts onderaan uw scherm kan u wisselen van boekjaar. U klikt hiervoor met de linkermuistoets op het jaartal naast uw actieve dossier. Volgend keuzescherm verschijnt, kies hier welk boekjaar u actief wenst.

Om het nieuwe jaar goed te kunnen inzetten, moeten de saldo's van vorig boekjaar overgebracht worden. Dit wil zeggen dat alle openstaande aankoop- en verkoopdocumenten alsook de banksaldo's van het vorige boekjaar worden overgebracht.

1. In het hoofdmenu Boekhouding vindt u "Saldo's vorig boekjaar overbrengen".

2. Er komt nu een venster met de vraag of u de saldo's van boekjaar 2011 wenst over te brengen naar 2012. Kies voor "Ja".

3. Als alles goed verlopen is, verschijnt onderstaand kladblokfile. Deze file dient louter om u op de hoogte te brengen dat de overdracht correct is gebeurd. U kan deze gewoon sluiten.


4. Het resultaat van deze actie vindt u langs het hoofdmenu Boekhouding - Bestand van de algemene boekingen openen.

Daar zal u zien dat WinFakt! de openstaande aankoopfacturen zal wegboeken; enerzijds 'Debet' van een wachtrekening (code 499000) en anderzijds 'Credit' van de leveranciers (code 440000). De openstaande verkoopfacturen boekt WinFakt! weg naar enerzijds "Credit" van de klanten (code 400000) en anderzijds "Debet" van een wachtrekening (code 499000) in de boekhouding.

Allemaal vallen ze onder een diverse boeking en wat tevens opvalt is dat de factuurnummers negatief zijn. Deze negatieve factuurnummers geven aan dat het om "saldofacturen" bedraagt. Om deze facturen alsnog af te drukken dient u naar het vorige boekjaar te gaan.De reden waarom deze facturen overgebracht worden is zodat u deze facturen niet vergeet en ze tevens mee in de herinneringen worden opgenomen.

LET OP:
Deze stap is enkel voor gebruikers die ook de boekhoudfuncties van WinFakt gebruiken

5. Het overbrengen van de bankgegevens gebeurt ook automatisch. Het eindsaldo van het vorig boekjaar wordt als beginsaldo op de bank(en) gezet via de wachtrekening (499000). .

OPGELET:	Indien er in het vorige boekjaar nog wijzigingen moeten gebeuren, moet deze procedure nog een keer uitgevoerd worden om de juiste gegevens in het huidige boekjaar te krijgen.
OPGELET:	Met deze bewerking worden enkel openstaande aankoop- en verkoopdocumenten alsook de banksaldo's overgebracht naar het nieuwe boekjaar. Dit wil zeggen dat de saldo's van de grootboekrekeningen niet worden ingevuld. Dit kan u verwezelijken door het inbrengen van een beginbalans.

LET OP:
heeft u de module "backorder"? Gelieve dan contact op te nemen met ons. De manier waarop u stock met gebruik van backorders dient over te brengen is namelijk voor elk dossier specifiek. Neem contact op met het WinFakt!-team, wij helpen je graag verder!

Om het nieuwe jaar goed te kunnen inzetten, moet u de eindstock van vorig boekjaar overbrengen:

1. Voor het overboeken van de stock van 2011 naar 2012 is het noodzakelijk dat boekjaar 2011 actief is. Activeer het boekjaar 2011.

2. Het is noodzakelijk dat de eindstock van 2011 correct is. In het venster artikelen vindt u in het menu Extra de keuze 'Voorraad herberekenen'; hierdoor wordt de stock in boekjaar 2011 herberekend.

3. Vervolgens vindt u in het venster artikelen in het menu "Artikel" de keuze "Huidige voorraad overboeken naar volgend boekjaar"

4. Activeer nu het boekjaar 2012. Ga naar menu Extra en kies nog eenmaal voor Vooraad herbereken net zoals u in stappen 1 en 2 heeft gedaan alleen doen we dit deze keer voor het jaar 2012.




U kunt de beginstock ook handmatig inboeken. Er zijn verschillenden manieren om dit in te boeken:


1.Ga naar het venster Artikelen. Klik op het menuitem Artikel en kies voor Inkomende voorraad boeken in het hoofdvenster van de artikelen
2 Via het hoofdmenu Artikel - Inkomende voorraad boeken.

We overlopen voor u de verschillende velden:

Voorraad boeken inbrengen:

Aantal	Hoeveel stuks van het artikel moeten er geboekt worden. Dit aantal kan ook negatief zijn
St.	Werkt u met de module Multistock, dan kan u de stocklocatie opgeven waaruit de artikelen komen. Deze locaties zijn genummerd van een tot negen.
Artikelnummer	U kan in dit veld een artikelnummer invullen, of op F3 drukken om een lijst te krijgen van al uw beschikbare artikelen.
Eenheid	Dit veld kan u gebruiken om bv. serienummers in te geven. Stel dat u vijf gsm's in stock moet boeken, dan kan u tijdens het inboeken van de stock de bijhorende serienummers ingeven.
Omschrijving	Hier wordt de omschrijving van het artikel ingevuld. Wanneer de omschrijving hier wordt veranderd zal deze in het artikelenbestand ook veranderen.
Leveranciersnummer	In dit veld wordt het nummer van de leverancier ingevuld. De F3-toets geeft u een lijst met alle leveranciers. Wanneer u het leveranciernummer verandert en de stock wordt opgeslagen, zal in het artikelenbestand het leveranciernummer voor dit artikel aangepast worden.
Aankoopprijs	Voor welke prijs per stuk hebt u de artikelen aangekocht. Ook hier kunt u de aankoopprijs veranderen. De nieuwe aankoopprijs wordt opgeslagen in het artikelenbestand als u de ingegeven stock opslaat. De verkoopprijs wordt NIET aangepast in het artikelenbestand.
Datum	De datum van deze boeking. Na het veld 'Datum' wordt het artikel toegevoegd in de detaillijst onder de velden. Opgepast: het boeken van de ingegeven voorraad wordt pas uitgevoerd na het klikken op de opslaan knop. U kunt dus steeds annuleren door op de 'Terug' knop te drukken. Er wordt dan geen voorraad geboekt.
Bonnummer	Als u een opvolging van ingeboekte stock vs afleverbon wilt genereren, kan u in dit veld het nummer van de afleverbon noteren. Zo kunt u later een controlelijst maken van de boekingen per afleverbon, of ingeboekte afleverbons per datum.

LET OP:
De volgende stappen zijn ENKEL voor WinFakt! klanten die ook boekhoudfuncties in WinFakt! gebruiken

Het einde van een boekjaar kan niet zonder dat er eindejaarsboekingen nodig zijn. Welke eindejaarsboekingen dit zijn hangt af van bedrijf tot bedrijf en kunnen zijn: uitstel- en anticipatieposten, afschrijvingen, salderen BTW, enz. Welke boekingen van toepassing zijn bespreekt u best met uw boekhouder.

1. Eindejaarsboekingen dienen ingegeven te worden via diverse boekingen in het rekeningstelsel. Dit doet u via "Bestand van diverse boekingen openen" in het menu "Boekhouding".
2. Hier kiest u voor "Inbrengen" (eerste knop in de knoppenbalk). Voorbeeld van een boeking voor afschrijvingen:

Boekingen in rekeningstelsel inbrengen:

JournaalNr.	Het journaalnummer wordt automatisch ingevuld. Het is het laatste journaalnummer van de diverse boekingen met 1 vermeerderd. Dit nummer is aanpasbaar maar het is aangeraden WinFakt! voor de nummering te laten zorgen. F3 geeft een lijst van alle boekingen.
Datum	Dit is de datum van de boeking. WinFakt! vult hier de huidige datum in. U kunt deze datum wel veranderen.
Periode	Dit is de boekhoudkundige periode afgeleid uit de ingevoerde datum. Als het boekjaar begint op 01/01 zal dit steeds de maand van de datum zijn.
KlantNr. / FactNr.	Deze worden niet gebruikt voor de eindejaarsboekingen in te geven.
RekNr.	In het veld "RekNr." vult u het grootboekrekeningnummer (code) in van het rekeningstelsel. Druk F3 om het volledige rekeningplan te raadplegen.
Omschrijving	In het veld "Omschrijving" verschijnt automatisch de juiste omschrijving van dat rekeningnummer.
Debet / Credit	Vul hier het debet of credit bedrag in. De boeking kan pas worden bewaard als het verschil tussen debet en credit nul is.
OK-toets	Druk op deze toets om deze detailregel van de diverse boeking toe te voegen in onderstaande lijst.
Commentaar	Vul hier eventueel een regel commentaar in over de boeking.

WinFakt! maakt van de ingegeven aankoop-, verkoop- en bankverrichtingen een debet- en creditlijst waarvan alle boekhoudlijsten worden getrokken. Daarom is het belangrijk dat deze gegevens correct zijn ingebracht. WinFakt! probeert zoveel mogelijk boekhoudkundige termen verborgen te houden van de gebruiker. Dit maakt het makkelijk om met WinFakt! alle boekhoudlijsten te maken zonder al te veel kennis van boekhouden.

Het boekhoudmenu verschijnt via het hoofdmenu "Boekhouding".

WinFakt! vertrekt van het uitgangspunt dat de facturatiegegevens correct zijn. Hiermee worden de aankoopdocumenten, verkoopdocumenten en bankverrichtingen bedoeld.
De instellingen van de automatische grootboekrekeningen bepalen op welke grootboekrekeningen de automatische boekingen gebeuren.De boekhouding aanmaken gebeurt op de volgende manier:



1. Ga in het vorige boekjaar naar het hoofdmenu Boekhouding -> Bestand van de algemene boekingen openen. 2. Vervolgens gaat u in het nieuwe venster naar Algemene boekingen genereren adhv de facturatie.



3. Wanneer u op "Ja" klikt, verschijnt linksstaand scherm

Eventuele onregelmatigheden in de boekhouding worden hier gemeld. Na deze handeling kan u het resultaat bekijken via het hoofdmenu Boekhouding - Bestand van de algemene boekingen openen. Het is ook mogelijk om alle boekhoudlijsten te bekijken en af te drukken. Dit kan via het hoofdmenu Boekhouding - Boekhoudrapporten.

Telkens u de facturatie hebt bijwerkt en u raadpleegt het boekhoudkundig resultaat, dan moet u eerst de boekhouding opnieuw laten aanmaken. Dit doet u via het hoofdmenu Boekhouding - Bestand van de algemene boekingen openen en vervolgens Algemene boekingen genereren adhv facturatie.

U kunt de boekhoudlijsten afdrukken door in het menu Boekhouding - Boekhoudrapporten te kiezen.
Afgedrukte lijsten op het scherm kunt u naar de printer sturen of opslaan als bestand. U kunt kiezen welke lijst u wenst en voor welke periode, door te klikken op deze lijst.

Opgelet: Meestal kan u enkel boekhoudrapporten afdrukken van een afgesloten periode.


Een periode afsluiten in WinFakt! brengt met zich mee dat er in deze periode niets meer kan worden aangepast.

1. Via het hoofdmenu Boekhouding - Periode afsluiten komt u in het linksstaande scherm.

2. Kies hier welke periode(s) u als afgesloten beschouwt. Er kunnen geen gegevens meer veranderd worden in de facturatie van een afgesloten periode.
Wilt u toch nog iets veranderen, dan kan u nog altijd de periode ontgrendelen. Hierbij gaat u omgekeerd te werk en deselecteert u de te ontgrendelen periode.

Het ingeven van de beginbalans voor het nieuwe jaar gebeurt via het hoofdmenu Boekhouding - Bestand van diverse boekingen openen.

Als de boekhouder een beginbalans ingeeft, moet hij zowel de klanten, de leveranciers als de bank(en) openen op de wachtrekening (code 499000). Dit moet zo omdat WinFakt! bij het overbrengen van de saldo's van het vorig boekjaar de klanten, de leveranciers en de bank al heeft geopend op hun respectievelijke rekeningen en dit tegenover de wachtrekening (code 499000).

Bij het overgaan naar het nieuwe boekjaar kunt u nog enkele vragen hebben. Daarom bundelen we voor u op deze pagina de links naar de meest gestelde vragen:

• Hoe breng ik nu facturen in in een vorig boekjaar na de omzetting naar het huidige boekjaar?
• Foutmelding "error base 1003"
• Waar vind ik nu de facturen van een vorig boekjaar?
• Kan ik een inventaris of stocklijst afdrukken?