Bij het opstarten van WinFakt! wordt u gevraagd om te registreren

1. klik op 'Volgende'.

Vervolgens dient u uw contactgegevens in te geven:

2. Vul uw contactgegevens in en klik 'Volgende'.

In deze velden dient u een serienummer en registratiecode in te geven. Indien u uw versie van WinFakt offline heeft gekocht dient u een online account aan te maken met uw serienummer en registratiecode die bijgeleverd zijn.

Indien u WinFakt! online heeft aangekocht op onze website kan u via uw online account uw registratiecode achterhalen.Zie hiervoor bij stap 3. 1. Klik op "ga naar mijn online account pagina"

2. De online accountpagina opent zich nu in een nieuw browserscherm, hier heeft u de mogelijkheid om uw WinFakt!-versie te registreren. Klik hiervoor op de knop "Productregistratie"

3. Kies hiervoor "nieuwe registratiecode".

4. Vervolgens verschijnt uw unieke registratiecode, deze dient u te knippen en plakken in uw registratieformulier. klik op ok en de activatie is voltooid.

Het hoofdmenu vindt u helemaal bovenaan in het WinFakt hoofdscherm (zie ).Door de beperkte breedte van het scherm, kunnen uiteraard niet alle functies in de hoofdknoppenbalk ( zie ) weer gegeven worden. Alle functies die WinFakt! te bieden heeft vindt u daarom terug in het hoofdmenu.

Open
Hier vindt u de algemene functies en modules die WinFakt! aanbiedt. Een aantal van deze menukeuzes zijn ook terug te vinden in de hoofdknoppenbalk. De menukeuzes zijn gegroepeerd per type keuze.

Voorbeeld: de algemene functionaliteiten "verkoopdocumenten", "detail van verkoopdocumenten" en "detail van laatst verkochte artikelen" hebben alle drie met de verkoop te maken en zijn als dusdanig gegroepeerd.

Boekhouding
Indien u de boekhouding doet met WinFakt! kunt u hier het merendeel van de boekhoudfunctionaliteiten oproepen. Een aantal voorbeelden zijn: Boekingen, verschillend van de aan- en verkopen, in het rekeningstelsel invullen:
- BTW-aangifte
- BTW-listing
- Afschrijvingstabellen
- Boekhoudlijsten

BTW
Wilt u een BTW-aangifte of BTW-listing aanmaken, dan kunt u terecht in dit menu.

Rapporten
Alle rapporten die u in WinFakt! ter beschikking hebt zijn gegroepeerd in het menu "Rapporten".

Andere
In dit menu-item vindt u enkele functionaliteiten terug die niet thuishoren in 1 van de andere categorieen. Dit zijn minder gebruikelijke functies zoals:
- Instellingen allerhande
- Herorganiseren van gegevens
- Extra programma's

Mijn online account
In dit menu-item vindt u de mogelijkheid terug om online uw vragen te stellen aan het WinFakt!-team. Hierin vindt u ook de mogelijkheid terug om de nieuwste upgrade van WinFakt te downloaden of uw Servicepakket te verlengen.

Deze handige knoppenbalk bevat de meest gebruikte functies in WinFakt! Deze is ontworpen zodat u snel en efficient tewerk kan gaan in WinFakt! zonder telkens bovenstaand beschreven hoofdmenu te moeten gebruiken.


Rechts onderaan van het WinFakt!-scherm vindt u steeds de statusbalk terug. Deze bevat volgende informatie van links naar rechts:

De WinFakt! Enterprise Offerte Wizard
Dit icoontje is enkel zichtbaar indien u deze module heeft aangekocht. Door een klik op dit icoon start u de Offerte Wizard.

De gebruikersnaam:
Hier verschijnt de gebruikersnaam van de persoon die in WiFakt! is ingelogd

Naam van het dossier:
Dit is de naam van uw bedrijf/dossier, u kunt in WinFakt! meerdere dossiers aanmaken.

Facturatiejaar:
Dit is het facturatiejaar

Huidige datum en tijd

WinFakt! is opgebouwd vanuit het oogpunt om gebruiksvriendelijk en met weinig kennis van software te kunnen werken. Het is een knoppengestuurde toepassing, waardoor u zult merken dat u zeer weinig beroep moet doen op het hoofdmenu en de submenu's. Hier krijgt u een overzicht van de meest voorkomende knoppen.

	Een klik op de knop "Inbrengen" geeft u het inbrengvenster, waarmee u nieuwe klanten, leveranciers, artikelen, enz. kunt toevoegen.
	U kunt detailgegevens van ingevoerde fiches (bvb. klantenfiche) wijzigen door op deze knop te klikken. De geselecteerde fiche, wordt dan ingeladen zodat u gegevens kunt toevoegen, verwijderen of aanpassen en opslaan.
	Mocht het nodig zijn om verkeerde of verouderde gegevens te wissen, dan gebruikt u deze knop. Klik 1 keer op de detailregel die u wenst te wissen en klik dan op deze knop. Het spreekt voor zich dat WinFakt! eerst om een bevestiging zal vragen. Let op! U doet er over het algemeen goed aan om gegevens (bvb. artikelen), die al eens op een document gebruikt zijn (bvb. op een factuur), in WinFakt! te laten staan. Pas als het boekjaar om is, en u hebt de gegevens zeker nooit meer nodig, is het echt veilig om ze te verwijderen. Verwijdert u ze vroeger, dan is het niet meer mogelijk om het document, waarop de gegevens gebruikt zijn, aan te passen.
	Hiermee kunt u de detailgegevens van het geselecteerde fiche bekijken zonder dat u gegevens kunt wijzigen.
	Met deze "Memo"-knop kunt u allerhande nota's bijhouden. U kunt een memo afdrukken door in de memo op de rechtermuisknop te klikken en "Afdrukken" te kiezen. vb: Als u regelmatig op klantenbezoek gaat is het handig om hier een routebeschrijving in te plaatsen.
	De gegevens van het geselecteerde fiche kunnen rechtstreeks naar het klembord gekopieerd worden, om ze te gebruiken in andere programma's. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u een brief aan het typen bent in 'Microsoft Word' en u wilt adresgegevens van een klant uit WinFakt! kopieren en in 'Microsoft Word' plakken.
	Met deze knop kunt u fiches, verkoopdocumenten, rapporten, enz. afdrukken. Deze kunnen zowel afgedrukt worden vanuit het detailvensters als vanuit het overzicht. Als u, bijvoorbeeld, dubbelklikt op een klant wordt het venster "bekijken" geopend. De functie "afdrukken" geeft u een volledige afdruk van deze fiche. In het overzicht van de klanten, kunt u gegevens van meerdere klanten samen afdrukken. Selecteer de klanten die je wil afdrukken door ze te selecteren met de muis en op de spatiebalk te drukken. De achtergrond van de geselecteerde klanten wordt dan blauw. Een printopdracht vanuit het overzicht, drukt enkel de kolommen af die je in het overzichtsvenster terug vind.
	U kunt ook etiketten afdrukken in WinFakt!. Er zijn twee mogelijkheden nl. algemene etiketten afdrukken en specifieke etiketten afdrukken. Algemene etiketten kunt u aanmaken met behulp van de knop "vrije etiketten", in de hoofdknoppenbalk. U vult bijvoorbeeld uw naam en adres in, in de verschillende velden. Deze etiketten kunt u daarna gebruiken om als naamkaartje te verdelen. Met de knop "Etiketten" (in de menubalk van bvb. artikelen) kunt u etiketten aanmaken van 1, meerdere of alle fiches, waarbij u zelf de lay-out kan bepalen. Meer informatie over etiketten vindt u in het hoofdstuk over etiketten.
	Wilt u meer autonomie in wat u kunt exporteren? Dan is de module 'Export naar Excel' hiervoor uiterst geschikt. Of u nu een productlijst wilt exporteren of uw verkoopgegevens om extra grafieken en statistieken aan te maken, u kiest zelf wat u exporteert en op welk tijdstip.
	Deze knop opent het zoekvenster. Op deze manier kunt u via parameters die u zelf instelt een zoekopdracht opgeven. Bij intensief gebruik van WinFakt!, krijgt u een grote hoeveelheid data bij elkaar. Handmatig zoeken naar klant- of andere gegevens wordt dan soms een werk van lange adem. Met deze zoekfunctie kan u snel en simpel ingeven wat u zoekt en aan welke voorwaarden het resultaat moet voldoen. Hoe u dit doet leest u in de speciaal hiervoor voorziene helppagina zoeken
	Ga naar de eerste regel in de lijst
	Ga een scherm naar boven in de lijst
	Ga een scherm naar beneden in de lijst
	Ga naar de laatste regel in de lijst
	Wenst u meer informatie over een bepaald onderwerp. De "Help"-knop begeleid u naar het relevante hoofdstuk in de helpfile.
	Om een venster af te sluiten kunt u gebruik maken van deze knop. Dit kan u helpen als u bijvoorbeeld een fout maakt bij het veranderen van gegevens en u deze niet wilt opslaan. WinFakt! zal de gegevens dan niet wijzigen.
	Ingevoerde of aangepaste gegevens bewaren doet u via deze knop.
	Met de knop "Foto" kunt u afbeeldingen toevoegen aan al uw artikelen.
	WinFakt! voorziet een aantal standaardvelden om algemene gegevens bij te houden van uw klanten, leveranciers, enz. Indien u meer specifieke gegevens per klant wilt bijhouden (bvb. verjaardagen, aanspreektitel, sector, enz), biedt WinFakt! de mogelijkheid om extra velden toe te voegen. Met deze functie kunt u zelf velden aanmaken en zelfs het type van het veld bepalen (alfanumeriek, numeriek of datumveld).
	Wilt u velden gaan aanmaken die enkel 'ja' of 'nee' moeten bevatten, dan kunt u zelf logische velden aanmaken die u aan- of afvinkt door op het veld te klikken met de muis. vb: 'Heeft de klant een netwerk?' Zo ja, dan kunt u dit aankruisen.
	Per klant en artikel, kunt u zelf formules gaan instellen, of laten instellen door onze technische dienst, om kortingen en prijsvariaties allerhande op te vangen en te coderen die niet standaard zijn. Voor meer informatie kan u terecht in het hoofdstuk prijsbeding.

Omdat het onmogelijk is alle gegevens in 1 tabel te plaatsen, is er gekozen voor het gebruik van tabbladen en folders. In WinFakt! komt u deze overal tegen. Het verschil is duidelijk: folders vindt u aan de bovenkant van het venster. Ze worden meestal gebruikt om verschillende groepen van instellingen onder te verdelen.

Folders zien er als volgt uit:




Tabbladen vindt u aan de onderkant van het venster, ze groeperen gegevens om u een beter overzicht te kunnen geven. U kunt de bestaande tabbladen aanpassen en zelf nieuwe tabbladen aanmaken omuw gegevens zo goed mogelijk weer te geven. Hierover kunt u meer lezen in het hoofdstuk Tabbladen bewerken.

Tabs zien er als volgt uit:

Wilt u de layout, opmaak of benaming aanpassen van een bepaalde tab klikt u rechts op deze tab.
Vervolgens krijgt u linksstaand scherm.
- in het veld "Benaming opmaak" kunt u de benaming van deze tab aanpassen.

- U kunt ook kiezen voor een "nieuwe opmaak" van een nieuw tabblad, of u kunt kiezen om een opmaak te wissen.

- verder ziet u verschillende tabbladen zoals Filter, Layout, viseren, Onder, Totalen. Hierover leest u meer in het hoofdstuk Tabbladen bewerken.

Door het gebruik van sneltoetsen bespaart u tijd. Daarom heeft WinFakt! enkele handige sneltoetsen geprogrammeerd voor u. Het kan handig zijn dit lijstje even voor uzelf uit te printen en in de buurt te houden de eerste dagen dat u met WinFakt! werkt. Na enkele dagen heeft u deze sneltoetsen gegarandeerd onder de knie.

Deze toetsen zijn te gebruiken in tabellen en gegevensvensters.

Toetsen	Functie
↑ en ↓	Wanneer er enkele detailregels zijn ingebracht, kunt u d.m.v. de toetsen met de pijlen ↑ en ↓ van de ene naar de andere detailregel bewegen.
← en →	D.m.v. de toetsen met de pijlen ← en → kunt u van de ene naar de andere kolom bewegen.
INS	Met de "Insert"-toets kunt u, in de inbrengvensters "Bestelling naar leverancier", "Verkoop" en "Artikelen-Inbrengen-Samenstelling", een nieuwe detailregel invoegen boven de aangeduide detailregel. In een gewoon gegevensvenster echter, kunt u met de "Insert"-toets het inbrengvenster openen.
DEL	Wenst u de aangeduide detailregel te verwijderen, druk dan op de "Delete"-toets op het toetsenbord
HOME	Wilt u naar de eerste detailregel springen, druk dan op de "Home"-toets op het toetsenbord.
END	Wenst u naar de laatste detailregel te springen, druk dan op de "End"-toets op het toetsenbord.
SPACE	Met de spatiebalk kunt u (meerdere) detailregels aan- of afduiden, om ze bijvoorbeeld af te drukken. In sommige vensters wordt er bij het aanduiden van de detailregels helemaal links een vakje aangevinkt. In andere vensters worden de aangeduide detailregels blauw.
F5	Door op F5 te drukken komt u terecht in de rekenmachine.

Deze toetsen zijn te gebruiken in de inbrengvensters

Toetsen	Functie
F1	Opent de helppagina's
F2	Opent een kalender
F3	Toont lijst van mogelijke waarden indien beschikbaar
F4	Geeft u een subtotaal van de tot nu toe ingegeven detailregels. U kunt kiezen of de berekening moet beginnen bij de eerste detailregel OF na de laatste detailregel die nog in het vorige subtotaal stond.
F6	Geeft u het afdrukscherm. Het is echter mogelijk WinFakt! zo in te stellen dat de afdruk onmiddelijk gebeurt zonder dat u eerst het afdrukscherm te zien krijgt. Instellingen zoals het aantal afdrukken, commentaar,... worden dan automatisch uit de standaardwaarden gehaald.
F7	voegt identieke regels samen tot één regel (aantal en bedragen worden opgeteld). Opgelet: deze functie geldt enkel in het verkoopscherm.
F8	Wilt u uitgebreide informatie invullen in een tekstveld, druk dan op deze toets om een memoveld te krijgen, waar u meerdere lijnen informatie in kwijt kunt.
F9	toont extra velden (indien er extra velden zijn ingesteld voor dat scherm)
F11	Het verkoopdocument opslaan zonder het af te drukken. U kunt het verkoopdocument later nog afdrukken vanuit het venster "Verkoopdocumenten' >> 'Bekijken".
K	In WinFakt! kunt u op verschillende manieren werken met kortingen. De K-toets is er 1 van. Hiermee kunt u kortingen automatisch laten berekenen op basis van het totale bedrag van het verkoopdocument.

Deze sneltoetsen zijn te gebruiken indien u snel wil zoeken naar een bepaalde klant/artikel/leveranciers enz.

Toetsen	Functie
SHIFT + 1	Opent een zoekvenster met een & erin
SHIFT + 2	Opent een zoekvenster met een é erin
SHIFT + 3	Opent een zoekvenster met een " erin
SHIFT + 4	Opent een zoekvenster met een ' erin
SHIFT + 5	Opent een zoekvenster met een ( erin
SHIFT + 6	Opent een zoekvenster met een § erin
SHIFT + 7	Opent een zoekvenster met een è erin
SHIFT + 8	Opent een zoekvenster met een ! erin
SHIFT + 9	Opent een zoekvenster met een ç erin
SHIFT + )	Opent een zoekvenster met een ) erin

Tabbladen bewerken

Als u een overzicht opent (vb. klanten), krijgt u een reeks tabbladen. Elk tabblad bevat een lijst met gegevens die gebaseerd is op een filter. Een filter maakt een selectie van de gegevens die u wilt tonen. Om WinFakt! aan uw noden aan te passen kunt u de opmaak en de inhoud van de tabbladen zelf bewerken.

Selecteer de tab die u wilt bewerken door er met de linkermuisknop op te klikken. Klik er vervolgens op met de rechtermuisknop om de eigenschappen van deze tab te bewerken. Het scherm "Opmaak aanpassen" verschijnt:

Opmaak

U komt terecht in de folder "Opmaak". Links op het scherm, vindt u 3 keuzes:

• Selecteer de optie "Deze opmaak aanpassen" als u, bijvoorbeeld, de naam van de tab wilt wijzigen. De naam kunt u aanpassen in het veld "Benaming opmaak".

• Om een nieuw tabblad aan te maken kiest u "Nieuwe opmaak maken" en doorloopt u onderstaande secties.

• U kunt zelf ook tabbladen verwijderen door simpelweg "Deze opmaak wissen" te selecteren. Vervolgens klikt u op de diskette in de linkerbovenhoek om de gegevens op te slaan.

Opmerking: Als u een tabblad wist, wist u enkel het tabblad en de bijhorende filter. Er is dus geen risico op verlies van data. Als u per ongeluk een tabblad wist en u kunt de filter niet meer herstellen, dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met onze technische dienst.

In de folder "Opmaak" kunt u ook bepalen welke tabbladen eerst of laatst in de rij staan, met het veld "Zet deze opmaak op plaats X in de lijst".
Verder, kunt u nog vooraf gedefinieerde afdrukinstellingen selecteren die, voor het geselecteerde tabblad, van toepassing moeten zijn bij het afdrukken van etiketten of van een lijst.

Extra instellingen

Ga naar uw artikelenoverzicht en vraag de instellingen op van de tab "Prijzen". Druk je op de knop "Geavanceerd", links onderaan van de tab "Opmaak", dan krijg je onderstaand venster:

In het veld "Wat optellen bij spatie drukken" kunt u kiezen welke waardes uw wilt optellen als u één of meerdere detailregels in een overzicht selecteert. Klik op de knop "Velden" om een overzicht te krijgen van de beschikbare velden.

Wilt u de bruto eenheidsprijs van elk artikel optellen, selecteer dan het veld
"F[Prijs Bruto 1]", door er op te dubbelklikken. WinFakt! vult vervolgens de achterliggende formule in.

In het veld "Tekst voor totaal bij optelling bij spatie" vult u de titel in die u samen met het totaal in de titelbalk wilt laten verschijnen.

Druk op het vinkje in de linkerbovenhoek om te bevestigen en de diskette in de linkerbovenhoek om de instellingen voor deze tab op te slaan. Als u nu een aantal artikelen selecteert met de spatiebalk, merkt u dat het totaal in de titelbalk verschijnt:

Filter

De volgende stap is het instellen van de filter. Met een filter geeft u aan waaraan de gegevens moeten voldoen om in de tab te verschijnen.

U kan als volgt de filter instellen:

1. Klik op de folder "Filter"
2. Dubbelklik in de selectie "Beschikbare velden" op het veld waarop u wilt filteren. Er verschijnt dan een dialoogvenster "Zoeken naar ...".
3. Vul de term in waaorp je wilt filteren en kies uit één van de zoekopties. Meer informatie over deze opties, vindt u in het hoofdstuk "Zoeken/lijsten"
4. Klik op het vinkje in de linkerbovenhoek om de filter te bevestigen
5. Herhaal punt 2 t.e.m. 4 voor eventuele bijkomende zoekcriteria, die je kan combineren met de EN/OF keuzes:

Als u meer dan 1 selectie wilt ingeven moet u ook aangeven hoe ze gecombineerd moeten worden. Dit doe je door 'EN' of 'OF' aan te duiden.

• EN: De gekozen selecties moeten allemaal waar zijn.

          Voorbeeld: 'Gemeente' begint met 'Mol' EN 'Adres' begint met 'Markt'. Geeft enkel de detailregels waar de naam van een gemeente begint met 'Mol'
          en het adres begint met 'Markt'.

• OF   Eén van de gekozen selecties moet waar zijn.

          Voorbeeld: 'Gemeente' begint met 'Mol' OF 'Adres' begint met 'Markt'. Geeft al de detailregels waar de naam van een gemeente begint met 'Mol' of
          waar het adres begint met 'Markt'.

Lay-out

In de folder "Lay-out", bepaalt u welke velden in het overzicht getoont moeten worden en in welke volgorde. Dubbelklik op een veld in de lijst "Beschikbare velden" om te bepalen welke gegevens getoond worden. Met de knoppen rechts "<<" en ">>" kunt u de volgorde van de velden nog wijzigen.

Viseren

De folder "Viseren" bevat dezelfde logica als de folder "Filter". De regels die u hier uitfiltert, worden in het rood gemarkeerd zodat deze duidelijk zichtbaar zijn.

Opmerking: Uiteraard kan je enkel gegevens gaan markeren die in de filter geselecteerd zijn.

Voorbeeld: In de groep 'kantoorartikelen' wil ik al de papierwaren extra markeren.

Onder

Onderaan elk overzichtsvenster (vb. klanten), kunt u een aantal detailgegevens tonen in snelweergave. In de folder "Onder" kunt u kiezen welke data u wilt zien op het moment dat u een detailregel selecteert.

Onderstaand voorbeeld, toont het telefoonnummer van een klant op het moment dat de detailregel, in het overzicht van de klanten, geselecteerd wordt. Zo hoeft u niet telkens de fiche te openen om dergelijke informatie op te vragen.

Totalen

U kunt per tabblad totalen laten berekenen, die rechts onderaan in het overzichtsscherm verschijnen.

In de folder "Totalen" staan een aantal lege knoppen onder de titel 'Extra velden'. Als u op één van de knoppen klikt, krijgt u het onderstaande venster. In dit venster kunnen formules ingegeven worden, die de berekeningen gaan uitvoeren.

Velden:

Omschrijving	Deze omschrijving verschijnt bij de knop die u aanpast in de folder "Totalen"
Tekst in vakje	Dit veld bevat de tekst die in het totaal-veld, onderaan in het venster, verschijnt vóór het totaal zelf
Wat optellen	Hier specifieert u welke velden opgeteld moeten worden. Achteraan staat een knop die u een overzicht geeft van de beschikbare velden die u kunt gebruiken
Welke optellen	Deze geeft de voorwaarde aan waaraan de gegevens moeten voldoen zodat ze opgeteld kunnen worden. Achteraan staat er een knop die u een overzicht geeft van de beschikbare velden. Bovenstaand voorbeeld van 'Totaal 1' berekent het totaal van de facturen (Soort = 'F') en creditnota's (Soort = 'C') die dit boekjaar aangemaakt zijn (NR>0).
Breedte vakje	De breedte van het totaal-veldje kunt u hier instellen

Lettertype	Hiermee kunt u de lay-out van het nieuwe vakje aanpassen
Achtergrondkleur	Hiermee kunt u de lay-out van het nieuwe vakje aanpassen

Let op! Als u bestaande formules gaat aanpassen kunt u ze best eerst ergens opslaan, zodat u ze later simpel terug kunt plaatsen. Hebt u vragen of opmerkingen, dan kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met onze technische dienst.

Het onderstaande filmpje toont u stap-voor-stap hoe u eenvoudig een factuur kan maken. Klik op het fimpje en dan zal deze automatisch starten.