Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Projectenbeheer

Met de module projectenbeheer, kan u de werken die u uitvoert bij een klant, alsook de kosten, bijhouden per project en later aan de klant factureren.
Per interventie houdt u dus het volgende bij: aan welk uurtarief welke werknemer er gewerkt heeft, welke vergoeding per kilometer aangerekend wordt en welke artikelen gebruikt werden tijdens het uitvoeren van de werken.


Instellingen Projectenbeheer

Om projectenbeheer te openen, klikt u op het icoontje Project in de knoppenbalk van WinFakt!


WinFakt! opent nu het venster van Projectenbeheer:



Het inbrengen en wijzigen van projecten is vergelijkbaar met het inbrengen en wijzigen van de klanten en leveranciers:
Klik op het eerste icoontje "Inbengen" om een project toe te voegen.



Velden Korte uitleg
Project Hier geeft u de titel in van de werken/project, zo kan u die beter identificeren.
Datum Dit is de datum van de werken, dus wanneer er iemand gewerkt heeft aan dat project. WinFakt! vult automatisch de datum in van vandaag.
Klantnummer Via F3 bekomt u een lijstje van de klanten en kan u de klant selecteren waarvoor u gewerkt heeft
Werknemer Als u de werknemers als klanten ingebracht heeft, kan u via F3 de werknemer selecteren
Aan/Per uur U kan hier het uurloon van de werknemer ingeven
Aantal km In dit veldje geeft u het aantal kilometers in
Aan/Per km U kan hier de kilometervergoeding ingeven
Start Het uur dat de werken begonnen zijn
Stop Het uur dat de werken gestopt zijn
Pauze Tijd van de pauze
Aantal Het aantal stuks van de gebruikte artikelen
Art.Nr. Via F3 bekomt u een lijstje van de artikelen en kan u het gewenste artikel selecteren. De omschrijving en eenheidsprijs worden automatisch overgenomen.
Uitgevoerde werken Hier heeft u plaats om commentaren toe te voegen of voor meer uitleg over de uitgevoerde werken

Opmerking:
Het bedrag dat u per project in het projectenoverzicht terug vindt, is het totaal bedrag exclusief BTW en aangerekende artikelen. Zo hebt u een correct overzicht van de aangerekende werkuren en kilometers. Het volledige bedrag vindt u uiteraard terug op het factuur.

Om het project te bewaren, klikt u op het disketje links boven.

Wenst u nog extra commentaar over het project te bewaren (wordt niet mee overgenomen in een factuur), dan klikt u op het icoontje "Extra informatie":



Projecten kopiëren

Er zijn verschillende mogelijkheden om een project te kopiëren/verlengen.

1. Kopiëren/verlengen met icoontje "Vorig bekeken gegevens invullen hier"

  1. Open projecten en ga op een gewenst project staan
  2. Dubbelklik hierop of klik op het icoontje "Bekijken"
  3. Sluit het project weer met het kruisje rechts boven.
  4. Open nu een nieuw project en klik op het icoontje "Vorig bekeken gegevens invullen hier"
  5. WinFakt! vult nu automatisch alle gegevens in. U kan nu de gewenste velden aanpassen.
  6. Bewaar uw project door op het disketje links boven te klikken

2. Verlengen met "Start/Stop aanduiden"

  1. Open projecten en geef een nieuw project in
  2. Vul alle gewenste velden in, behalve de tijden
  3. Bewaar het project met het disketje links boven
  4. Ga nu in het overzicht op het project staan (niet openen!)
  5. Klik vervolgens op het icoontje "Start/stop aanduiden"
  6. U krijgt de melding, met uw projectnaam, dat het gestart is dus u mag op OK klikken
  7. Zoals u kan zien in het overzicht, vult WinFakt! automatisch de huidige tijdstip als starttijd in
  8. Bent u klaar met werken, dan klikt u opnieuw op het icoontje "Start/stop aanduiden"
  9. WinFakt! vraagt of het poject volledig voltooid is
  10. Klik op Ja indien er in de toekomst niet meer gewerkt wordt aan het project.
    In dit geval vult WinFakt! de stoptijd in.
  11. Klik op Nee indien het project nog niet afgerond is.
    In dit geval vult WinFakt! de stoptijd in en wordt het project verlengd zodat u de volgende keer enkel op start moet klikken.


Van project naar factuur

Met deze functie worden alle details mee overgenomen in een factuur. Uiteraard is het ook mogelijk om door de technische dienst standaard een andere document in te stellen.

  1. Selecteer 1 of meerdere projecten van dezelfde klant. U kan ze selecteren met de spatiebalk of door een vinkje vooraan te zetten met linkermuisknop
  2. Klik links boven op menu Project >> Van project naar factuur
  3. U krijgt een melding met het aantal geselecteerde projecten, klik op Ja
  4. WinFakt! overloopt nu de gegevens en geeft u een melding als die klaar is, klik op OK
  5. In het overzicht van de projecten, staat nu dat project reeds gefactureerd is zodat u geen 2 maal dezelfde werken factureert