Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Export naar excel

Met de functie 'Export naar excel' kan u zelf kiezen wat u wilt exporteren en wanneer het u wilt. Bv. een productenlijst van een bepaalde groep om een prijslijst te genereren of uw verkoophistoriek om een grafiek voor een bedrijfspresentatie op te maken. In deze handleiding laten we u zien dat dit heel eenvoudig is, in enkele stappen heeft u al snel het gewenste resultaat.

De export naar excel bestaat uit een aantal basis-functies en ook een apart luik voor de geavanceerde instellingen.
In de handleiding lichten we eerst elk detail uit de basis-functies toe. Nadien zullen we stap voor stap de geavanceerde instellingen uit de doeken doen.

Let op: voor deze functie heeft u een geïnstalleerde versie van Microsoft Excel nodig. Zo niet dan krijgt u een boodschap 'Het spijt me, Microsoft Excel is niet beschikbaar.'
In een later hoofdstuk in deze handleiding zullen we zien dat we in dit geval wel nog altijd kunnen exporteren naar een csv-bestand of een xml-bestand.



Hoe kan ik de export naar excel opstarten

De export naar excel kan opgestart worden via de knop in de knoppenbalk (zoals in de onderstaande afbeelding). U vindt deze knop in elk scherm: Klanten, Artikelen, Verkoop1, ...



Let op: als u in de gekozen database een opgeslagen export hebt, dan zal er rechts van de knop een pijltje naar beneden verschijnen. Als u hierop klikt dan ziet u een overzicht van de opgeslagen exports voor de gekozen database.
Door op de naam van de export te klikken kan u deze export onmiddellijk starten.



De onderdelen in het scherm 'WinFakt! Export to Excel'

Als u de export naar excel start, dan ziet u het onderstaande scherm (in het voorbeeld is de export naar excel gestart in de Verkoop1).



Dit scherm kunnen we in drie zones opdelen, we zullen ze hieronder even apart bespreken:

Zone 1: Dit is het gedeelte waarin we een aantal functie-toetsen terugvinden, nl. Nieuw (een nieuwe export aanmaken), Inladen (een opgeslagen export oproepen), Opslaan (de gemaakte export bewaren), Export (het resultaat van de export in Excel laten zien) en E-mail (het resultaat van de export als bijlage in een e-mail verzenden).

Via het pijltje naar beneden, rechts van de knop Opslaan, kan u de functie 'Opslaan als' oproepen. Dit is gemakkelijk als u een bestaande export ingeladen heeft, u heeft hier wijzigingen in aangebracht en deze wijzigingen wil u opslaan onder een nieuwe export.

Let op: de knop 'E-mail' kan u enkel gebruiken als u beschikt over de module 'Afdrukresultaten mailen'.

Zone 2: In deze zone staan de verschillende tabs waarmee u de export naar excel kan opbouwen. Als u beneden de geavanceerde instellingen activeert, dan zal u zien dat er meer tabs beschikbaar worden. Achter deze tabs zitten de meer geavanceerde instellingen.

Zone 3: Dit is de werkzone: hier gaat u als gebruiker zelf de velden toevoegen, eigenschappen aanpassen, totalen laten berekenen, ...
De opbouw in deze zone is doorheen elke tab altijd hetzelfde; links is er een lijst met de beschikbare velden en aan de rechtse zijde staan de door u gekozen velden. Het is ook in deze zone dat u, afhankelijk van de tab waarin u zich bevindt, bepaalde eigenschappen kan toekennen aan de gekozen velden.



Basis-functies

In dit gedeelte van de help-pagina zullen we achtereenvolgens elke tab uit de basis-functies bespreken.



Velden

In de tab gaat u bepalen welke velden (of beter gezegd welke kolommen) u wil zien in het resultaat van de export in Excel.



Onder de tekst 'Beschikbare velden' gaat u altijd 'Veel gebruikte velden in ...' zien staan; dit zijn de meest gebruikte velden in de gekozen database (in ons voorbeeld is dit de Verkoop1 of de lijst van de verkoopdocumenten).
Door op deze balk te klikken wordt er een pop-up menu geopend waarin u andere opties kan kiezen, we overlopen ze even:
- Alle velden in ...: In tegenstelling tot de meest gebruikte velden is dit een lijst van alle velden die in de gekozen database voorkomen.
- Velden in ...: Dit zijn velden uit een andere gelinkte database die u kan gebruiken (in dit geval de database van de klanten). Via de knop met het pijltje naar rechts heeft u weer een onderverdeling tussen de veel gebruikte velden en alle velden.
- Gebruiker-gedefinieerde velden: In de geavanceerde modus kan u zelf nieuwe velden definiëren, hier komen we later in deze handleiding op terug.
- Alfabetisch rangschikken: Als u deze instelling aanvinkt, dan worden de velden altijd alfabetisch gerangschikt ongeacht welke van de vier bovenstaande keuzes u heeft gemaakt.

Om een veld toe te voegen kan u op twee manieren te werk gaan:
- ofwel dubbelklikt u in de lijst met beschikbare velden op het gekozen veld
- ofwel selecteert u het veld in de lijst met beschikbare velden en klikt u vervolgens op de knop met het pijltje naar rechts (zie de onderstaande afbeelding).

Om een veld te verwijderen uit de lijst met geselecteerde velden kan u eveneens op twee manieren te werk gaan:
- ofwel selecteert u het veld in de lijst met geselecteerde velden en klikt u vervolgens op de toets Delete op uw toetsenbord
- ofwel selecteert u het veld in de lijst met beschikbare velden en klikt u vervolgens op de knop met het pijltje naar links (zie de onderstaande afbeelding).

Let op: de keuze-mogelijkheden in de lijst met beschikbare velden en de manier om velden toe te voegen of te verwijderen zijn doorheen de module export naar excel altijd hetzelfde.



Nadat u één of meerdere velden geselecteerd hebt, is het nog mogelijk om zowel de volgorde van de velden als de eigenschappen van elk veld (of beter gezegd kolom in Excel) aan te passen.

De volgorde van de velden van kan u aanpassen via het systeem van 'drag and drop', we leggen het voor u even uit.
- In de lijst met geselecteerde velden selecteert u het te verplaatsen veld.
- Terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt beweegt u de muis naar boven of naar beneden totdat het veld op de gewenste positie staat. U zal merken dat de andere velden naar boven of naar beneden verschuiven als u met de muis door de lijst beweegt.
- Als u de gewenste positie bereikt heeft, dan laat u de linkermuisknop los. Het veld is nu verplaatst naar een andere positie.

Eens de volgorde van de velden bepaald is, dan kan u nog altijd de eigenschappen per veld aanpassen. Om dit te doen dubbelklikken we op een veld uit de lijst met geselecteerde velden ofwel klikken we op de knop met de drie puntjes achter het te veranderen veld (zie onderstaande afbeelding).



Hierdoor verschijnt onderstaand scherm.



We overlopen even voor u de verschillende velden:
- Kolom hoofding: de titel van de kolom in Excel
- Kolom detail: dit is het achterliggend veld uit de database; in dit veld kan u zelf niets aanpassen.
- Kolom breedte: de breedte van de kolom, uitgedrukt in millimeter. In WinFakt! heeft elk veld een bepaalde standaard breedte, maar via deze optie kan u ze aanpassen.
- Decimalen: dit is enkel beschikbaar voor numerieke velden, hier kiest u het gewenste aantal decimalen.
- Uitlijning: via deze keuzelijst kan u bepalen hoe het veld uitgelijnd wordt; u heeft de keuze tussen links, midden en rechts. Standaard worden alle alfanumerieke en datum-velden uitgelijnd naar links en de numerieke velden uitgelijnd naar rechts.

Als u klaar bent, dan klikt u rechts beneden op de knop 'Opslaan'.



Filter

In deze tab bepaalt u welke filter van toepassing is op de export.

Let op: Het is niet altijd nodig om een filter in te stellen, u kan ook een export uitvoeren zonder dat er een filter ingesteld is.
Bv. een prijslijst van de artikelen waarin u alle artikelen wil opnemen.

Als u geen filter instelt dan vertrekt de export-functie altijd van de volledige lijst uit de gekozen database.
Bv. u start de export-functie op vanuit de tab Facturen in de Verkoop1; als u geen filter instelt dan zal de export ook andere documenten (offertes, bestelbonnen, ...) exporteren.



Bovenaan in de lijst met beschikbare velden heeft u dezelfde keuze-mogelijkheden als in de tab Velden, u kan deze mogelijkheden oproepen door op de balk 'Veel gebruikte velden in ...' te klikken.
Naast deze mogelijkheden heeft u ook nog een mogelijkheid om samengestelde filters te maken (zie onderstaande afbeelding), we zullen dit later in dit hoofdstuk uitleggen op basis van een voorbeeld.



Als u een veld toevoegt aan de filter, dan verschijnt er (afhankelijk van het type van het gekozen veld) een venster waarin u de filter-instellingen kan aanpassen.
Meer info over hoe je velden toevoegt leest u in het hoofdstuk over de tab velden.

In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van de filter-instellingen bij het veld 'datum' uit de Verkoop1.



We overlopen even de verschillende filter-instellingen bij de type velden:
Alfanumerieke velden
- begint met: het gekozen veld moet beginnen met de ingegeven waarde (bv. '2400 Mol' begint met '2400')
- begint niet met: het gekozen veld mag niet beginnen met de ingegeven waarde (bv. '2400 Mol' begint niet met '2440')
- bevat: het gekozen veld bevat de ingegeven waarde (bv. '2400 Mol' bevat 'Mol')
- bevat niet: de ingegeven waarde komt niet voor in het gekozen veld (bv. '2440' komt niet voor in '2400 Mol')
- is leeg: het gekozen veld is leeg
- is niet leeg: het gekozen veld mag eender welke waarde hebben, het mag niet leeg zijn
- is in de reeks: het gekozen veld bevat één van de ingegeven waarden, de verschillende waarden zijn gescheiden door een puntkomma (;)
Bv. twee verschillende klantnummers, dit geeft "10000;10301"

Numerieke velden
- gelijk aan: het gekozen veld heeft dezelfde waarde als de ingegeven waarde
- is niet gelijk aan: het gekozen veld heeft een andere waarde als de ingegeven waarde
- groter dan: het gekozen veld heeft een hogere waarde dan de ingegeven waarde
- kleiner dan: het gekozen veld heeft een lagere waarde dan de ingegeven waarde
- tussen: het gekozen veld heeft een waarde die ligt tussen de twee ingegeven waarden
- is in de reeks: het gekozen veld bevat één van de ingegeven waarden, de verschillende waarden zijn gescheiden door een puntkomma (;)
Bv. twee verschillende bedragen (10.25 en 1000.49), dit geeft "10.25;1000.49"

Datum velden
- gelijk aan: het gekozen veld heeft dezelfde datum als de ingegeven datum
- is niet gelijk aan: het gekozen veld heeft een andere datum als de ingegeven datum
- is later dan: het gekozen veld heeft een datum later in de tijd als de ingegeven datum
- is voor: het gekozen veld heeft een datum vroeger in de tijd als de ingegeven datum
- tussen: het gekozen veld heeft een datum die ligt tussen de twee ingegeven data
- per kwartaal: het gekozen veld heeft een datum die ligt in het aangeduide kwartaal
- is in de laatste: het gekozen veld heeft een datum die niet langer dan de ingegeven 'periode' geleden is; als periode kan je dagen, weken of maanden kiezen
- is niet in de laatste: het gekozen veld heeft een datum die langer dan de ingegeven 'periode' geleden is; als periode kan je dagen, weken of maanden kiezen
- is in de reeks: het gekozen veld heeft een datum die gelijk is aan één van de ingegeven waarden, de verschillende waarden zijn gescheiden door een puntkomma (;)
Bv. twee verschillende data (01/01/2014 en 01/02/2014), dit geeft "01/01/2014;01/02/2014"

Logische velden
- waar: het gekozen veld is aangevinkt
- niet waar: het gekozen veld is niet aangevinkt

Bij een aantal velden heeft u geen van de bovenstaande opties, maar stelt WinFakt! zelf een keuze-lijst voor.
Bv. in de Verkoop1 bij het veld Soort (O, B, A, F) ziet u een lijst van de verschillende verkoopdocumenten.
Een ander voorbeeld is het veld Dagboek; als u dit veld selecteert dan ziet u een lijst van de verschillende dagboeken.

Naast een vaste waarde voor een veld kan u de filter ook instellen zodat de export vraagt naar de waarde wanneer u de export start (zie onderstaande afbeelding).
In de onderstaande filter is bij het veld 'datum' het vinkje 'Vraag het me later' aangevinkt, u herkent dit aan de blauwe kleur in de filter.
Elke filter-lijn in het blauw is een veld bij de export waar u, als de export gestart wordt, de waarde zelf nog kan ingeven.
Dit maakt het mogelijk om exports in te stellen die u bv. elke maand opnieuw kan inladen en bij de start van de export geeft u de gewenste periode in zonder dat u daarvoor de opgeslagen export dient aan te passen.



In de bovenstaande afbeelding ziet u dat de filter voor deze export bestaat uit twee voorwaarden; standaard staat op de ingegeven filter(s) een voorwaarde EN, dit wil zeggen "elke regel uit het resultaat van de export is een regel die voldoet aan alle ingegeven voorwaarden van de filter". Naast een voorwaarde EN kan u ook een voorwaarde OF instellen, dit wil zeggen "elke regel uit het resultaat van de export is een regel die voldoet aan één of meerdere voorwaarden van de filter".
U kan wisselen tussen de voorwaarde EN of OF door beneden op de knop met de drie puntjes te klikken (beneden tussen de beschikbare velden en de ingestelde filter).
Via deze knop heeft u ook de mogelijkheid om de ingestelde filter te testen; als u klikt op 'Test filter' dan ziet u alle records in de gekozen database die voldoen aan de ingestelde filter.
Zo kan u zien of de export al dan niet een resultaat zal hebben; als u geen records ziet bij 'Test filter' dan is het raadzaam om eerst de filter aan te passen alvorens u nog andere instellingen in de export aanpast.

Als laatste onderdeel in dit hoofdstuk leggen we u nog even iets uit over samengestelde filters. Zoals al eerder aangegeven zullen we dit doen aan de hand van een voorbeeld.
In de onderstaande afbeelding zie je als voorwaarde: de datum ligt tussen 01/01/2014 en 31/12/2014 EN de klant is gevestigd in Mol OF in Diepenbeek.



De operatoren voor de samengestelde filters (EN, OF, (, ), ...) voegt u op dezelfde manier toe als u een veld toevoegt aan de filter.

Let op: dit is louter een voorbeeld ter illustratie, deze filter kan u ook opbouwen aan de hand van de voorwaarde "is in de reeks".



Sorteren

In deze tab heeft u de mogelijkheid om een sortering toe te voegen aan het resultaat van de export.



Bovenaan in de lijst met beschikbare velden heeft u dezelfde keuze-mogelijkheden als in de tab Velden, u kan deze mogelijkheden oproepen door op de balk 'Beschikbare velden om op te sorteren' te klikken.
In tegenstelling tot de tab Velden en de tab Filter begint deze tab niet met een lijst van veel gebruikte velden, maar heeft u eerst de keuze uit de geselecteerde velden uit de export.
Uit deze lijst kan u één of meerdere velden kiezen om het resultaat van de export te sorteren.
In het hoofdstuk over de tab Velden leest u meer informatie over hoe u een veld kan toevoegen.

Naast de keuze uit de geselecteerde velden heeft u ook de mogelijkheid om de export te sorteren volgens een voorgesorteerd veld; in deze lijst ziet u alle velden uit de gekozen database die een vooraf ingestelde sortering hebben.
Bv. voor de Verkoop1 geeft dit de onderstaande lijst.



Als u een veld kiest voor de sortering van het resultaat van de export, dan zal WinFakt! standaard de sortering alfabetisch of oplopend plaatsen (zie onderstaande afbeelding). U kan de sortering omdraaien door op de knop met de drie puntjes te klikken, rechts "A->Z". Hierdoor verandert de sortering van "A->Z" naar "Z->A".



Het is mogelijk om meerdere velden toe te voegen in het rechtse scherm 'geselecteerde velden om op te sorteren'. Dit heeft als resultaat dat de export eerst gesorteerd wordt volgens het eerste veld, nadien binnen deze sortering op basis van het tweede veld, enz.



Totalen

In deze tab heeft u de mogelijkheid om een totaal van één of meerdere velden in te stellen.

U heeft alleen de keuze uit de geselecteerde velden uit de tab Velden, meer bepaald enkel de velden die een numerieke waarde hebben. In de onderstaande afbeelding zie je een export uit de Verkoop1.
Eén of meerdere van deze velden kan u toevoegen aan het rechtse scherm 'geselecteerde velden voor totalen'.
In het hoofdstuk over de tab Velden leest u meer informatie over hoe u een veld kan toevoegen.



In de bovenstaande afbeelding zien we een export waarbij een totaal ingesteld is voor het veld 'F[Totaal netto]' en 'F[Totaal bedrag]'.

Er zijn twee manieren om een totaal in te stellen, nl. formaat als kolom en formaat als totaal. Standaard staat de keuze op 'formaat als kolom'.
We zullen de twee keuzes hieronder even toelichten:
- formaat als kolom: in de kolom waarvan u een totaal wenst te zien wordt er onderaan, onder de verschillende regels uit de export, een berekend totaal getoond
- formaat als totaal: in tegenstelling tot de vorige keuze wordt hier niet het totaal getoond onder de desbetreffende kolom, maar wordt het totaal op een nieuwe regel getoond vlak onder het resultaat van de export. Dit totaal kan u laten voorafgaan door een zelf in te stellen tekst, bv. "Totaal netto: "

Juist zoals in de andere tabs kan u de eigenschappen van het gekozen totaal aanpassen door ofwel te dubbelklikken op een veld uit de lijst met geselecteerde velden ofwel klikken we op de knop met de drie puntjes achter het te veranderen veld. Vervolgens ziet u het onderstaande scherm.





Geavanceerde instellingen

In dit gedeelte van de help-pagina zullen we dieper ingaan op de geavanceerde instellingen uit de export naar Excel.

-- Dit hoofdstuk wordt later nog verder aangevuld. --