Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Documenten kopieren naar nieuw boekjaar (opslaan als)

In deze handleiding leggen we u uit hoe u één of meerdere documenten kan overbrengen naar het nieuwe boekjaar en/of documenten kan kopiëren of opslaan als een ander soort (bv. bestelbon opslaan als een afleveringsbon).
Dit is allebei mogelijk met de functie 'Opslaan als', in de onderstaande stappen ziet u hoe deze functie werkt.

Er bestaat in WinFakt! ook nog een andere mogelijkheid, nl. de functie 'Inladen'. Hierover leest u meer op deze pagina.

Let op: deze functie mag u niet gebruiken voor de facturen / creditnota's, hiervoor gebruikt u de functie 'Saldo's vorig boekjaar overbrengen'. Meer info leest u hier.


STAP 1
U opent het vorige boekjaar , bv. boekjaar 2013, en vervolgens klikt u op de knop Verkoop1.



Om naar een ander boekjaar te gaan klikt u rechts beneden op het boekjaar en kiest u vervolgens het gewenste boekjaar uit de keuzelijst.
Het is ook mogelijk om via de dubbele pijl (tussen 'Standaard dossier' en 'Boekjaar ...' in de bovenstaande afbeelding) rechtstreeks naar het vorige boekjaar te gaan.



STAP 2
Met de spatiebalk kiezen we de documenten die we willen overzetten naar het nieuwe boekjaar.





STAP 3
In het menu Verkoop kiest u 'Opslaan als...'





STAP 4
Er verschijnt een venster 'Documenten opslaan als', we leggen even de verschillende opties voor u uit.



Naar dossier: Naar welk dossier het document moet gaan (dit is enkel als u werkt met meerdere dossiers, hiervoor heeft u de module 'Multi-dossier' nodig.)
Naar boekjaar: Naar welk boekjaar u de documenten wil overzetten.
Opslaan als: Standaard staat hier 'Origineel soort'; u dient dit enkel te veranderen als u de aangeduide documenten wil opslaan als een ander type document.
Als u kiest voor 'Opslaan als 1 document' dan dient u hier altijd een type document te kiezen.
Dagboek: In welk dagboek wil u de documenten opslaan (dit is enkel als u werkt met meerdere dagboeken, hiervoor heeft u de module 'Tot 99 dagboeken' nodig.)
Opslaan als 1 document: Dit vinkt u aan als u 1 document wilt maken van het (de) geselecteerde document(en) (bv. 3 documenten worden 1 document).
Opslaan als aparte documenten: Dit vinkt u aan als u van de geselecteerde documenten telkens een apart document wilt maken (bv. 3 documenten blijven 3 documenten).
Originele documenten wissen: Hiermee geeft u aan dat de geselecteerde documenten gewist worden na het gebruik van de functie 'Opslaan als...'.
Voorraadverwerking uitvoeren voor doeldocumenten: Dit vinkt u aan als er rekening moet gehouden worden met de voorraad, het aangemaakt document zal de voorraad verwerken zoals ingesteld is bij dat type document.
Betaling mee overnemen: Deze optie wordt automatisch aangevinkt als u kiest om de originele documenten te wissen. Als er een gekoppelde betaling is bij het geselecteerde document, dan wordt
ze ook overgenomen naar het doeldocument.
Negatief: Dit vinkt u aan als het aantal negatief moet worden (bv. bij het opslaan als een creditnota is dit steeds aangevinkt).

Als alles naar wens is ingevuld dan klikt u op de knop 'OK'.



STAP 5
Er zijn nu twee mogelijkheden:
- Als u 'Opslaan als aparte documenten' hebt gekozen, dan krijgt u de vraag 'Nieuwe verkoopdocumenten aanmaken met datum van vandaag?'. Indien u hier 'Ja' op antwoordt dan krijgen de documenten de huidige datum.
Kiest u voor 'Neen' dan wordt de datum van het (de) geselecteerde document(en) overgenomen naar het nieuwe document.
Nadien krijgt u de vraag 'Origineel nummer behouden voor nieuwe verkoopdocumenten?'. Indien u hier 'Ja' op antwoordt dan hebben de nieuwe documenten dezelfde nummer als de geselecteerde documenten. Kiest u voor 'Neen' dan krijgen de nieuwe documenten een nummer die volgt op de hoogst aangemaakte nummer voor het geselecteerde type document.

- Een tweede mogelijkheid is als u 'Opslaan als 1 document' hebt gekozen, dan krijgt u de vraag op welke datum het document moet gemaakt worden, welke klant en soort BTW-regime.

Nadien wordt het document aangemaakt. Dit kan u zien in de Verkoop1 in het boekjaar 2014.