Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Domicilieringen via SEPA

Via een domiciliëring kan u het bedrag van uw verkoopfacturen (eenmalige of herhaaldelijke) van abonnementen, telefonie, andere kosten, ... rechtstreeks innen bij de bank en dit zonder tussenkomst van de klant.
De klant heeft hiervoor vooraf de toestemming gegeven, dit wordt vastgelegd in een mandaat.
Vanaf 1 februari 2014 is alleen nog maar de Europese domiciliëring in gebruik, dit is de domiciliëring via SEPA.
Meer informatie hierover kan u nalezen op de website http://www.sepabelgium.be/nl/home

Vanaf de versie 9.1.506 is het mogelijk om de domiciliëringen rechtstreeks vanuit WinFakt! door te sturen.

Hoe gaat u hiervoor te werk?

Eerst overlopen we stap voor stap de instellingen, deze instellingen hoeft u slechts eenmaal uit te voeren.
Nadien bespreken we de stappen hoe u een SEPA-bestand kan aanmaken.

Instellingen


1. U opent het menu 'Instellingen' - '5. Instellingen Isabel/Sepa'; het onderstaand scherm wordt geopend.
In het rechtse gedeelte vult u uw firmanaam en uw ondernemingsnummer in.



2. Nadien klikt u in de linkerzijde op het submenu 'Verkopen'.



We leggen even de verschillende folders uit:
- Domiciliëring gegevens
U vinkt 'Werken met dom.' aan; nadien kan u kiezen tussen de methode 'SDD' of 'B2B'. SDD staat voor Sepa Direct Debit of Core, dit is het systeem voor consumenten en/of professionele schuldenaars. B2B staat voor Business-to-
business, dit is het systeem dat enkel bedoeld is voor professionele schuldenaars.
Het schuldeisersnummer is een nummer toegekend door de bank. Dit is ofwel uw ondernemingsnummer ofwel, indien u geen ondernemingsnummer heeft, een uniek nummer toegekend door de bank.

- Domiciliëring instellingen
In de keuze-lijst 'standaard bank' kiest u via welke bank de domiciliëringen geboekt worden.
Let op: u kan enkel een bank kiezen waarbij in de instellingen van de bank het vinkje 'Bank weergeven bij export van betalingen' aangevinkt en bovendien de IBAN en BIC ingevuld is.
'Voorwerp van betaling' staat standaard op n.v.t., het is niet verplicht om hier een keuze te maken.
Als laatste heeft u hier de mogelijkheid om in te stellen of de creditnota's al automatisch verwerkt mogen worden en op welke bank ze geboekt worden.

- Domiciliëring bestand instellingen
Via de knop met de '...' duidt u aan op welke plaats het SEPA-bestand geplaatst mag worden nadat het aangemaakt is.

Na het klikken op 'opslaan' krijgt u het onderstaande bericht:



U klikt op 'Ok', nadien sluit u WinFakt! af en herstart u het programma.
Via het menu 'Andere' - 'Herorganiseren gegevens' laat u de 'Klanten/leveranciers/prospecten' herorganiseren.

Eens dit gebeurd is, dan moeten we enkel nog enkele velden uit de klantenfiche bespreken.
Nadien zijn we klaar om de SEPA-bestanden aan te maken.

In de klantenfiche zien we enkele nieuwe velden, de velden zijn rood omkaderd in de onderstaande screenshot.
Onder de screenshot bespreken we de velden één voor één.



- IBAN / BIC: Het is belangrijk dat de juiste IBAN / BIC code ingevuld is, dit is immers de rekening die de bank zal debiteren met het bedrag van de factuur.
- Mandaatnr: Hier vult u het mandaatnr in gevolgd door de datum vanaf wanneer het mandaat actief is. Bv. xxxxxx,01/01/2014 (xxxxxx staat voor het mandaatnr)
- Dom. Type: Dit veld kan vier verschillende waarden hebben, nl. 'eerste dom', 'herhalende dom', 'laatste dom' of 'eenmalig dom'.
In het geval van een herhalende domiciliëring staat de keuze-mogelijkheid altijd eerst op 'eerste dom'; van zodra u een domiciliëring heeft doorgestuurd zal het veld automatisch op de keuze 'herhalende dom' staan. Voordat u de laatste
domiciliëring bij de bank aanbiedt voor deze klant zet u het keuze-veld op 'laatste dom'.


Aanmaken van een SEPA-bestand


Een factuur waarvan u via een domiciliëring de betaling wil opeisen gaat u als volgt omzetten in een SEPA-bestand:

1. In de Verkoop1 duidt u de factu(u)r(en) aan met de spatiebalk.

2. Nadien opent u het menu Verkoop - Domiciliëringen exporteren voor deze, WinFakt! zal u vragen 'Betalingen exporteren via SEPA?'. Op deze vraag antwoordt u 'Ja'.
Hierna opent het onderstaande scherm.



In dit scherm kan u bovenaan de gewenste bank aanduiden via dewelke de domiciliëring uitgevoerd zal worden.

3. Als laatste stap klikt u op de knop 'Start' rechtsonder; het SEPA-bestand wordt aangemaakt.
Wanneer alles goed verlopen is, dan krijgt u onderstaand scherm te zien.



Let op: als er onregelmatigheden zijn waardoor het SEPA-bestand niet aangemaakt kon worden, dan kan u in de sectie 'Meldingen' in het bovenstaande scherm op de link klikken om te zien wat de reden is dat het bestand niet is aangemaakt. Bv. ongeldige IBAN-nummer in de klantenfiche.