Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Customer Relationship Management (CRM)

Met de module Customer Relationship Management (CRM) kan je je commerciële en technische contacten beter beheren en toegankelijk maken voor meerdere werknemers. Wanneer een klant contact met je opneemt, kan je alle informatie en gemaakte afspraken van die klant centraal beheren. Dit zorgt voor een nauwer en persoonlijker contact met je klanten, iets wat hen zeker niet zal ontgaan!

In de hoofdknoppenbalk klikken we op de knop CRM om het onderstaande scherm te open.





Als je op de knop Inbrengen klikt, dan verschijnt het onderstaande scherm.



In de onderstaande tabel bespreken we alle velden en hun functies:

Veld Functie
Datum en uur De datum en het uur, wanneer je het bericht aanmaakt, wordt automatisch ingevuld door WinFakt.
Belangrijk bericht Met behulp van de sterretjes kan je elk bericht een prioriteit meegeven, gaande van 1 sterretje voor een lage prioriteit, tot 5 sterretjes voor topprioriteit. Om op een eerste zicht al een onderscheid te maken in je berichten, wordt elk bericht vanaf prioriteit 3 in het rood gemarkeerd. Zo kan je gemakkelijk een onderscheid maken tussen de berichten en afspraken die je zeker niet uit het oog mag verliezen.
Naam, Contactpersoon,
Te bereiken op
Deze velden bevatten de naam van de firma, waarmee je contact had, de naam van de contactpersoon en het telefoonnummer. Selecteer het eerste "Naam"-veld en druk op de F3-toets om de gewenste firma te kunnen selecteren. Vervolgens worden deze velden automatisch opgevuld.
Voor Voor wie is dit bericht bestemd.

Voorbeeld: Je hebt net een afspraak gemaakt met een van je klanten en je wil een afspraakbevestiging laten sturen door je secretaresse. Vul eerst de gemaakte afspraken in en vermeld tenslotte dat je een afspraakbevestiging wilt versturen. Vervolgens vul je in het veld 'Voor' de naam van de secretaresse of 'secretariaat' in, en dit komt automatisch in de tab met berichten voor het secretariaat terecht.

De technische dienst kan een F3-lijst instellen op dit veld, zo kan je gemakkelijker de juiste naam invullen.

Let op: De namen die je in het veld "Voor" wilt invullen moeten natuurlijk overeenkomen met de namen die WinFakt! zal gebruiken om de berichten aan een tab toe te wijzen. Vul je een verkeerde naam in, dan gaat dit bericht niet verloren, maar vind je dit nog altijd terug in de tab "Allen", waar alle berichten in staan. Voor meer informatie over deze instellingen, kun je uiteraard terecht bij onze helpdesk.
Reden In dit veld vermeld je de reden van het contact. Het keuzevak gebruik je om aan te duiden dat je dit bericht gelezen hebt.
Antwoord De afhandeling van het bericht en eventuele afspraken, houd je in het veld 'Antwoord' bij. Het keuzevak gebruik je om aan te duiden dat dit bericht voor jou momenteel afgehandeld is. Vervolgens verdwijnt dit bericht uit de persoonlijke tab.

Let op: Als je bovenstaande selectievakken hebt aangevinkt en het bericht op naam van een andere persoon zet, zullen deze vakjes automatisch terug afgevinkt worden.

Let op: In de velden Reden en Antwoord kan onze technische dienst voor jou een automatische formulering instellen, bv. 'gebruikersnaam' + 'datum en tijd'. Zo kan eenieder die de CRM-module gebruikt op dezelfde manier zijn naam toevoegen alvorens je effectief begint te schrijven in de CRM, bv. "Rob: Wo 25/6/014 21:31:"
Categorie, Subcategorie Je kan je berichten niet alleen verdelen en filteren per werknemer, maar ook per categorie en subcategorie. Zo kan je snel en gemakkelijk lijsten maken van berichten die bv. enkel binnen de categorie "Verkoop" vallen. Voor het instellen van de verschillende categorieën kan je terecht bij onze technische dienst.
Ok, volledig afgehandeld of op vergadering van... Als een bericht en/of bijhorende afspraak volledig afgehandeld is, kan je dit keuzevak aanvinken. Vervolgens wordt een regel in het veld "Antwoord" toegevoegd met de datum en de vermelding dat dit bericht volledig afgehandeld is. Dit bericht wordt niet verwijderd, maar vind je nog terug in de tab "Allen". Je kunt een bericht ook tijdelijk verwijderen door een datum in het veld "Op vergadering van" in te vullen.

Voorbeeld: Heb je een afspraak met een klant, die pas binnen twee maanden doorgaat, dan kun je de datum van vandaag + 7 weken invullen in het veld "Op vergadering van". Zo behoud je een duidelijk overzicht van de berichten die je momenteel nog moet afwerken. Het bericht met de afspraak verschijnt na 7 weken automatisch terug in je overzicht.
Terug te bellen op..., Afspraak op... In deze velden kan je, vrijblijvend, de datum bijhouden van wanneer je gaat terugbellen of wanneer je een afspraak hebt.
E-mail Het adres waarop je de klant kunt bereiken, kan je hier invullen. Als je in het eerste "Naam"-veld een firma hebt geselecteerd, wordt dit veld automatisch ingevuld. Klik op de knop "Send e-mail" om een e-mailbericht te versturen naar deze persoon.
's Avonds bellen, Langsgaan bij gelegenheid, Afsluitfax, Actie vereist Met de volgende velden bepaal je welke handelingen er nu vereist zijn. Deze opties kun je snel en gemakkelijk laten aanpassen door onze technische dienst.